Gestión de la cartera de proyectos: consejos y puntos clave para el rendimiento de sus proyectos

Según la consultora Standish Group, sólo el 35% de los proyectos tienen éxito, por lo que la gran mayoría fracasan o quedan inconclusos. Una de las principales causas de estos fracasos es la falta de visibilidad sobre los proyectos. Esta opacidad se hace aún más problemática a medida que las empresas multiplican sus proyectos y éstos se vuelven cada vez más complejos e interfuncionales. 

Esta estadística es especialmente llamativa si se tiene en cuenta la importancia crucial de los proyectos para las empresas. En un mundo en constante cambio e incertidumbre, los proyectos ofrecen a las empresas la flexibilidad que necesitan para adaptarse rápidamente a los cambios. Aquí es donde entra en juego la gestión de la cartera de proyectos (PPM) como solución para optimizar todas las iniciativas corporativas, alineándolas con los objetivos estratégicos.

En este artículo exploraremos los fundamentos de la gestión de la cartera de proyectos (PPM), también conocida como gestión de proyectos portafolio , y su impacto directo en el éxito de los proyectos. Analizaremos la propia definición de PPM, sus componentes clave y las herramientas tecnológicas que la sustentan. Nuestro objetivo es proporcionarle una guía completa para comprender y dominar esta disciplina, tanto si es un profesional experimentado en la gestión de proyectos, un líder empresarial o simplemente un apasionado de la gestión estratégica. 

Este viaje a través del mundo de PPM le dotará de los conocimientos necesarios para mejorar su enfoque de la gestión de proyectos y llevar su gestión de proyectos al siguiente nivel.
Prepárese para descubrir cómo la Gestión de la Cartera de Proyectos está transformando la forma en que las empresas enfocan sus proyectos. Cómo facilita la toma de decisiones con una visión combinada de las inversiones, las capacidades, los riesgos, los plazos y la visión estratégica de las organizaciones.
Abra el camino hacia una gestión proactiva, perfectamente alineada con su challenges : ¡devuelva a tomar el control de sus proyectos!

Descúbralo todo sobre la gestión de la cartera de proyectos.

Los protagonistas de la gestión de carteras 

Cuando se trata de Gestión de Carteras, es necesario reunir a actores de las esferas estratégica, decisoria y operativa. Es en la interfaz entre estas áreas de responsabilidad donde la Gestión de Cartera actuará como enlace entre todos los implicados: 

1. La dirección: Son los visionarios que definen la estrategia global de la empresa. Son los guardianes de los objetivos, valores y dirección de la organización. Su papel es crucial, porque en su visión se basa la alineación de cada proyecto. 

2. Gestores de cartera: Estos expertos en gestión de proyectos se encargan de coordinar y optimizar los proyectos de portafolio . Se aseguran de que cada iniciativa esté alineada con la estrategia, gestionan los recursos de forma equilibrada y toman decisiones informadas para maximizar el retorno de la inversión. 

3. Gestores de recursos: estos profesionales gestionan la asignación de recursos, ya sean humanos, financieros o materiales. Trabajan en estrecha colaboración con los gestores de portafolio para optimizar el uso de los recursos en todos los proyectos. 

4. La PMO (Oficina de Gestión de Proyectos): es el centro neurálgico de la gestión de proyectos portafolio. La PMO establece las mejores prácticas, proporciona las herramientas necesarias, garantiza la coherencia entre proyectos y ofrece apoyo continuo a los equipos de proyecto. 

5. Jefes de proyecto: Los conductores de cada proyecto. Son responsables de ejecutar, supervisar y alcanzar los objetivos específicos de cada iniciativa. Su papel es crucial para garantizar que los proyectos avancen en armonía con la estrategia general. 

6. Los miembros del equipo del proyecto: las personas que llevan a cabo las tareas, aportan su experiencia y contribuyen al éxito de cada proyecto. Sus competencias, dedicación y colaboración son esenciales para alcanzar los objetivos fijados. 

7. Partes interesadas externas: Dependiendo del proyecto, las partes interesadas externas, como clientes, socios, proveedores u organismos reguladores, pueden desempeñar un papel crucial en el éxito de la gestión de carteras. Hay que tener en cuenta su implicación, sus requisitos y su colaboración. 

8. Actores de la gobernanza (COPIL, CODIR): los actores de la gobernanza desempeñan un papel vital para garantizar la armonía, el rendimiento y la alineación con los objetivos estratégicos de la empresa. El Comité de Dirección (COPIL), compuesto por directivos expertos, toma decisiones informadas a lo largo del proyecto, designa a los actores clave, define los recursos y los ajusta para maximizar el éxito. Del mismo modo, el Comité de Dirección (CODIR), que reúne a los más altos ejecutivos de la empresa, ofrece una perspectiva global sobre la estrategia, proporcionando una orientación crucial para garantizar que portafolio contribuya de forma significativa a los objetivos de la organización. La estrecha colaboración entre estos órganos de gobierno y los demás actores clave de la gestión de la cartera crea un entorno propicio a la eficacia, la flexibilidad y la rentabilidad, garantizando el éxito de los proyectos. 

Estos actores trabajan juntos para alinear los proyectos con la visión de la empresa, optimizar los recursos y crear valor. Su colaboración, apoyada por herramientas como Project Monitor, garantiza el éxito de cada proyecto situándolos en la perspectiva de la Cartera. 

¿Qué herramienta de gestión de carteras le conviene? 

El reto de la gestión de carteras consiste en reunir información variada procedente de una multitud de proyectos al tiempo que se describe la organización. Si se parte de enfoques de escritorio, rápidamente habrá que optar por un software dedicado a la PPM - Gestión de la Cartera de Proyectos.

El software de gestión de proyectos portafolio , como Project Monitor, aborda los temas clave de la gestión de carteras: desde la gestión de solicitudes, recursos y plazos clave, hasta la alineación estratégica.
El objetivo es dar a los responsables visibilidad de todos los proyectos para que puedan dirigir y tomar decisiones en sus reuniones de gobernanza. Y para lograrlo, hay que implicar a todos los demás actores para que puedan gestionar toda la información clave del proyecto en la solución. Estas son las ventajas que suelen citar los usuarios:

• Mayor visibilidad: todos los datos del proyecto están centralizados en una única plataforma, lo que proporciona una visión de 360° de los proyectos.
• Facilite la toma de decisiones: con el software PPM, tendrá acceso a datos precisos y actualizados sobre el progreso y el rendimiento de sus proyectos. Los informes e indicadores personalizables le permiten reaccionar con rapidez y garantizar el éxito de sus proyectos. 
• Optimizar el arbitraje y la priorización de proyectos: una visión global de su portafolio le permite mejorar la calidad y fiabilidad de sus decisiones de arbitraje y priorización. Lea nuestro artículo detallado sobre cómo priorizar proyectos. 
• Alinee sus proyectos con los objetivos estratégicos: con el software de gestión de proyectos de portafolio , dispondrá de los datos necesarios para priorizar fácilmente sus proyectos en función de su alineación estratégica, disponibilidad de recursos e impacto potencial. Este enfoque garantiza que sus esfuerzos se centran en proyectos que están alineados con los objetivos de su organización. 
• Optimizar el uso de los recursos: una herramienta de gestión de proyectos de portafolio le ayuda a asignar los recursos de forma equilibrada en función de las prioridades, las competencias y la capacidad. Lea nuestro artículo detallado sobre cómo elaborar un plan de carga de trabajo.
• Controle su presupuesto: una solución PPM ofrece seguimiento presupuestario para cada proyecto, lo que permite una gestión más eficaz del presupuesto y una mejor previsión de los gastos. También puede interconectar su herramienta con su software de gestión financiera. Consulte nuestro artículo detallado sobre ¿Qué es el seguimiento presupuestario ?
• Reducción de riesgos: una herramienta de GAP proporciona una caja de herramientas para evaluar con precisión los riesgos y facilita la aplicación de estrategias de gestión de riesgos. 
• Mejorar la comunicación y la colaboración: con una herramienta como ésta, se fomenta la colaboración entre equipos al proporcionar una plataforma común para la comunicación y el intercambio de información. Esto facilita la coordinación de tareas, el seguimiento de los avances y la colaboración fluida entre el personal, mejorando la eficiencia general. 
• Facilitar la gestión del cambio y la difusión de las mejores prácticas: con el software de gestión de proyectos de portafolio , puede implantar procesos de gestión normalizados y fomentar la adopción de las mejores prácticas. La herramienta PPM proporciona modelos y plantillas, fomentando una cultura eficaz de gestión de proyectos y la mejora continua del rendimiento y los resultados de los proyectos. 
• Maximice el rendimiento de su inversión: La visión global de los proyectos que ofrece el software PPM en portafolio garantiza que cada proyecto esté alineado con la estrategia de la empresa. Como resultado, puede optimizar el uso de los recursos para alcanzar sus objetivos.