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Comment prioriser les projets en phase budgétaire ?

La gestion de projets nécessite une certaine expertise pour bien prioriser l’importance de chacun d’eux (surtout en phase budgétaire). Mais les professionnels du PPM ont développé des outils et méthodes pour vous aider. Intéressons-nous à la démarche SIP. Que vous permet-elle ?

 

L’approche SIP

La priorisation des propositions de projet en phase budgétaire est un grand classique. Chaque entité présente les projets qu’elle souhaite mettre en place à l’organisation qui doit les réaliser. Celle-ci compare le cumul des demandes par rapport au budget dont elle dispose et constate en général que « cela ne passe pas ». On ne peut pas tout faire et il va falloir choisir les projets qui seront réalisés.

Mais alors comment choisir les projets ? Comment faire accepter ce choix aux demandeurs ? C’est tout là l’enjeu de la phase de priorisation de projets.

Dans ce but, nous avons développé une approche méthodologique structurée qui a largement fait ses preuves. Nous l’appelons SIP pour « Stratégie – Importance – Poids ».

 

Le déroulement

La démarche SIP se déroule en 3 temps :

  1. Recueil et évaluation
  2. Mise en commun
  3. Arbitrage

 

La phase de recueil et d’évaluation

La phase de recueil et d’évaluation consiste à identifier les intentions de projet, les décrire et qualifier chacune selon 3 axes :

  • Stratégie : le projet contribue-t-il à la stratégie ? (Oui / Non)
  • Importance : le projet est-il critique / prioritaire / secondaire ?
  • Poids : le projet consomme-t-il plus de 500 j.h. ? De 200 à 500 j.h. ? Moins de 200 j.h. ?

La description des intentions se fait à l’aide de fiches Ad Hoc. Ces différentes évaluations permettent de réaliser un premier diagramme à bulle représentant :

  • En X l’alignement stratégique
  • En Y l’importance du projet
  • En Z son poids

Parallèlement, la description des projets permet de réaliser une première analyse « charge / capacité ».

 

La mise en commun

Elle consiste à réunir les porteurs de projet utilisant les mêmes ressources pour valider l’évaluation faite précédemment. Cette mise en commun est une réunion, animée par un acteur externe (un consultant, un PMO, etc.).

Après cela, l’organisation dispose d’une vision claire et partagée des projets à réaliser, puis des priorités.

A lire aussi : Quel rythme pour les instances de pilotage ?

 

L’arbitrage

La dernière phase relève du management. Elle consiste à choisir les projets qui seront réalisés en fonction des réflexions précédentes.

Les projets sont choisis dans l’ordre suivant :

  1. Projets critiques (quel que soit leur impact stratégique et leur poids)
  2. Projets non critiques (mais liés aux projets critiques)
  3. Autres projets en descendant la matrice SIP

A l’issue de cette sélection, un travail de scénarisation détaillé est indispensable pour valider la faisabilité du scénario retenu.

 

Les bénéfices

La démarche SIP propose une approche participative et structurée pour animer le processus de priorisation.
Elle facilite la prise de décisions et permet de faire comprendre ces décisions aux opérationnels (ex : Direction Générale).

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