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Comment optimiser un SI dans une Eurométropole ? (partie 2)

Optimiser un SI dans une Eurométropole

Nous avons vu que l’Eurométropole de Strasbourg faisait face à de réelles complexités quant à la mise en place de son Système d’Information. Quelle solution a-t-elle à sa disposition pour y voir plus clair ?

Article précédent: "Comment optimiser un SI dans une Eurométropole ? (partie 1)"

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La comitologie a donc pris tout son sens au sein notre organisation. Nous avons construit un processus de gouvernance à deux étages, l’un opérationnel, l’autre stratégique, avec des étapes, des jalons et des responsabilités bien définies. Ce processus ayant pour but un arbitrage plus « juste », plus adapté et plus soucieux du rattachement avec les objectifs politiques. Mais il a également permis de mettre de l’ordre dans notre organisation interne et créé un « agenda » annuel.

Dès lors, nous avons permis plus de transparence aux demandeurs « métier ».

 

Choisir les bons outils pour une gestion de projets simple

Nous n’aurions pas pu mener à bien notre projet de réorganisation sans l’acquisition d’un nouvel outil de gestion de projet SI. Nous avons opté pour le progiciel Project Monitor (PM) de la société Virage. Il nous a permis de réaliser simplement le multi-rattachement de nos projets aux objectifs de la collectivité. Mais aussi d’y mettre en œuvre notre nouvelle méthodologie d’analyse de la valeur. Très évolutif, PM nous a permis d’améliorer nos tableaux de bord et le suivi en temps réel des projets.

Notamment interfacé avec notre ERP financier (Coriolis de Buhl), la gestion des budgets projet a été grandement simplifiée. Les capacités de consolidation de PM ont aussi permis de faciliter :

  • Le suivi financier des managers
  • La construction budgétaire annuelle du SSITR

 

Une vision à 360° pour l’Eurométropole de Strasbourg

Afin d’être encore plus efficient dans la gestion de nos ressources, nous avons travaillé sur nos méthodologies projets :

  1. Création de gabarits dans PM (basé sur la méthodologie PRINCE 2)
  2. Planification plus fine des ressources
  3. Mise à disposition sur d’autres projets en fonction des disponibilités restantes

Là encore, nous avons adossé PM à notre outil de gestion des temps passé Chronogestor de CGI. Il nous permet de mieux gérer la saisie d’activité. Chaque agent sait en temps réel quelle a été la durée exacte de son temps de travail sur la journée.

Dès lors, nous avons légitimé nos recommandations concernant les plans de charges lors des comités d’arbitrage projet vis-à-vis des instances exécutives de l’EMS.

La vision 360° qu’offre PM permet à chaque acteur du SI un pilotage efficient sur tous les angles :

  • Délais
  • Budgets
  • Ressources
  • Qualité
  • Risques
  • Etc.

Cette évolution majeure de nos processus organisationnels et notamment de la gestion de nos projets et activités nous permets d’aborder l’avenir avec plus de sérénité qu’auparavant, malgré un contexte plus difficile et tendu.

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