Piloter l’avancement d’un projet est essentiel pour garantir le respect des délais, des ressources et des objectifs.
Lorsque les projets se multiplient, il devient indispensable de structurer le suivi pour garder une vision claire de leur progression.
Découvrez dans cet article :
- 5 conseils pour piloter simplement l’avancement des projets et délivrer dans les temps
- Les atouts d’un logiciel de portefeuille projets pour piloter l’avancement des projets
- Des exemples de cas pratiques success stories sur le pilotage de projets
Qu’est ce qu’un rapport d’avancement de projet ?
Un rapport d’avancement de projet est un document qui présente, à un instant donné, l’état réel d’un projet par rapport à son plan initial.
👉 Il permet de donner une vision claire et synthétique de la progression du projet en mettant en évidence :
- les tâches réalisées et les jalons atteints
- les écarts par rapport au planning ou aux objectifs
- les risques et problèmes identifiés
- les actions correctives et prochaines étapes
Son objectif est double : informer les parties prenantes sur l’état du projet et faciliter la prise de décision pour sécuriser son avancement
En résumé, le rapport d’avancement est un outil de pilotage essentiel pour suivre la performance d’un projet et anticiper les dérives.
Comment faire un point d’avancement ?
5 conseils pour piloter simplement l’avancement des projets et délivrer dans les temps :
- Définir des objectifs clairs
- Planifiez et établissez des jalons
- Effectuez des revues régulières
- Vérifiez que les équipes ne sont pas en sur-staffing
- Identifiez et analysez les risques
Définissez des objectifs clairs
Établissez des objectifs spécifiques, mesurables et atteignables (SMART). Ils servent de référence pour évaluer l’avancement et mesurer les écarts.
Une planification de projet structurée, souvent matérialisée par une feuille de route ou roadmap, permet de visualiser les étapes clés, les dépendances et les jalons à atteindre.
👉 Elle offre une vision globale du projet et facilite l’alignement des parties prenantes.
Planifiez et établissez des jalons
Définissez les grandes étapes du projet et les jalons associés. Un jalon correspond à un résultat intermédiaire clé, validé à un moment donné.
👉 Contrairement à une tâche, un jalon est objectivable : il est atteint ou non.
Le suivi des jalons permet :
- d’avoir une vision claire de l’avancement
- de mesurer les écarts (retard ou avance)
- de disposer d’indicateurs fiables
💡 C’est une pratique centrale dans le pilotage projet, car elle permet un suivi simple et partagé.
Effectuez des revues régulières
Le suivi de l’avancement repose sur des revues de projet régulières, permettant de :
- partager l’état d’avancement
- identifier les blocages
- décider des actions correctives
Ces revues peuvent s’inscrire dans une logique de gestion de projet PMO, avec des rituels adaptés au niveau de maturité de l’organisation.
👉 À un niveau plus global, elles peuvent être complétées par des revues de portefeuille pour piloter plusieurs projets en parallèle.
Vérifiez que les équipes ne sont pas en sur-staffing
L’avancement d’un projet dépend directement de la disponibilité des ressources.
Un phénomène de sur-allocation (sur-staffing) peut :
- ralentir le projet
- créer des conflits de priorités
- impacter les délais
👉 Il est donc essentiel d’ajuster en continu la charge et de s’assurer d’une allocation cohérente des ressources.
Identifiez et analysez les risques
Les risques doivent être identifiés dès le début du projet et suivis tout au long de son exécution.
👉 Une bonne analyse des risques projet permet :
- d’anticiper les dérives
- de sécuriser les délais
- de limiter les impacts
Elle contribue directement à un pilotage plus fiable de l’avancement.
Utilisez des outils de suivi
Les outils de planification et de pilotage permettent de visualiser et suivre l’avancement :
- diagrammes de Gantt
- tableaux de bord
- outils de suivi des tâches
👉 Pour les organisations gérant plusieurs projets, un outil de gestion de portefeuille de projet permet d’aller plus loin en consolidant les données et en facilitant la prise de décision.
En suivant ces principes, vous pourrez piloter l’avancement de vos projets de manière efficace tout en gardant une vue d’ensemble claire de leur progression.
Quel type de réunions d’avancement mettre en place pour suivre l’évolution des projets ?
Pour suivre l’avancement des projets de manière efficace, il est recommandé de mettre en place deux types de réunions :
Les réunions d’avancement régulières
- Suivi périodique (hebdomadaire ou mensuel).
- Partage des mises à jour, progrès, obstacles et actions prévues.
Les réunions de comitologie
- Objectifs : point global, évaluation des risques, décisions stratégiques, résolution des problèmes.
- Impliquent sponsors, chefs de projet, responsables fonctionnels et parties prenantes.
Quels sont les outils de planification et de pilotage de l’avancement des projets ?
Pour piloter efficacement l’avancement d’un projet, plusieurs types d’outils peuvent être utilisés en fonction de la complexité des projets et du niveau de pilotage attendu.
1. Les outils de planification
Les outils de planification permettent de structurer le projet et de visualiser son avancement dans le temps.
👉 Parmi les plus utilisés :
- Diagramme de Gantt : pour visualiser les tâches, les dépendances et les jalons
- Planning projet : pour suivre les échéances et les étapes clés
👉 Ils offrent une vision claire du déroulement du projet, mais restent centrés sur un projet à la fois.
2. Les tableaux de bord et indicateurs
Les tableaux de bord permettent de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) du projet :
- avancement global
- respect des délais
- suivi budgétaire
- niveau de risque
👉 Ils offrent une vision synthétique et facilitent le pilotage et la prise de décision.
3. Les outils de gestion de tâches et de collaboration
Des outils comme Trello, Jira ou Microsoft Planner permettent de :
- organiser les tâches
- assigner les responsabilités
- suivre l’avancement au quotidien
👉 Ils sont particulièrement adaptés au suivi d’un projet ou d’une équipe, mais restent limités dès qu’il s’agit de piloter plusieurs projets simultanément.
Le choix des outils de planification et de pilotage dépendra des caractéristiques du projet, de la complexité, de la taille de l’équipe, des ressources disponibles et des préférences organisationnelles.
⚠️ Les limites de ces outils
Lorsque les projets se multiplient ou deviennent stratégiques, ces outils montrent rapidement leurs limites :
- manque de vision globale
- difficulté à prioriser
- pilotage des ressources complexe
- absence de consolidation multi-projets
Un logiciel de gestion de portefeuille projets : Project monitor
Un logiciel de gestion de portefeuille projets vous permet de piloter facilement l’avancement des projets de votre portefeuille
Un outil de PPM tel que Project monitor offre des fonctionnalités avancées de planification, de gestion des ressources, de suivi des coûts, et permettent de créer des rapports détaillés sur l’avancement du projet.
Avantages d’un logiciel PPM
Collaboration et communication améliorées : Les logiciels de gestion de portefeuille projets favorisent la collaboration entre les membres de l’équipe projet, les parties prenantes et les responsables. Ils offrent des fonctionnalités de partage d’informations, de commentaires, de suivi des tâches, de gestion des documents, etc. Cela facilite la communication, renforce la transparence et améliore la coordination entre les différentes parties impliquées dans les projets.
Centralisation des informations : Un logiciel de gestion de portefeuille projets permet de centraliser toutes les informations relatives aux projets au sein d’une seule plateforme. Cela facilite l’accès aux données actualisées, réduit la dispersion des informations et permet une gestion plus cohérente de l’avancement des projets. Le logiciel offre une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des projets.
Suivi des indicateurs de performance : Un logiciel de gestion de portefeuille projets vous permet de suivre facilement les indicateurs de performance clés, tels que le respect des délais, la conformité budgétaire, la satisfaction des parties prenantes, etc. Ces indicateurs vous aident à évaluer l’avancement des projets, à identifier les écarts par rapport aux objectifs fixés et à prendre les mesures nécessaires pour les corriger.
Fonctionnalités d’un logiciel PPM
Kanban
Le Kanban de Project monitor permet de simplifier le travail d’équipe. Cette fonctionnalité permet de disposer d’une vue projet mais aussi « multi-projets » et « multi-utilisateurs ».
Collaborez n’importe où, planifiez vos flux travail et repérez facilement les points de blocage
Disposez d’une vision mono ou multi-projets
Identifiez le volume du reste à faire de vos équipes
Gantt en ligne
Quel jalon est fait ? Quelle étape est en retard ? Comparez en un clic le planning cible, le planning révisé et le planning de réalisation.
La gestion des planning dans le logiciel Project monitor s’appuie sur un diagramme de Gantt. C’est l’outil de management visuel par excellence du chef de projet ! Il présentant ce qu’il y a « à faire » selon un axe temps. Le gantt était déjà interactif, doté de toutes les fonctionnalités clés pour gérer un planning.
Les atouts du Gantt de Project monitor :
- Toute l’équipe projet collabore en temps réel au suivi et à la mise à jour de l’avancement du projet.
- Identifiez simplement les dépendances entre les projets et leur taux d’avancement
- Visualisez, anticipez les dérives du projet et comparez en un clic le planning cible et le planning révisé
Tableaux de bords et reporting
Les outils de reporting et les tableaux de bord du logiciel Project monitor vous présentent des rapports et bilans analytiques sur les activités et les résultats de votre organisation.
- Suivi des coûts
- Suivi de projet
- Suivi budgétaire
- Suivi des ressources
- Suivi des risques
Créer un tableau de suivi avec Project monitor
Il est important de choisir un format et une structure adaptés à vos besoins spécifiques. Ainsi que de vous assurer que le tableau est régulièrement mis à jour pour refléter l’état actuel des projets. Cela vous permettra de suivre efficacement l’avancement de vos projets, d’identifier les problèmes potentiels et de prendre des mesures correctives en conséquence.
Dans la « boîte à outil » de Project monitor, le centre de rapport permet de se doter d’une bibliothèque de tableaux de bord personnalisés.
Les tableaux de bord de Project monitor sont pensés pour être paramétrables et s’intégrer à vos processus de gouvernance.
Les tableaux de bord, calculés en temps réel, proposent tous les indicateurs projet clés. Tels que le suivi des budgets, des ressources, des risques.
Des exemples de cas pratiques success stories sur le pilotage de projets
💡 Chez Bornes Solutions, Project monitor a permis au PMO de mettre en place des indicateurs clés de « délivrabilité » des projets :
- Nombre de bornes installées
- Nombre de bornes en cours d’installation
- Nombre de bornes en prévision d’installation
La mise en place de Project monitor s’est également inscrite dans une démarche d’amélioration continue des process et a permis d’identifier les points de blocage et de les corriger au fur et à mesure.
L’interprétation des données a permis la création d’indicateurs clés de performance de projets comme notamment des indicateurs de :
- Durée moyenne des projets
- Nombre de projets géré par chef de projet
- Nombre de projet réalisé par typologie
- Identification de la complexité des projets
FAQ – Avancement projet
Comment mesurer l’avancement d’un projet ?
L’avancement d’un projet se mesure en comparant le travail réalisé au planning initial. Il peut être suivi à l’aide de jalons, d’indicateurs de performance (KPI), de tableaux de bord ou de rapports d’avancement. L’objectif est d’identifier rapidement les écarts et d’ajuster le pilotage.
Quels indicateurs suivre pour piloter l’avancement d’un projet ?
Les principaux indicateurs sont : le pourcentage d’avancement, le respect des délais, le suivi budgétaire, la charge des ressources et le niveau de risque. Ces KPI permettent d’avoir une vision claire de la progression et d’anticiper les dérives.
Comment suivre efficacement l’avancement de plusieurs projets ?
Lorsque plusieurs projets sont pilotés en parallèle, il est essentiel de centraliser les données et d’avoir une vision consolidée. Des outils de gestion de portefeuille de projets (PPM) permettent de suivre l’avancement global, de prioriser et de faciliter la prise de décision.
