Comment Project monitor aide les collectivités à arbitrer et piloter leurs projets malgré les budgets contraints

Les collectivités face au défi du pilotage de portefeuilles en période de contraintes budgétaires

Fusions, transformation numérique, transition écologique, plans pluriannuels d’investissement… Les collectivités territoriales gèrent de plus en plus de projets complexes dans un contexte de forte pression financière.
Baisse des dotations, contraintes d’investissement, gel des recettes : chaque euro compte. Pourtant, les besoins — infrastructures, mobilités, numérique, rénovation — ne cessent d’augmenter.

Dans ce contexte, de nombreuses régions, départements et métropoles passent à un véritable logiciel de gestion de portefeuille projets (PPM) comme Project monitor, édité par Virage group, pour remplacer Excel et PowerPoint.

Les limites des outils de bureautique

Trop souvent, le pilotage de projets s’appuie encore sur Excel, des fichiers partagés ou des solutions métiers isolées. Résultat :

• Une visibilité fragmentée des projets, sans vision consolidée.
• Des arbitrages complexes, faute d’indicateurs fiables.
• Une perte de temps considérable dans la préparation des comités de pilotage.
• Des dérives budgétaires identifiées trop tard.

Dans un contexte de tension budgétaire, ces méthodes ne suffisent plus. Il devient indispensable de s’équiper d’un outil dédié, capable d’apporter transparence, rigueur et efficacité.

« Project monitor nous a fait abandonner définitivement nos fichiers Excel de préparation et suivi budgétaire »

Sandrine CHABANNES – Responsable de l’unité Comptabilité, Marchés

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Pourquoi Project monitor s’impose comme le logiciel PPM préféré des collectivités

Assurer la transparence entre directions, DGS/DGA et élus

Le principal défi des collectivités n’est pas de lancer des projets, mais de les suivre collectivement.
Les élus veulent une vision claire, la DGS doit coordonner, les directions doivent rendre compte.

Avec Project monitor, logiciel PPM dédié aux collectivités :

• Tous les projets sont consolidés dans un outil unique.
• Les tableaux de bord dynamiques offrent une lecture claire des indicateurs de suivi projets
• Les revues de portefeuille sont animées directement dans l’outil grâce au diaporama web intégré.

Cas client – Département d’Ille-et-Vilaine Pour soutenir sa démarche de transformation numérique ambitieuse et pour bâtir sa feuille de route numérique (15 mois de co-construction avec 17 directions métiers), le département a choisi Project monitor. « Project monitor facilite la revue du portefeuille de projets et le suivi des budgets et permet d’objectiver les charges de travail, les coûts et de programmer la réalisation des nouveaux besoins. »

Découvrir le retour d’expérience du département d’Ille-et-Vilaine

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Centraliser les demandes et arbitrer efficacement les projets

Chaque pôle (éducation, voirie, DSI, jeunesse…) a ses urgences. Sans outil, les demandes s’empilent et les arbitrages deviennent arbitraires.

Avec Project monitor :

• Les demandes sont centralisées et hiérarchisées selon impact, coût et ressources.
• Les rapports Flash facilitent les comités d’arbitrage.
• Les décisions sont documentées et traçables.

Cas client – Eurométropole de Strasbourg
Grâce au Datamart de Project Monitor, la collectivité croise ses données Coriolis et PPM pour aligner projets et budgets. Résultat :

• Des arbitrages plus fluides,
• Un dialogue renforcé entre DSI, finances et directions,
• Une meilleure préparation des comités.

Découvrir le retour d’expérience de l’Eurométropole de Strasbourg

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Piloter les ressources et la capacité à faire

Beaucoup de collectivités savent ce qu’elles veulent faire, mais pas toujours ce qu’elles peuvent faire.

Avec Project monitor :

• Visualisez le plan de charge des agents en temps réel.
• Mesurez la capacité disponible avant tout lancement.
• Suivez la répartition entre projets, maintenance et activités récurrentes.

Cas client – Département de Haute-Savoie
Grâce à l’approche « tout est projet », la collectivité trace aussi bien les projets numériques que les activités quotidiennes. Résultat : une meilleure allocation des ressources et des décisions fondées sur des données fiables.

Découvrir le retour d’expérience du département de Haute-Savoie

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Intégrer le suivi budgétaire dans le cycle de vie des projets

Le pilotage budgétaire est au cœur des préoccupations des DSI et directions financières. Trop souvent encore, il repose sur des fichiers Excel obsolètes.

Avec Project monitor :

• Le budget est suivi de bout en bout : planification, exécution, mandat.
• L’outil s’interface avec le système comptable.
• Les tableaux de bord financiers sont mis à jour automatiquement.

Ce que Project monitor a apporté au CD74 (Haute-Savoie)

• Temps de mise à jour budgétaire divisé par trois.
• Contrôle comptable hebdomadaire passé de 1 jour à 1 heure.
• Langage budgétaire unifié entre DSI, finance et projets.

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Créer une culture commune du pilotage projet

Project monitor ne se limite pas à un outil : c’est un levier de transformation organisationnelle.
Il aide à professionnaliser les pratiques projets grâce à :

• Des gabarits standardisés (avant-projet, réalisation, clôture).
• Des météos projets et flash reports pour la communication.
• L’animation intégrée des comités de pilotage.

Ce que Project monitor a apporté au département d’Ille-et-Vilaine & de Haute-Savoie
La création d’un bureau des projets (PMO), soutenue par Project monitor, a permis d’harmoniser les méthodes et d’instaurer une culture partagée du pilotage.

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Les points forts de Project monitor pour les collectivités

Développé par Virage group, éditeur français de solutions de pilotage stratégique, Project monitor répond aux besoins spécifiques des acteurs publics :

• Pilotage budgétaire intégré : suivez vos coûts et anticipez les dérives.
• Vision 360° du portefeuille : vue consolidée et alertes sur les points de tension.
• Gestion de la demande et priorisation : alignez vos projets sur vos objectifs.
• Tableaux de bord consolidés : préparation simplifiée des comités.
• Collaboration renforcée : échanges fluides entre DSI, directions et élus.
• Hébergement en France & conformité RGPD : sécurité et souveraineté des données garanties.

Plus de 70 collectivités, départements et métropoles font déjà confiance à Project monitor dont 2/3 des régions et 1 conseil départemental sur 3

Un accompagnement sur-mesure d’implémentation de l’outil PPM, pensé pour les collectivités

Plus de 25 ans d’expérience au service du secteur public font de Project monitor bien plus qu’un logiciel : un partenaire de confiance, avec une méthodologie de déploiement progressive, éprouvée et collaborative.

1. Cadrer, organiser et fédérer
   Poser les bases solides du projet grâce à une évaluation de la maturité de votre organisation et à un cadrage clair de vos priorités.
2. Bâtir la plateforme
   Concevoir une solution personnalisée, adaptée à votre organisation, intégrée à votre système d’information et alimentée par vos données réelles, prête à l’emploi.
3. Former et autonomiser vos équipes
   Acquérir la maîtrise de l’outil avec des administrateurs autonomes, des utilisateurs clés capables de relayer la formation et des supports pédagogiques complets pour assurer la pérennité du projet.
4. Accompagner le changement et affiner la solution
   Profiter d’un suivi en conditions réelles, d’ajustements continus selon vos retours d’usage et d’une équipe confortée dans la maîtrise de la solution.
5. Vous accompagner dans la durée
   Bénéficier d’un interlocuteur unique, de équipes basées en France, toujours à votre écoute pour garantir le bon déroulement et la réussite du projet.

Les bénéfices concrets pour vos équipes

Un choix stratégique pour les collectivités exigeantes

Dans un environnement budgétaire contraint, piloter à l’aveugle n’est plus une option.
Project monitor est la solution PPM préférée des collectivités car elle allie rigueur financière, transparence et pilotage stratégique.