Une gouvernance projet renouvelée pour faire face à la croissance et à la complexité.
Sommaire
- Une école en pleine transformation
- Professionnaliser la gestion de projet : un premier cap franchi avec Project monitor
- Une organisation repensée pour renforcer le lien entre projets et stratégie
- Une nouvelle étape à la rentrée 2025 : rapprocher encore plus stratégie et exécution
- Trop de projets, pas assez de ressources : le défi de l’arbitrage
- L’arbitrage : remettre la stratégie au cœur des décisions
- Deux types de projets : Paquebots et Fusées
- Une grille d’évaluation claire pour objectiver les choix
- Des résultats concrets : visibilité, légitimité, efficacité
- En résumé : Les clés du succès à l’EM Normandie
Une école en pleine transformation
Créée en 1871 par Jules Siegfried, l’EM Normandie fait partie des plus anciennes écoles de commerce françaises. Depuis les années 2000, elle connaît une croissance spectaculaire : ouverture de campus à Paris, Oxford et Dublin en plus de ses campus historiques du Havre et de Caen. Plus de 6500 étudiants et 30 000 alumnis.
Mais cette croissance s’accompagne d’une explosion du nombre et de la diversité des projets : digitalisation, infrastructures, nouvelles offres pédagogiques, déploiement international… Pour maintenir le cap, l’école doit se structurer, professionnaliser sa gestion de projet et doter ses équipes d’un outil commun.
Professionnaliser la gestion de projet : un premier cap franchi avec Project monitor
Face à cette montée en puissance, l’EM Normandie a franchi une première étape majeure en 2022 avec le déploiement de Project monitor, la solution de gestion de portefeuille de projets éditée par Virage group. L’objectif : structurer et professionnaliser le pilotage de ses projets à l’échelle de l’établissement.
Les besoins exprimés par l’école étaient clairs :
- Déployer une méthodologie unique de gestion de projet.
- Centraliser les données et suivre des KPI communs.
- Optimiser les ressources humaines et budgétaires.
- Faciliter l’arbitrage entre projets à fort enjeu et projets opportunistes.
Ce choix s’est imposé grâce à plusieurs critères décisifs :
- Une interface intuitive et moderne qui favorise l’adoption.
- Des fonctionnalités riches et évolutives couvrant aussi bien le suivi opérationnel que les arbitrages stratégiques.
- Un accompagnement de proximité par les équipes Virage, qui ont aidé à structurer la démarche et à former les utilisateurs.
Depuis, Project monitor est devenu l’outil central du pilotage de projets de l’école, garantissant une vision consolidée et partagée de l’ensemble des initiatives.
Une organisation repensée pour renforcer le lien entre projets et stratégie
En parallèle du déploiement de l’outil, la gestion de projet s’est structurée autour d’une cellule réunissant deux grandes équipes :
- Une équipe chargée de l’administration technico-fonctionnelle des outils digitaux, notamment l’ERP Scolarité
- Une équipe PMO, responsable de l’accompagnement et du pilotage de l’ensemble des projets de l’organisation, à 98 % orientés vers le numérique.
Cette cellule collaborait étroitement avec la Direction de la transformation digitale et les équipes de développement, posant ainsi les bases d’une gouvernance projet solide.
Une nouvelle étape à la rentrée 2025 : rapprocher encore plus stratégie et exécution
Trois ans plus tard, à la rentrée 2025, l’école franchit un nouveau cap. Forte de l’expérience acquise, elle repense son organisation pour :
- Renforcer le lien entre projets et stratégie
- Permettre le suivi orienté performance de tous les projets
- S’assurer de leur valorisation
- Soutenir d’avantage les projets avec des outils, méthodes et coaching
- Accélérer la création de valeur pour les métiers
Cette nouvelle organisation s’articulera autour de 2 missions principales :
- La gestion des projets : pour accompagner les projets de bout en bout : de leur cadrage jusqu’à leur clôture en privilégiant une approche orientée Expérience Utilisateurs
- L’appui au pilotage et valorisation : dédié à valorisation des projets, la conduite du changement, la communication, la montée en compétences en gestion de projet.
- Grâce à cette nouvelle structuration, l’EM Normandie est désormais en mesure de piloter des projets plus stratégiques et transverses, tels que le développement et l’implémentation de l’intelligence artificielle au sein de l’établissement.
Trop de projets, pas assez de ressources : le défi de l’arbitrage
Mais pour aller plus loin, il fallait passer à l’étape supérieure : mieux maîtriser la croissance du portefeuille et renforcer la capacité d’arbitrage.
Avec la multiplication des initiatives, l’école devait désormais s’assurer que chaque projet serve réellement la stratégie et que les ressources soient mobilisées au bon endroit.
Comme beaucoup d’établissements d’enseignement supérieur, l’EM Normandie évolue dans un contexte de forte concurrence et de contraintes budgétaires.
Le constat : trop de projets lancés en parallèle, des équipes saturées et des décisions difficiles à objectiver.
Certains projets étaient menés en dehors des circuits officiels (“shadow IT”), sans projection financière, sans respect des règles RGPD, ni validation du COMEX.
D’où la nécessité de remettre à plat les processus, de redonner de la visibilité et de mettre en place une méthodologie d’arbitrage partagée.
« Souvent on achète un outil, c’est 10 k€ pour 1 an … et on ne s’est pas projeté sur 4 ou 5 ans»
L’arbitrage : remettre la stratégie au cœur des décisions
Avec Project monitor, l’école a défini une démarche claire et structurée :
- Le COMEX reprend la main sur les arbitrages.
- Les demandes de projets sont centralisées et évaluées selon des critères objectifs.
- Les décisions s’appuient sur des KPI clairs (alignement stratégique, ROI, charge, disponibilité des ressources…).
- Les directions disposent d’une roadmap consolidée offrant une vision globale des priorités.
L’objectif n’est pas seulement de filtrer, mais d’assurer la cohérence du portefeuille de projets et de fonder les décisions — y compris les refus — sur des données factuelles et partagées.
« Nous avions besoin d’expliquer … d’expliquer que l’on ne peut pas tout faire et tout faire en même temps »
Deux types de projets : Paquebots et Fusées
Pour simplifier la lecture et faciliter la priorisation, l’école a adopté une typologie parlante :
- Les Paquebots : projets lourds, structurants, à fort impact stratégique.
- Les Fusées : projets plus agiles, rapides à mettre en œuvre, souvent expérimentaux.
Cette distinction a permis à l’école de mieux équilibrer son portefeuille SI et de clarifier les arbitrages.
« 95 demandes avaient été déposées en 2023-2024, contre 62 en 2024-2025. Nous avons réussi à stabiliser la volumétrie et à déprioriser des sujets sur des critères plus objectifs. »
Aujourd’hui, la feuille de route 2025-2026 compte :
- 26 Paquebots (12 dépriorisés, 10 en cours, 4 à lancer)
- 32 Fusées (13 en cours, 13 à lancer, 6 dépriorisées)
Une grille d’évaluation claire pour objectiver les choix
L’arbitrage repose sur une grille de lecture croisant deux dimensions :
1. Les enjeux métiers :
- Alignement stratégique
- ROI
- Bénéfices internes et externes
2. L’accessibilité du projet :
- Risques
- Impact organisationnel
- Charge d’implémentation
- Disponibilité des ressources
Cette approche permet d’équilibrer ambition et faisabilité, et d’adopter une logique de “pilotage éclairé” plutôt que de “pilotage subi”.
Des résultats concrets : visibilité, légitimité, efficacité
En deux ans, l’EM Normandie a profondément transformé sa culture projet.
Les résultats sont tangibles :
- Réduction du nombre de projets en cours et focalisation sur ceux à fort impact.
- Visibilité accrue pour la direction et les métiers.
- Décisions objectivées grâce aux données centralisées dans Project monitor.
- Culture projet renforcée et meilleure appropriation des processus.
L’école dispose désormais d’un véritable tableau de bord stratégique, capable d’éclairer les décisions et de soutenir la croissance à long terme.
En résumé
Les clés du succès à l’EM Normandie :
✅ Une méthodologie d’arbitrage claire et partagée.
✅ Une typologie de projets simple à comprendre (“Paquebots / Fusées”).
✅ Une direction impliquée dans la gouvernance.
✅ Un outil unique pour centraliser les données et objectiver les décisions.
A retenir
Face à la croissance et à la complexité, l’EM Normandie a fait du pilotage de portefeuille de projets un levier stratégique.
Avec Project monitor, l’école a su allier rigueur, visibilité et agilité pour transformer sa gouvernance et recentrer ses ressources sur les projets qui comptent vraiment.
