Le métier de PMO (Project Management Officer) occupe une place clé dans les entreprises où les services numériques sont un actif stratégique. Le secteur complexe et exigeant de la logistique en est la parfaite illustration. Le témoignage de la PMO IT de Geopost, acteur majeur européen du transport et de la livraison de colis avec des marques telles que Chronopost et DPD France, constitue un excellent exemple des défis auxquels est confrontée cette fonction. Relever ces défis c’est apporter une réponse à un paradoxe : celui d’une très grande adaptabilité tout en s’appuyant sur des routines et des rituels. Découvrez comment Laure Omnes a créé le poste de PMO IT chez Geopost en alliant : rigueur, souplesse, facilitation et fermeté. Le tout en s’appuyant sur une source unique de vérité : l’application PPM Project monitor.
Le cadre particulier du métier PMO IT dans la logistique internationale
La dimension internationale de Geopost se décline jusque dans l’organisation de sa DSI. Les équipes IT sont réparties sur plusieurs sites à travers l’Europe : France, Hongrie, Pologne, Lettonie. La PMO IT, membre du comité de direction, coordonne donc les activités et les projets de 4 entités. Cette dimension géographique entraîne des contraintes spécifiques, comme la gestion de jours fériés différents, d’un outil avec une langue unique – l’anglais, des pratiques variées en termes de gestion de projet, et une nécessité accrue d’harmoniser les processus.
La logistique internationale impose une gestion précise, réactive et extrêmement rigoureuse. Les contraintes sont nombreuses : délais de livraison serrés, réactivité face aux changements réglementaires internationaux et capacité à anticiper les imprévus. Laure Omnes, PMO IT chez Geopost, souligne clairement cet enjeu :
« Dans la logistique internationale, il faut aller vite. On ne peut pas se permettre de repousser un projet pendant des mois. La réactivité est essentielle. »
Dans ce contexte, la mise en place d’un outil centralisé tel que Project monitor s’est avérée déterminante pour garantir cette harmonisation. Geopost a ainsi déployé très rapidement cette solution, en seulement quelques semaines, répondant directement à l’impératif de rapidité propre au secteur.
A noter que Project monitor est en permanence ouvert sur le poste de la PMO. L’application est clé, non seulement pour le suivi opérationnel, mais aussi comme support de décisions stratégiques, renforçant ainsi le rôle essentiel de la PMO IT dans l’organisation.
Tout cela nécessite une discipline et une rigueur constantes. Les routines mises en place doivent être respectées scrupuleusement, afin de maintenir une cohérence globale et d’assurer la performance de l’ensemble des activités IT. Comme le précise Laure Omnes :
« Être PMO IT, c’est beaucoup de rigueur. Chaque mois, il y a des étapes très précises à respecter : saisie des temps, clôture mensuelle, vérifications. Sans cette discipline, on perdrait rapidement en fiabilité. »
Ce cadre particulier du métier PMO IT chez Geopost est donc marqué par l’urgence permanente, l’internationalisation des équipes et des projets, ainsi que par une exigence forte de rigueur et de réactivité opérationnelle.
Les principales routines du PMO IT chez Geopost
La routine de gestion des ressources projets et activités
Avec plus de 465 ressources au sein de la DSI, le management des moyens humains constitue une des responsabilités fondamentales de la PMO IT chez Geopost. Chaque mois, toutes les ressources IT doivent saisir leurs temps dans Project monitor. Cette obligation garantit une transparence complète et permet une gestion fine des coûts. Laure Omnes précise :
« Project monitor, c’est vraiment notre “single source of truth”. Si une activité n’existe pas dans Project monitor, alors pour moi, elle n’existe tout simplement pas au sein du groupe IT. »
Ce suivi des ressources débute 5 jours avant la fin du mois et se termine par la clôture des saisies d’activité à J+2 afin d’assurer la précision des données. Ces informations servent directement aux processus financiers internes et externes. La PMO réalise ainsi systématiquement des contrôles des imputations et vérifie la cohérence des données saisies avec les factures reçues des partenaires externes, garantissant ainsi la fiabilité financière. L’enjeu est de taille car on parle d’imputation valorisée à quelques millions d’euros chaque mois.
La routine de gestion des demandes et du portefeuille
Chez Geopost, la gestion des nouvelles demandes est organisée autour d’une instance mensuelle, le Demand Committee, réunissant les membres du comité de direction IT. Les demandes y sont présentées, évaluées et arbitrées. Chaque demande fait l’objet d’une estimation préliminaire basée sur la méthode dite des tailles de t-shirt (Small, Medium, Large, Extra-Large) pour évaluer rapidement la charge associée.
Par ailleurs, le suivi global du portefeuille est simplifié grâce à un regroupement des projets en 22 méta-programmes. Cela permet une vision stratégique et opérationnelle claire et facilite les prises de décision lors du Portfolio Committee, autre instance clé de la gouvernance IT chez Geopost.
Les routines de suivi opérationnel et stratégique
La PMO IT chez Geopost appartient au Comité de Direction IT, ce qui lui permet de jouer un rôle stratégique clair et reconnu. Elle anime également des instances opérationnelles régulières telles que l’IT Steering Committee, la Business Review avec les différentes unités d’affaires et la Forecast Review, permettant de suivre les prévisions et les plans de charges avec précision.
En complément de ces activités stratégiques, l’administration quotidienne et l’optimisation de Project monitor sont au cœur de la mission du PMO. Cela inclut la gestion courante (création et désactivation de comptes utilisateurs), la formation continue des chefs de projet et la maintenance opérationnelle régulière de l’outil, garantissant une continuité et une amélioration constante du service IT.
Les bénéfices d’une gestion structurée par des routines
Un premier bénéfice, essentiel pour Laure Omnes, réside dans la qualité et la fiabilité des données disponibles grâce à l’utilisation systématique de Project monitor. Comme elle l’indique :
« Mon rôle, c’est aussi d’analyser en profondeur les données de Project monitor, pour donner du sens aux chiffres. Derrière ces données, il y a une réalité opérationnelle concrète. »
Cette capacité à faire parler les données permet à la fois une meilleure anticipation et une identification rapide des écarts ou anomalies dans les projets et les activités IT. C’est grâce à ces routines rigoureuses de saisie et de contrôle que Geopost peut détecter d’éventuels problèmes, ajuster rapidement ses ressources et éviter ainsi des dérives budgétaires importantes.
Un autre avantage concret observé par Laure est l’optimisation financière : en s’appuyant sur des imputations précises, Geopost contrôle efficacement les coûts liés à la gestion IT, une nécessité absolue dans un secteur aussi concurrentiel que celui de la logistique internationale.
Enfin, la régularité et la transparence imposées par ces routines créent une dynamique positive de pilotage stratégique au sein du comité de direction IT, où les décisions peuvent être prises rapidement, basées sur des faits précis. La consignation des décisions ou des actions à mettre en place lors des instances permet de s’y référer d’une fois sur l’autre. Cela sert de base à faire le point sur les avancées et le cas échéant relancer les sujets.
« Les défis du PMO IT et les solutions adoptées par Geopost »
Être PMO IT au sein d’un groupe international tel que Geopost est passionnant mais présente aussi des défis majeurs. Le témoignage de Laure Omnes met en lumière plusieurs points sensibles ainsi que les solutions opérationnelles mises en œuvre pour y répondre efficacement.
L’un des principaux défis rencontrés par Laure est la question de la continuité des activités :
« L’un des défis importants aujourd’hui, c’est d’éviter que toute la connaissance du processus ne repose que sur une seule personne. »
En effet, jusqu’à récemment, Laure gérait seule la totalité des processus liés à l’administration de Project monitor, ce qui constituait un risque opérationnel évident. Pour pallier ce problème, Geopost a décidé de renforcer l’équipe PMO IT en intégrant une ressource supplémentaire, chargée d’assurer une continuité complète en cas d’absence ou d’indisponibilité prolongée. Cette initiative assure une meilleure résilience de la fonction PMO tout en facilitant la gestion quotidienne du portefeuille IT.
Un autre défi majeur évoqué par Laure Omnes est l’équilibre nécessaire entre rigueur et flexibilité. Un PMO IT se doit d’être exigeant, précis et méthodique, mais cette exigence doit être contrebalancée par une posture facilitatrice afin de ne pas être perçue comme un frein par les équipes projets. Laure Omnes partage ainsi son approche :
« Être PMO IT, c’est beaucoup de rigueur. Chaque mois, il y a des étapes très précises à respecter : saisie des temps, clôture mensuelle, vérifications. Sans cette discipline, on perdrait rapidement en fiabilité. Mais il est aussi primordial de rester dans un rôle de facilitateur, d’accompagner les équipes et de leur montrer que toutes ces routines sont au service d’une meilleure efficacité opérationnelle. »
Enfin, un défi essentiel souligné par Laure Omnes concerne l’adaptation permanente des pratiques aux réalités changeantes de l’entreprise et de son marché. Pour rester pertinente et efficace, la PMO IT doit constamment remettre en question ses processus internes, comme le souligne Laure lorsqu’elle évoque la nécessité d’adapter ses instances à la réalité du terrain. Ce souci constant d’amélioration continue permet à Geopost de maintenir un niveau élevé de pertinence et d’efficacité dans sa gestion des projets IT.
La question rituelle : quelle est votre fonctionnalité favorite de Project monitor ?
« Ma fonctionnalité préférée est le Data Talk, car il me permet d’obtenir rapidement un montant total de jours-hommes, sur une période donnée, pour une équipe, un fournisseur ou encore un programme. »
Pour aller plus loin :