Hôpital numérique : Comment le PMO organise le pilotage de projets

Le numérique dans les hôpitaux : Comment aider le PMO à organiser son pilotage de projets ? Quelle gouvernance ? Quels outils ? Dans cet article, nous vous donnons les clés de l’interview du Responsable Project Management Office et qualité à la Direction du Système d’Information du CHRU de Nancy. Francis Daul est le PMO du Centre Hospitalier Régional Universitaire de Nancy, acteur majeur de la recherche biomédicale et de la formation professionnelle. En 2017, le CHRU réinterroge son organisation avec la création d’une cellule PMO.

Comment l’hôpital se transforme avec le numérique

Le numérique a repoussé les limites de nombreuses organisations et l’accélération de la numérisation de l’hôpital est au cœur du plan gouvernemental de transformation du système de santé. E-parcours, Télémédecine, IA, le Dossier Patient, le DMP s’inscrivent dans la démarche ambitieuse de convergence du SI du Groupement Hospitalier Territorial du CHRU de Nancy. Cette mutualisation des 11 systèmes d’informations des établissements du territoire vers 1 réponse unique à chaque domaine fonctionnel représente 17 millions d’investissement. Cette convergence est largement avancée et il y aura une continuité pour être aux rendez-vous des échéances du GHT.

Par ailleurs, Les hôpitaux ne font pas exception par les menaces des pirates informatiques. Il est essentiel qu’ils soient en mesure de sécuriser les données de santé des patients et les dossiers médicaux électroniques tout au long du processus de numérisation en cours. La création de protocoles de sécurité clairs pour le personnel hospitalier et l’activation de mesures de sécurité qui alertent les utilisateurs sont cruciales pour maintenir un réseau IoT sécurisé. Une mise en œuvre réussie de l’IoT repose aussi sur la présence d’une infrastructure numérique solide. Maintenir un réseau de logiciels solide et faire face au vieillissement des infrastructures numériques.

Gestion de projets IT dans les hôpitaux : comment consolider la donnée

Le PMO met en place des rituels et modélise des tableaux de bord sur Excel. C’est alors que, très vite, les limites sont palpables. Autant de modèles de tableaux que de chefs de projets entraînant une énorme perte de temps (et un risque de perte d’information!). Pour y pallier, une solution est envisagée par la DSI du CHRU : consolider la donnée avec un outil de gestion de portefeuille.

Le CHRU de Nancy a alors choisi Project Monitor, un logiciel français de gestion de portefeuille projets.

« Nous avons été séduits par Project Monitor pour sa simplicité d’usage et son approche modulaire. L’Eurométropole de Strasbourg nous a rassuré et encouragé à aller dans ce sens. »

Francis Daul, PMO du Centre Hospitalier Régional Universitaire de Nancy

Le projet -nommé « Virage »- débute en 2018 avec l’analyse du besoin, le paramétrage et les recettes. Fin d’année en beauté : les projets du CHRU sont gérés sur Project Monitor, avec une priorité portée sur la planification. Peu de temps après, le Biomédical fusionne avec le CHRU et intègre, lui aussi, la gestion de son portefeuille sur Project Monitor.

Pour assurer cohérence et homogénéité, le CHRU suit les préconisations de l’ANAP Nouvelle fenêtre quant aux cycles de vie des projets, aux livrables et instances de la gestion des portefeuilles.

Projets en cours parmi les 130 gérés (en moyenne) avec Project Monitor :

• Finaliser le premier gros socle de la convergence du SI : Dossier Patient Informatisé
• Renforcer la sécurité en rationnalisant notamment les data-center et déployer le socle du CHRU de Nancy sur les autres établissements
• Déménager les archives et Numériser les dossiers qui font sens – projet sous l’impulsion de la construction du nouveau hôpital

Les missions PMO au sein de l’hôpital pour aider la transformation numérique

Au CHRU de Nancy, le PMO a 3 principales missions :

1. Le pilotage consolidé du portefeuille des projets (Qualité – Coûts – Délais – Risques)
2. L’assistance a projet en cas de difficulté. Des problèmes budgétaires importants ? Une échéance potentiellement non respectée ? Sans délai, le PMO intervient.
3. Le suivi du respect des engagements pour le Maintien en Condition Opérationnelle (MCO). Autrement dit, le PMO s’assure du respect des engagements et de la disponibilités des services (primordiale en hôpitaux!)

En clair, il coordonne et fait respecter les demandes, budgets et échéances pour ne pas risquer de mettre les établissements en difficulté.

Et pour des missions réalisées de façon optimale…. faites place à la Revue Mensuelle des Engagements!

• Les acteurs de ce RDV mensuel ? Responsables du département, Responsables de services, Chefs de projets et Project Monitor.
• Objectifs ? Un pilotage consolidé du portefeuille et une meilleure maîtrise du MCO
• Moyens ? Une vision 360° de l’état du portefeuille. Tableaux de bord avec cockpit des budgets, planning et tâches permettant priorisation et prises de décision

Hôpital Numérique : les fonctionnalités clés du logiciel de portefeuille projets Project Monitor

Comment assurer le suivi stratégique des projets ? Les maîtres mots : Centralisation et Priorisation !

• Priorisation des projets : Au CHRU de Nancy, un nouveau projet est intégré dans un portefeuille dédié à la priorisation. Les projets tendant vers la stratégie de la direction sont priorisés.
• Planification & Suivi des tâches : Côté planification, Francis DAUL recommande de privilégier le mix planification / KANBAN (pour les tâches) à défaut de la planification détaillée. Un projet peut vite dériver. Cela évite de planifier encore, et encore. Le KANBAN est l’outil parfait pour les animations d’équipe lors des comités de projets.
• Tableaux de bord : Autre enjeu pour le CHRU : l’aide à la gouvernance. Comment ? Via des tableaux de bord consolidés. Rapidement et dynamiquement, les cockpits traduisent la situation et l’évolution du portefeuille. Idéal lors des comités et restitutions.
• Suivi du budget : Le logiciel propose également un suivi du budget, avec interface possible. Toujours dans un objectif de centralisation, un interfaçage est prévu entre Project Monitor et l’outil de gestion économique et financière.

Assurer l’équilibre parfait grâce au suivi des charges

Pour le CHRU, l’enjeu est crucial : identifier le temps passé en MCO – Maintien en Condition Opérationnel et en projet. Chaque mois, un bilan est consacré à la part projet VS Maintien en Conditions Opérationnelles. Objectif : assurer l’accompagnement des hôpitaux dans la réalisation de leurs projets. Imaginez que toutes les équipes soient accaparées par le MCO ! Résultat : plus de ressources, donc plus de projets. Il faut un équilibre en « Run » et « Build », entre enrichissement du Système d’Information et maintien de son fonctionnement. 

Au démarrage, la planification peut être délicate ! Avec la saisie d’activité, les chefs de projets disposent d’abaques pour les temps projets. Elle permet de vérifier la balance temps passé – service proposé afin d’ajuster la stratégie si nécessaire.

Enfin, le CHRU a le réflexe de créer un projet par équipe de MCO, dans lequel le volume phases versus activités est similaire. Résultat : en fin d’année, le chef de projet a une vision globale du temps passé sur le maintien en condition opérationnel de tel logiciel ou de tel service numérique.

Les perspectives à venir avec le logiciel Project Monitor au sein du CHRU de Nancy

• L’interfaçage PM avec la gestion économique et financière pour l’intégration des budgets sur les engagements et mandatements
• La validation des étapes de projets (engagements/commandes/factures)
• Le déploiement de PM à la Direction d’Appui à la Performance > Aider à déployer son utilisation pour les autres hôpitaux de la région