Contexte : un groupe industriel international fortement digitalisé
Le groupe KUHN est un acteur industriel majeur spécialisé dans la conception, la fabrication et la distribution de machines agricoles. Présent à l’international, il compte 5 000 collaborateurs, réalise 1 milliard d’euros de chiffre d’affaires, et s’appuie sur 10 sites industriels répartis en Europe et en Amérique.
Son réseau de distribution couvre plus de 100 pays, avec une forte dépendance aux systèmes d’information pour soutenir ses activités industrielles et commerciales.
Côté IT, KUHN dispose d’un écosystème riche et structurant : ERP, CRM, PLM, PIM, IAM, EAI… mais aussi des outils digitaux à destination de ses clients (applications mobiles, extranets, solutions embarquées).
Résultat : un SI au cœur des opérations, avec plus de 3 000 utilisateurs internes et 35 000 utilisateurs externes.
Enjeu : piloter efficacement un portefeuille projets IT complexe
Au sein de la DSI, composée d’une cinquantaine de collaborateurs au siège et d’un réseau international de correspondants IT, l’enjeu est clair :
structurer et piloter un portefeuille projets IT dense et stratégique, représentant plusieurs milliers de jours d’activité chaque année.
Les besoins opérationnels sont concrets :
- Disposer d’une vision consolidée des projets en cours
- Savoir qui travaille sur quoi, et quand
- Suivre les coûts et les charges associées
- Prioriser les projets selon des critères objectifs
- Fluidifier la collaboration entre IT et métiers
Approche : mettre en place un véritable canevas de pilotage IT
Pour répondre à ces enjeux, KUHN a structuré un cadre de pilotage reposant sur plusieurs piliers :
- Disposer d’une liste de projets IT qui fasse référence
- Partager cette liste « officielle » avec les métiers
- Gérer finement les activités des ressources (via une saisie régulière des activités)
- Générer un macro-planning des projets par domaine fonctionnel métier
- Comparer des projets sur des critères objectifs
- Disposer d’un outil de management au quotidien (Entretien annuels individuels, arbitrages d’activités, revues de charge régulières avec les patrons de domaines fonctionnels)
- Permettre une animation agile et transparente des projets entre les métiers et l’IT
- Générer une matrice de processus IT à partager avec la Direction Générale
- Fournir aux auditeurs internes et externes du SI des éléments qualitatifs et quantitatifs sur le portefeuille projet
Cette approche permet de passer d’une gestion fragmentée à un pilotage global, structuré et aligné avec les enjeux métiers.
Solution : Project monitor, socle du pilotage de portefeuille projets
KUHN s’appuie sur la solution Project monitor pour soutenir ce dispositif.
L’outil agit comme un véritable référentiel central du portefeuille projets IT, facilitant :
- Le suivi des activités et des ressources
- La consolidation des données projets
- Le pilotage opérationnel au quotidien
- La communication entre IT, métiers et management
Résultats : plus de visibilité, de transparence et de maîtrise
« La solution logicielle Project monitor, comme support technique de notre canevas de pilotage IT, a permis une visibilité accrue et une culture de la transparence entre IT et métiers, comme entre collaborateurs et managers »
La mise en place de Project monitor a permis à KUHN de franchir un cap dans son pilotage IT :
✔ Une visibilité accrue sur les projets
Les équipes disposent d’une vision claire et partagée du portefeuille, facilitant les prises de décision.
✔ Une meilleure collaboration IT / métiers
L’outil favorise une culture de transparence entre les équipes, en rendant les informations accessibles et compréhensibles.
✔ Un pilotage des ressources renforcé
Les managers peuvent suivre et ajuster les charges en continu, pour une allocation plus efficace des ressources.
✔ Des processus structurés et auditables
Le dispositif permet de produire des éléments fiables pour les audits et de partager une vision claire avec la direction.
✔ Un outil flexible et maîtrisé
Le tout avec un coût total de possession optimisé, et une forte capacité de personnalisation.
Le mot du client : « Le tout, caractérisé par un coût de possession (Total Cost of Ownership) particulièrement faible. »
À propos de Project monitor
Project monitor est une solution de gestion de portefeuille de projets (PPM) qui permet aux organisations de :
- suivre l’ensemble de leurs projets
- piloter les ressources
- consolider les informations
- faciliter la prise de décision
La solution est utilisée par de nombreuses organisations publiques et privées pour structurer leur pilotage projet.
