Les organisations se questionnent sur l’usage des outils collaboratifs pour faire de la gestion de projets et du pilotage de portefeuille de projets. Et c’est là que le bât blesse !
Dans cet article, nous allons nous attacher à clarifier les bénéfices et les différences de ces deux familles d’outil.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches ou logiciel collaboratif ?
Il n’est pas simple de s’y retrouver car ces outils ont des dénominations assez variées :
- Logiciels de gestion d’équipe/ de tâches ou d’actions
- Logiciels de collaboration / ou collaboratif
- Logiciels de CWM : Collaborative Work Management
Quel que soit leurs noms, ces outils se concentrent sur la gestion opérationnelle de tâches et la collaboration en temps réel. Ils ont pour objectif de fluidifier le quotidien des équipes.
Exemples connus : Trello, Asana, Monday, ClickUp.
- Leur promesse : organiser les tâches, suivre l’avancement, partager des documents et faciliter la communication.
Leurs limites : dès qu’il s’agit de piloter plusieurs projets complexes, de gérer des arbitrages ou de relier les actions opérationnelles à la stratégie de l’entreprise, ces outils montrent rapidement leurs faiblesses.
Au-delà d’une dizaine de projets, il devient difficile de consolider les données avec un outil collaboratif.
Qu’est-ce qu’un logiciel de PPM ?
Les solutions de pilotage de portefeuilles de projets (PPM) s’adressent plutôt aux managers, aux équipes et aux chefs de projets et PMO . Leur rôle : gérer, prioriser et analyser tous les projets de l’organisation à travers des portefeuilles, déployer des pratiques communes, optimiser l’allocation des moyens. Les solutions intègrent généralement des fonctions de gestion de projet mais vont bien au-delà.
Exemples : Project monitor (Virage group), Planisware, Clarity…
- Leur promesse : offrir une vision globale des projets, arbitrer en fonction des ressources et du ROI attendu, mesurer la performance. Le PPM devient un véritable levier de performance collective et de collaboration renforcée. Sa mise en place va de pair avec une démarche de “culture projet”.
- Leurs limites : elles sont structurantes, ce qui est aussi une force. Elles ne concernent pas toute l’organisation. Le PPM cible surtout les 20 à 30 % de collaborateurs impliqués dans des projets structurants, à forte valeur ajoutée.
Les logiciels de pilotage de gestion de projets et de portefeuilles de projets (PPM) permettent de gérer une multitude de projets : de 10 projets à plusieurs milliers.
Choisir la bonne solution : PPM ou gestion collaborative ?
La vraie question n’est pas “quel est le meilleur outil ?”, mais “qu’avons-nous réellement besoin de gérer ?”
- Collaboration quotidienne et gestion des tâches → outil collaboration / gestion de tâches
- Pilotage multi-projets, arbitrage, planification et optimisation des ressources, gestion de projet → outil PPM
- Choisir un PPM quand un outil de collaboration suffit, c’est s’exposer à un rejet des utilisateurs.
- Choisir un outil collaboratif quand on a besoin d’un PPM, c’est perdre en efficacité dans le pilotage et risquer de compromettre la stratégie d’entreprise.
Exemple : un vélo est parfait pour aller au bureau, mais pas pour un Paris-Marseille. À l’inverse, un avion n’a aucun sens pour parcourir trois rues.
Il en va de même pour outil de gestion des tâches et un outil PPM : tout dépend du trajet… autrement dit, du besoin.
Comment piloter vos projets de transformation : avec un logiciel collaboratif ou un logiciel de gestion de projets des portefeuilles ( PPM) ?
Nous le voyons régulièrement : lors d’appels d’offre avec des enjeux de transformation il n’est pas rare que des outils de gestion de tâches soient positionnés sur du pilotage de portefeuille de projets.
Et pour des consultations sur de la gestion de tâches, il y a des demandes d’outils de PPM.
Quels sont les besoins liés au pilotage de la transformation ?
- Besoin de vision centralisée des données projets et de l’avancement
- Besoin de gérer les ressources et les budgets
- Besoin de faciliter la collaboration
- Besoin de reporting
La réponse à ces différents besoins est adressée par les solutions de PPM, qui disposent de la granularité pour gérer des projets transversaux et du multi-projets.
Certaines fonctionnalités communes des deux outils peuvent engendrer des confusions :
- Parce que certains outils de gestion d’équipe intègrent des tableaux de bord ou du reporting. Mais il n’y aura pas de vision d’ensemble, ni de consolidation dans un outil de gestion des tâches.
- Parce que certains outil de PPM ajoutent des modules collaboratifs (ex. Project monitor favorise aussi la collaboration des équipes).
- Parce qu’on cherche parfois “un seul outil pour tout faire”, et que les outils collaboratifs sont mieux connus des utilisateurs… au risque de simplifier à l’extrême.
Comment choisir le bon logiciel de pilotage de projets et de portefeuilles ( PPM) ?
Chez Virage group, nous commençons toujours par une analyse fine de vos besoins. Nous écoutons, reformulons et synthétisons pour garantir une solution parfaitement adaptée à votre contexte.
Tout au long du processus, vous :
- échangez avec nos experts,
- testez nos solutions via des product tours ou démos personnalisées,
- bénéficiez du retour d’expérience de notre communauté d’utilisateurs.
C’est cette approche qui sécurise vos choix et fait la différence.
👉 À lire aussi : Comment bien choisir son outil de PPM ?
Les solutions de gestion de portefeuilles de projets et de gestion collaborative ne s’opposent pas : elles poursuivent des objectifs différents et s’adressent à des publics distincts. Le piège ? Se laisser séduire par l’ergonomie intuitive d’un outil sans avoir clarifié ses besoins.
Notre conseil : commencez toujours par un diagnostic clair de vos objectifs et usages avant de trancher !
FAQ logiciel PPM et logiciel de gestion collaborative
Quelle est la différence principale entre un logiciel de PPM et un logiciel de gestion collaborative ?
Un logiciel de gestion collaborative sert à gérer la collaboration et la répartition des tâches, tandis qu’un PPM pilote l’ensemble des projets, optimise les ressources et facilite les arbitrages stratégiques.
Peut-on remplacer un logiciel de PPM par un logiciel de gestion collaborative ?
Non. Un CWM peut suffire pour des projets simples, mais il ne permet pas de gérer des arbitrages ni de relier les projets à la stratégie.
Comment choisir entre un logiciel de PPM et un logiciel de gestion collaborative?
Tout dépend de vos besoins :
- Collaboration quotidienne → logiciel de collaboration d’équipe
- Pilotage multi-projets et reporting → Logiciel de pilotage de projets et de portefeuilles ( PPM°
La bonne démarche : commencer par une analyse claire des besoins.
Pour aller plus loin : découvrez notre guide “Comment choisir son outil de PPM ?”
Chef de projets, PMO, Manager, DSI : un guide en 3 étapes pour bien choisir votre logiciel de gestion de portefeuille projets :
- Définir les enjeux
- Sélectionner les fonctionnalités
- Rédiger le cahier des charges
