Mais attention : comparer un CWM (comme Asana ou Monday… par exemple) à un logiciel de PPM (Project Portfolio Management) n’a pas vraiment de sens.
Ces deux familles d’outils répondent à des logiques, des enjeux et des besoins très différents.
On vous explique tout dans l’article ci-dessous !
Les logiciels de CWM : fluidifier le quotidien des équipes
Les CWM se concentrent sur la gestion opérationnelle de tâches et la collaboration en temps réel.
Exemples connus : Trello, Asana, Monday, ClickUp.
- Leur promesse : organiser les tâches, suivre l’avancement, partager des documents et faciliter la communication.
- Leurs limites : dès qu’il s’agit de piloter plusieurs projets complexes, de gérer des arbitrages ou de relier les actions opérationnelles à la stratégie de l’entreprise, ces outils montrent rapidement leurs faiblesses.
Les logiciels de PPM : piloter l’ensemble des projets et des ressources
Les solutions de PPM s’adressent plutôt aux managers, aux équipes et aux chefs de projets et PMO . Leur rôle : gérer, prioriser et analyser tous les projets de l’organisation à travers des portefeuilles, déployer des pratiques communes, optimiser l’allocation des moyens. Les solutions intègrent généralement des fonctions de gestion de projet mais vont bien au-delà.
Exemples : Project monitor (Virage group), Planisware, Clarity…
- Leur promesse : offrir une vision globale des projets, arbitrer en fonction des ressources et du ROI attendu, mesurer la performance. Le PPM devient un véritable levier de performance collective et de collaboration renforcée. Sa mise en place va de pair avec une démarche de “culture projet”.
- Leurs limites : elles sont structurantes, ce qui est aussi une force. Elles ne concernent pas toute l’organisation. Le PPM cible surtout les 20 à 30 % de collaborateurs impliqués dans des projets structurants, à forte valeur ajoutée.
Les zones de confusion possibles
Nous le voyons régulièrement : lors d’appels d’offre sur le pilotage de portefeuille, il n’est pas rare que des CWM soient positionnés… et inversement.
Pourquoi cette confusion ?
- Parce que certains CWM intègrent des tableaux de bord ou du reporting.
- Parce que certains PPM ajoutent des modules collaboratifs (ex. Project monitor favorise aussi la collaboration des équipes).
- Parce qu’on cherche parfois “un seul outil pour tout faire”, et que les CWM sont mieux connus des utilisateurs… au risque de simplifier à l’extrême.
Exemple : une DSI a tenté de piloter sa transformation digitale via un CWM.
Résultat : des dizaines de tableaux dispersés, aucune vision consolidée de l’avancement et des ressources, incapacité à prioriser.
Conséquence : une transformation digitale non maîtrisée et sans impact concret.
Les risques d’un mauvais choix
- Choisir un CWM quand on a besoin d’un PPM, c’est perdre en efficacité dans le pilotage et risquer de compromettre la stratégie d’entreprise.
- Choisir un PPM quand un CWM suffit, c’est s’exposer à un rejet des utilisateurs.
Métaphore simple : un vélo est parfait pour aller au bureau, mais pas pour un Paris-Marseille.
À l’inverse, un avion n’a aucun sens pour parcourir trois rues. Il en va de même pour CWM et PPM : tout dépend du trajet… autrement dit, du besoin.
La clé : analyser ses besoins avant tout
La vraie question n’est pas “quel est le meilleur outil ?”, mais “qu’avons-nous réellement besoin de gérer ?”
- Collaboration quotidienne et gestion des tâches → CWM
- Pilotage multi-projets, arbitrage, planification et optimisation des ressources, gestion de projet → PPM
Et si vous hésitez ? Contactez-nous : nous vous aiderons à y voir plus clair.
La démarche Virage group
Chez Virage group, nous commençons toujours par une analyse fine de vos besoins. Nous écoutons, reformulons et synthétisons pour garantir une solution parfaitement adaptée à votre contexte.
Tout au long du processus, vous :
- échangez avec nos experts,
- testez nos solutions via des product tours ou démos personnalisées,
- bénéficiez du retour d’expérience de notre communauté d’utilisateurs.
C’est cette approche qui sécurise vos choix et fait la différence.
👉 À lire aussi : Comment bien choisir son outil de PPM ?
En conclusion
PPM et CWM ne s’opposent pas : ils poursuivent des objectifs différents et s’adressent à des publics distincts. Le piège ? Se laisser séduire par l’ergonomie intuitive d’un outil sans avoir clarifié ses besoins.
Notre conseil : commencez toujours par un diagnostic clair de vos objectifs et usages avant de trancher !
FAQ logiciel PPM et CMW
Quelle est la différence principale entre un logiciel de PPM et un CMW ?
Un CWM sert à gérer la collaboration et la répartition des tâches, tandis qu’un PPM pilote l’ensemble des projets, optimise les ressources et facilite les arbitrages stratégiques.
Peut-on remplacer un logiciel de PPM par un CWM ?
Non. Un CWM peut suffire pour des projets simples, mais il ne permet pas de gérer des arbitrages ni de relier les projets à la stratégie.
Comment choisir entre un logiciel de PPM et un CMW ?
Tout dépend de vos besoins :
- Collaboration quotidienne → CWM
- Pilotage multi-projets et reporting → PPM
La bonne démarche : commencer par une analyse claire des besoins.
Pour aller plus loin : découvrez notre guide “Comment choisir son outil de PPM ?”
Chef de projets, PMO, Manager, DSI : un guide en 3 étapes pour bien choisir votre logiciel de gestion de portefeuille projets :
- Définir les enjeux
- Sélectionner les fonctionnalités
- Rédiger le cahier des charges
