Méthode d’urbanisation du SI : Coupler outil PPM et cartographie SI

La cartographie du système d’information de la métropole de Strasbourg recense plus de 600 applications ! Comment piloter une telle diversité de services numériques ? Aligner les attentes des directions métiers avec la feuille de route numérique ? Comment se saisir des opportunités et les passer en mode projet ? Comment à la fois maintenir, garantir la cohérence (sans redondance) et enrichir un tel système d’information ? Nous vous emmenons en exploration de la formidable gouvernance numérique d’une direction de plus 120 personnes. Nous ferons escale dans l’organisation de la métropole et l’urbanisation SI. Ainsi, nous découvrirons en détail deux piliers de la gouvernance : cartographie du SI et Project Portfolio Management. La genèse et surtout les passerelles entre ces deux thématiques outillées par Solu-QIQ et Project Monitor. Et nous verrons comment un tel dispositif permet de lancer l’ambitieuse refonte du SIRH d’une métropole de plus de 7000 agents.

Deux témoins clés de la gouvernance : Urbaniste du SI et Pilote de la cellule coordination

• Christophe SCHOSGER – Urbaniste des Systèmes d’Information – Eurométropole de Strasbourg
• Franck BARBI – Responsable Cellule Pilotage et Coordination – Eurométropole de Strasbourg

Webinar co-animé par VIRAGE Group et AB+Software avec le concours de :

• Thibaut DEQUENNE – Responsable Commercial – AB+ Software, éditeur de Solu-QIQ Logiciel de cartographie SI
• Vincent DIDENOT – Directeur Marketing et Communication – VIRAGE Group, éditeur de PROJECT MONITOR, logiciel de gestion de portefeuille projets.

Retrouvez dans cet article :

1. Les grands principes d’urbanisation SI et la cartographie SI
2. La présentation de l’Eurométropole de Strasbourg et de la Direction du Numérique et des systèmes d’information Gouvernance du SI
3. Les outils de la gouvernance : positionnement de Project Monitor et Solu-QIQ dans le SI Urbanisation
4. L’interface entre Project Monitor et Solu-QIQ pour éclairer la gouvervance numérique
5. Un cas concret d’urbanisation du SI : exploration du quartier SIRH

Grands principes d’urbanisation du SI et la cartographie SI

Quel est l’objectif d’une urbanisation du Système d’Information SI ?

L’objectif de l’urbanisation du SI est d’analyser, définir et cadrer l’évolution des systèmes d’information en fonction de la stratégie d’entreprise, des processus métier et des innovations technologiques. L’urbanisation va s’appuyer sur la cartographie du SI et ses différentes représentations (processus, fonctionnelle, application, matérielle). C’est vraiment un support qui va permettre d’aider à la décision pour la gouvernance des systèmes d’information.

« Faire évoluer son système d’information, c’est jouer simultanément aux Dominos et aux Mikados !»

• L’effet Domino : « Plus personne ne veut toucher au système car il est non documenté et chaque fois qu’on intervient dessus tout s’écroule. On ne maîtrise plus rien ! »
• L’effet Mikado : « Le système est bien documenté, mais les évolutions sont difficiles et coûteuses »

Ainsi, l’objectif d’un référentiel de cartographie SI s’articule autour de 3 axes :

Communiquer

• Un référentiel partagé pour tous (Equipe métiers, Etudes, technique)
• Un support d’aide à la décision
• Exploitation intuitive des informations
• Montrer avec clarté la complexité d’un système d’information

Optimiser

• Mise en place d’indicateurs d’aide au pilotage,
• Simuler les impacts (serveur, projets, obsolescence, projets de transformation…)
• Rationalisation du parc applicatif

Référencer

• Collecter et consolider le patrimoine IT et métiers
• Alimentation via webservices et contribution via l’interface Fullweb

Comment urbaniser son SI ?

Urbaniser c’est organiser la transformation progressive du SI :

• En l’alignant avec le métier
• En s’appuyant sur les opportunités technologiques du marché
• En optimisant le service rendu
• En le simplifiant durablement
• En le rendant plus réactif et flexible, en prenant en compte les besoins métiers et opportunités du marché

Lors du webinar, la métropole de Strasbourg a montré un parallèle entre l’urbanisation des territoires et l’urbanisation des SI.

Quelle est la démarche de construction d’une cartographie SI ?

Comment faire une cartographie du système d’information ? La démarche de construction d’une cartographie SI prend en compte les orientations stratégiques de la feuille de route. Il s’agit de définir les différentes étapes pour passer du Système d’Information actuel au Système d’Information cible sur chacun des axes.

Il faut avant tout connaître l’existant en termes d’application, de projets, de processus. L’architecture a vocation à apporter une vue consolidée du SI et à proposer un plan cohérent. Afin d’aligner infrastructure, applications, modélisation fonctionnelle, besoins métiers et feuille de route.

La Direction du Numérique et des SI au service de 505 000 habitants et 7000 agents

L’Eurométropole en chiffres clés

• Territoire de 505 000 habitants et 33 communes
• Administration fusionnée avec la ville depuis 1972
• Plus de 7 000 agents et 250 métiers

Les enjeux de la Direction du numérique et des systèmes d’information

Direction rattachée à la DGA Accompagnement humain, transformation et innovation

• 70 agents et plus de 50 prestataires
• 600 applications (500 métiers, 100 infrastructures)
• 450 projets (dont 250 en cours)
• 6 500 postes de travail répartis sur 350 sites
• 800 serveurs

« La Direction du numérique et des systèmes d’information est rattachée à la Direction DGA Accompagnement humain, transformation et innovation. C’est un parc applicatif conséquent qui nécessite d’être outillé »

Quelle est l’organisation du DSNI ?

La direction du numérique est constituée principalement de quatre grands départements

1. Un département opérationnel pour s’occuper de toute l’acquisition d’expression du besoin des directions métiers. Il va transformer ces besoins en projets et en systèmes d’information.
2. Ensuite, un département d’infrastructure. Il va rendre le système opérationnel en temps réel. Donc s’occuper de l’ensemble des infrastructures de  la métropole.
3. Un troisième département qui s’appelle le département utilisateurs. C’est le département qui va notamment s’occuper du quotidien des utilisateurs, avec le helpdesk, l’assistance technique, et toutes les opérations de déploiement de matériel.
4. Enfin, il y a le département pilotage et coordination qui va rassembler l’ensemble des métiers. C’est un support qui permet à ces trois départements opérationnels de fonctionner. Qui inclut toute la gestion de la gouvernance des projets, qui va inclure également la partie urbanisation, la sécurité des systèmes d’information, le GPD, toute la partie gestion des actifs, gestion de parc. Et donc également ce qu’on appelle la gestion des changements de change pour gérer toute la traçabilité de nos opérations.

Le chargé d’affaire clé de voute de la Direction du numérique et des systèmes d’information 

L’organisation de la Direction du Numérique s’appuie sur la fonction de  Chargé d’affaire informatique. Le métier du Chargé d’affaire informatique est central dans le processus de gouvernance car en contact régulier avec tous les interlocuteurs métiers.

Il permet de remonter et d’instruire les demandes de projets. Ces demandes passent ensuite à l’arbitrage des projets. Cet arbitrage est basé sur Project Monitor et se fait selon 3 dimensions :

• La partie gestion budgétaire, les prévisions budgétaires sur les projets d’intentions que les Chargé d’affaires vont rentrer dans PM.
• La partie ressource jour/homme,
• Une analyse de la valeur de ces projets. Avec une méthodologie MAREVA et adaptée à leur contexte d’activité.

« Nous avons paramétré la méthode MAREVA dans Project Monitor pour avoir cette notion d’arbitrage. On utilise les graphes à bulles que permet de générer Project Monitor en termes de rapports et qui permet de donner une visibilité, une vision sur la valeur des projets en fonction de leur coût et de leur charge potentielle. »

Ils disposent aussi d’un Bureau des projets qui organise la comitologie des instances d’arbitrage tout au long de l’année. Il est aussi en charge de maitriser les projets en cours.

« De façon trimestrielle, les revues de projets sont gérés avec Project Monitor, notamment avec la fonctionnalité revue de projets diaporama. Elle permet de donner accès aux différents indicateurs de suivis comme le budget, ressources, avancement du projet, et de l’exporter en format PPT. »

Les outils de la gouvernance : positionnement de Project Monitor et Solu-QIQ dans le SI Urbanisation

La métropole de Strasbourg utilise 2 outils pour sa gouvernance numérique :

👉 Project Monitor : Logiciel de gestion de portefeuille de projets

👉 Solu-QIQ : Logiciel de cartographie SI

Piloter simplement le portefeuille projets avec le logiciel PPM Project Monitor

La Métropole de Strasbourg utilise Project Monitor, le logiciel de Virage Group, depuis plus de dix ans. Virage Group est éditeur du logiciel Project Monitor et compte plus de 250 clients, privés et publics, avec une expertise métier de plus de 20 ans.

Project Monitor est un outil de gestion de portefeuille projets. Cet outil PPM a été leur premier pilier de gouvernance IT, au travers du processus de gouvernance, du système d’information, des portefeuilles de projets et des processus d’arbitrage.

Ce logiciel PPM permet de bénéficier d’une vision complète de ce qui se passe dans les projets : planning, budget, ressources. Vous pouvez ainsi éclairer vos décisions et arbitrages tout au long du cycle de vie des projets :

• Affichage du Tableau de bord dynamique en temps réel de votre portefeuille
• Arbitrage facile sur les projets avec les indicateurs de performance
• Gestion des Ressources : Suivi des temps, Plan de charge, Planification du reste à faire
• Gestion des nouvelles demandes selon des modèles pré-définis
• Fiches de suivi de projets, exportables en PPT pour les réunions
• Suivi des budgets

Utiliser un outil de cartographie SI avec Solu-QIQ

Solu-Qiq est un logiciel de cartographie SI utilisé par la métropole de Strasbourg : « Solu-QIQ nous sert avant tout à modéliser le SI, et de référentiel pour cette modélisation. Avant nous utilisions différents outils, sur les projets, les infrastructures techniques, mais nous n’avions pas de vue consolidée. Solu-qiq nous permet de centraliser ces informations. L’outil nous sert aussi d’aide à la décision, et à la transparence avec les métiers car il permet de partager l’information »

AB+ SOFTWARE est éditeur de la solution de cartographie SI Solu-QIQ .  AB+ SOFTWARE compte près de 200 clients actifs : Grands Comptes, ESN, Métropoles, Ministères et collectivités Une Croissance organique à 2 chiffres depuis 7 ans.   SOLU-QIQ est un logiciel collaboratif de cartographie SI qui accompagne les entreprises dans le pilotage de leurs projets d’évolutions, d’optimisations, et de rationalisation du SI. L’outil mise sur l’automatisation des graphes et l’import des données, pour un temps de mise en œuvre record et une optimisation des ressources nécessaires au maintien du référentiel.

L’interface entre Project Monitor et Solu-QIQ pour piloter l’architecture du SI

« Utiliser les deux outils permet de donner une vision complète sur notre SI et un dialogue proactif avec nos équipes métiers »

Constats et concepts de départ avant l’interface

« Nous sommes déjà en partenariat avec Virage depuis plus de dix ans maintenant. Cet outil PPM a été notre premier pilier de gouvernance IT. Notamment au travers de tout notre processus de gouvernance, du système d’information, des portefeuilles de projets et nos processus d’arbitrage. Et, bien plus récemment, nous avons mis en œuvre l’outil de cartographie SI Solu-QIQ . Ce qui nous a permis de donner de la visibilité à notre système d’information. »

Nous avons eu l’idée de faire se rencontrer ces deux outils pour donner une visibilité complète. Cela permet un dialogue vraiment dynamique et proactif avec nos directions métiers sur l’ensemble de notre système d’information. Et surtout, cela nous projette sur la manière dont le SI va évoluer dans le temps. »

Les enjeux de la gouvernance des systèmes d’information : Le point de rencontre entre Project Monitor et Solu-QIQ

Quel est le point de rencontre entre Project Monitor et Solu-QIQ  ? la cartographie et les projets ! Solu-qiq adresse les différentes strates du système d’information :

• Les couches stratégiques. On retrouve la représentation des grands projets, des projets de transformation, les process métier à modéliser, avec des visions sous forme de domaines métiers ou des visions urbanisées.
• Les couches applicatives. Avec le descriptif des applications flux internes applicatifs et circulation des données.
• Et puis, toute la couche technique qui supporte les applications, donc les objectifs de l’outil.

Les informations et les indicateurs provenants de Project Monitor sont interfacés au sein de Solu-QIQ . Dont les nouveaux projets créés (mis à jour en temps réel), le statut des projets et leur santé, le scoring d’arbitrage.

 « Il faut avoir des objectifs stratégiques qui émanent du métier. Le vecteur pour la transformation ça va être le projet pour gérer les choses de façon cohérente. Il faut travailler en mode projet et c’est ce qu’on fait depuis très longtemps. »

Cartographie SI : Exemple de la démarche d’urbanisation du SIRH

« Nous avons utilisé Solu-QIQ en tant que support pour une étude d’urbanisation. On s’était dit on met en œuvre cette cartographie non seulement pour connaître l’existant, mais pour mener ce type de démarche d’urbanisation. Et donc, on a retenu le cabinet de conseil ORESYS pour nous accompagner dans la finalisation du paramétrage de Solu-QIQ et pour mener cette démarche. »

Solu-qiq a servi de support à l’étude d’urbanisation réalisée en 2020 avec le cabinet de conseil ORESYS :

• Adaptation du méta-modèle. « C’est la structure de données des objets, des liens entre des objets. C’est ce quelque chose de très souple qui permet de s’adapter et d’adapter l’information par la structure, le contenant à l’information qu’on veut y mettre »
• Modélisation fonctionnelle en sous-îlots
• Positionnement des applications et des projets (existants et nouveaux). « On y a positionné les applications et les projets, les projets en cours, les nouveaux projets et on a aussi modélisé les flux applicatifs. »
• Flux de données inter-applications

« On a fait un état des lieux du domaine RH, on va parler de Plan d’occupation des sols POS, plan d’occupation des sols. On va avoir dans le plan d’occupation des sols les différents domaines fonctionnels et domaines de compétence de l’Eurométropole. Par exemple, on aura les médiathèques, la police, la voirie, les déchets, l’environnement, etc. Et la partie RH se situe dans la zone ressource. »

Pour aller plus loin

Découvrir la solution de Project Portfolio Management – Project Monitor

Découvrir le logiciel de cartographie SI – myCarto (nouveau nom de la solution Solu-qiq) 

Découvrir l‘Eurométropole de Strasbourg