Nouveauté V6.3.4 Project Monitor : le Diaporama Revue de portefeuille

La revue d’avancement de projet est un point de rendez-vous collectif et participatif organisé par le chef de projet avec ses équipes projets pour suivre l’état d’avancement des projets en cours et prioriser les projets les uns par rapport aux autres.
Nous allons vous présenter maintenant une évolution conséquente dans le monde de la revue de portefeuille : le diaporama revue de portefeuille.

Le Diaporama Revue de portefeuille du logiciel PPM Project Monitor

Le diaporama de revue de portefeuille est un outil d’animation et de priorisation des projets du portefeuille.

Il présente des fonctionnalités nouvelles pour animer la revue de portefeuille :

• Timer
• Ordre de présentation
• Page de présentation des projets
• Compte rendu sur le projet
• Compte rendu consolidé

Dorénavant, il vous permet de « mettre en scène » plus rapidement des tableaux de bord de projets. Le diaporama est directement rattaché à un portefeuille de projets. Il est un puissant outil de communication et un instrument efficace de pilotage d’évaluation.

Ce nouvel « outil d’expression » regroupe différents indicateurs permettant de faciliter la gestion du portefeuille. Cela permet d’attirer l’attention des chefs de projet plus rapidement sur ce qui est important/non important et urgent/non urgent.

Cette évolution du logiciel Projet Monitor facilite grandement l’analyse de la situation et le processus de prise de décision.

Les nouvelles fonctionnalités de cet outil

Les nouvelles fonctionnalités de cette dernière version vous offrent la possibilité de faire évoluer votre management de projet vers plus d’autonomie et d’efficacité. Une version qui vous apportera encore plus de satisfaction sur la « triple contrainte » (temps, coût et portée du projet).

Sur les temps forts de sa revue, que ce soit la phase de préparation, d’animation et de communication, nous apportons de nouvelles fonctionnalités telles que :

Vue diaporama

• Visualisation de l’ensemble des projets
• Sélection d’un portefeuille sur un Diaporama « revue de projets »
• Visualisation avec rupture par caractéristiques projets, par exemple : par Météo du projet et par chef de projet
• Visualisation des jalons clefs, des informations budgétaires numériques ou graphiques, des alertes et la composition de l’équipe.
• Visualisation des comptes rendus précédents des chefs des projets
• Prise de notes en temps réels et création de nouveaux comptes rendus
• Récupération des points d’attention
• Modification de niveau de météo

Avantage :  L’ensemble de ces éléments permettent une vision plus large et complète pour prendre de bonnes décisions.

Création de « modèles » de diaporama

• Conserver par défaut la page d’accueil du diaporama
• Possibilité de créer une nouvelle page dédiée avec un nouveau diaporama spécifique
• Sélectionner des blocs d’informations que vous souhaitez mettre en avant
• Sélectionner votre type d’échange dédié (information, alerte, relevé de décision, CR revue de portefeuille, compte rendu, rapport flash )
• Changer l’ordre de présentation des projets dans la revue de projet avec la fonction « rupture et tri » (propriété de projets et les attributs)

Avantage : Vous présentez à l’écran exactement les blocs que vous souhaitez mettre en avant, avec une sélection du type de compte rendu et de sélectionner les propriétés souhaitées.

Périmètre de la revue de projets au sein du portefeuille

• Sélection des projets à la création de la revue
• Timer avec minuteur comparé à l’avancement de la navigation
• Page accueil Diaporama
• Modification des blocs d’informations
• Choix des blocs
• Afficher le dernier échange pour connaitre les précédentes décisions
• Echanges en bas du Diaporama, Dupliquer, Modifier, Ajouter
• Naviguer avec flèches, recherche texte, recherche liste avec rupture (Météo, CP)
• Connexion asynchrone

Avantage : Une vision uniforme sur toutes les pages d’accueil de chacun des projets.
Prendre les bonnes décisions rapidement grâce à la présentation homogène.
Une navigation optimale qui améliore l’expérience des utilisateurs.

Compte rendu de la revue

• Rajout de documents en pièces jointes
• Envoi du compte rendu
• Partage avec les participants de la revue de projet et d’autres destinataires
• Retouches possibles après le premier envoi en modifiant la dernière revue et le dernier compte rendu

Avantage : C’est la phase finale de la revue qui permet de consolider le compte rendu compilé. Cet échange va récupérer toutes les notes prises par les chefs de projet. Chacun des projets renseigne un compte rendu général. Un véritable gain de temps avec le compte rendu général car le chef de projet peut rajouter des notes sur un périmètre multi-projets avant d’envoyer ce compte rendu général.

Savoir ce qu’il s’est passé depuis la dernière fois

Le chef de projet affiche le dernier échange pour connaitre les précédentes décisions pour préparer sa revue de portefeuille. Il récupère les derniers comptes rendus précédents. Cela lui permet de bien préparer sa revue de portefeuilles avec les chefs de projets et ainsi prendre de bonnes décisions stratégiques.

Prendre note des décisions sur chaque projet pour constituer le CR de la revue

Les chefs de projets ont renseigné un compte rendu sur leur projet avant la revue de projet.
Lors de la revue, sur chaque diaporama, le chef de projet récupère les comptes rendus, les modifie, les duplique ou en crée un nouveau pour argumenter les points d’attention et prendre note de nouvelles décisions sur chaque projet. Il peut afficher jusqu’à 10 comptes rendus à l’écran et les ajuster à partir des comptes rendus précédents.

Faire « défiler » les dispositives projets de la revue selon l’ordre paramétré

Le chef de projet paramètre sa revue de projet avec le type d’échange qu’il souhaite, une sélection des participants, un ordre de présentation, un délai et les périmètres des projets.
Il définit un ordre de passage en fonction de la fonctionnalité recherche « rupture et tri »
(attributs projets, propriétés projet, météo, sélection des chefs de projet).

Une vision graphique et synthétique de l’état des projets pour arbitrer

Les blocs d’information sur le tableau de bord des projets en cours permettent une visualisation graphique et synthétique de l’état d’avancement des projets pour faciliter les arbitrages.
Indicateurs clefs (planning, ressource, budget et risque)

• Liste des projets (liste des chefs de projet, statut et date de mise à jour)
• Météo des projets (soleil, nuage, et orage)
• Alignement stratégique du portefeuille
• Analyse des couts planifié vs réalisé
• Analyse capacité  – planifié – réalisé du portefeuille

Cas d’usage : L’organisation d’une revue de portefeuille grâce au Diaporama

Le contexte

Patricia est responsable d’un portefeuille de 13 projets actifs et Stéphane est l’un des chefs de projets du portefeuille. Stéphane est un jeune chef de projet et pilote 4 projets dont 3 en dépassement qui nécessitent donc une attention particulière de la part de Patricia. Elle constitue et compile les slides PPT (PowerPoint®) des chefs de projets pour animer la revue. Elle imprime ses slides et effectue une prise de notes manuelle pour faire le compte rendu dans les 48h…

Les problématiques rencontrées par la responsable de portefeuille projet

• une perte inutile de temps car elle utilise plusieurs outils de communication
• un risque de perte d’information lors de la recopie entre les différents outils
• un manque de réactivité dans l’animation des chefs de projets

Les bénéfices du diaporama de la nouvelle version Project Monitor V6.3.4

Patricia se sent plus efficace pour préparer la revue et l’animer par rapport au trimestre dernier.
En effet, elle utilise maintenant le nouvel affichage « Diaporama » de la nouvelle version Project Monitor V6.3.4 inspiré des diapositives PPT, pour dérouler sa revue.
Stéphane utilise, prépare et envoie le support avec Project Monitor, lui aussi au lieu des PPT.
Et puis, hier, Patricia a pris le soin de relancer par mail les chefs de projet pour procéder à la mise à jour de l’avancement de leurs projets.

Aujourd’hui il est 14h00, Patricia déroule la revue mensuelle des projets de son portefeuille… »
« … Voilà la revue de portefeuille est terminée, Patricia est satisfaite : elle a maintenant une bonne vision de l’avancement de projets et elle a pris les bonnes décisions. Stéphane connait les arbitrages et le plan d’action pour redresser les projets en difficulté… »

Grâce à l’affichage diaporama de Project Monitor, les bénéfices principaux sont :

Une vision plus large et complète pour prendre de bonnes décisions

• Une vision uniforme sur toutes les pages d’accueil de chacun des projets
• Une navigation optimale qui améliore l’expérience utilisateur
• Un gain de temps dans les phases de préparation, d’animation et de communication
• Des données fiables et bien ordonnées
• Les bonnes décisions sont bien notées
• Les plans d’actions sont bien définis pour un redressement rapide des projets en difficultés
• Une meilleure réactivité et gestion du temps dans la gestion de portefeuille de projet