Votre organisation gère un portefeuille de 100 à 200 projets, petits et grands confondus ?
Ces projets mobilisent entre 50 et 300 collaborateurs, dont une cinquantaine de chefs de projet ? Vous souhaitez mieux piloter votre portefeuille de projets, mais vous ne savez pas exactement par où commencer — ni quelles ressources et méthodes PPM (Project Portfolio Management) adopter ?
Chaque contexte est particulier, mais certains principes universels permettent d’assurer un pilotage efficace. Voici un retour d’expérience consolidé, fondé sur de nombreux projets de gouvernance et de structuration de portefeuilles.
Avoir un outil de PPM ou non ?
Le pilotage d’un projet — son suivi et son orientation à un niveau macroscopique — repose souvent sur une fiche projet standardisée.
Elle regroupe :
- la description du projet,
- les impacts,
- le planning,
- les risques,
- et parfois les décisions à prendre ou les faits marquants.
Ces fiches projets normalisées facilitent la comparaison et l’analyse à l’échelle du portefeuille.
Les limites des outils de bureautiques pour gérer des projets
Certes, un tableur Excel, une messagerie et une bonne organisation peuvent suffire à piloter quelques projets.
Mais dès que le volume augmente, les limites apparaissent rapidement :
- une vision portefeuille difficile à obtenir,
- une mise à jour chronophage,
- un risque d’erreurs élevé,
- et une impossibilité de consolider les données (Gantt multi-projets, indicateurs agrégés, etc.).
Résultat : une usine à gaz !
De simples outils de planification comme MS Project ou Gantt Project ne suffisent plus à garantir une gouvernance fiable.
Votre organisation gère plus d’une vingtaine de projets ?
Découvrez comment Laure Omnes la PMO de la DSI de Geopost a cadré le pilotage de 60 portefeuilles projets avec plus de 460 ressources.
Zoom sur le logiciel de PPM Project monitor
Qu’est-ce que Project Monitor ?
Project monitor est un logiciel de pilotage de portefeuille de projets.
Simple, évolutif et complet, il offre toutes les fonctionnalités nécessaires à un pilotage collaboratif et stratégique adapté aux structures de taille moyenne à grande.
Les principales fonctionnalités de project monitor :
- Planification et suivi : permet de planifier, suivre et ajuster les projets de manière simple, interactive et collaborative.
- Collaboration et communication : renforce la coordination entre les équipes, les parties prenantes et la direction grâce au partage de fichiers, aux commentaires, aux rapports flash et aux comptes rendus automatiques.
- Rapports et visualisations : fournit des outils puissants pour suivre les performances, générer des rapports d’avancement et analyser les données consolidées en temps réel.
- Arbitrage des projets : simplifie les prises de décision en centralisant toutes les données projets et en simulant l’impact de nouveaux projets sur le portefeuille existant.
- Gestion des ressources : facilite l’allocation et le suivi des ressources humaines et matérielles, en visualisant leur charge et leur disponibilité.
Quelle charge de pilotage prévoir ?
Le pilotage de portefeuille et la planification de projets sont deux démarches distinctes.
Le premier s’appuie sur peu d’informations, mais celles-ci doivent être fiables, cohérentes et actualisées.
Une dizaine d’indicateurs bien choisis (jalons, risques, budget, KPI) suffisent à avoir une vision claire de l’avancement et des enjeux.
Chaque chef de projet (CP) doit mettre à jour ces données régulièrement — une tâche qui ne devrait pas dépasser 30 minutes par projet si les méthodes et outils sont adaptés.
Si cette mise à jour devient fastidieuse, il convient de s’interroger sur :
- les méthodes employées : sont-elles trop lourdes pour du pilotage ?
- les outils utilisés : manquent-ils d’ergonomie ou de pertinence ?
Le rôle clé du PMO
Un coordinateur de portefeuille (ou PMO) reste indispensable.
Il assure à la fois :
- le contrôle de la qualité des données,
- et le support aux chefs de projet.
C’est lui qui prépare les tableaux de bord consolidés une fois les informations vérifiées.
Une fois la mécanique rodée, sa charge de travail reste mesurée :
- impliquant 200 personnes dont 50 chefs de projet.
- environ 4 jours par mois,
- pour un portefeuille de 200 projets
Ces 4 jours se répartissent ainsi :
- 2 jours de relance et accompagnement,
- 2 jours d’analyse, communication et optimisation.
Cela représente 0,2 % du temps global investi (8 jours sur 4000 jh/mois) — un excellent ratio pour garantir un pilotage de qualité.
En bref : les clés d’un pilotage de portefeuille de projets réussi
- En dessous de 20 projets : un tableur peut suffire.
- Au-delà : un logiciel PPM devient incontournable.
- La standardisation et la fiabilité des données sont essentielles.
- Un PMO bien positionné optimise la gouvernance.
Et vous, à quel stade en êtes-vous dans la structuration de votre portefeuille projets ?
Évaluez la maturité de votre organisation grâce à notre fiche pratique dédiée.
