La revue de portefeuille de projets est un processus essentiel pour évaluer la performance globale, la cohérence et l’alignement stratégique des projets au sein d’une organisation. Elle consiste à examiner de manière systématique l’ensemble des projets d’un portefeuille, à évaluer leur état d’avancement, leurs résultats, leurs risques et leurs opportunités, ainsi qu’à prendre des décisions éclairées pour optimiser le pilotage du portefeuille.
Cette revue permet de fournir une vision d’ensemble de la performance des projets, d’identifier les forces et les faiblesses, de prioriser les ressources, de réajuster les plans, et de garantir que les projets contribuent aux objectifs stratégiques de l’organisation. Grâce à la revue de portefeuille, les organisations peuvent améliorer la gestion de leurs projets, renforcer leur agilité et maximiser la valeur globale de leur portefeuille de projets.
Découvrez dans cet article :
- La différence entre une revue de projets et une revue de portefeuille projets
- Les étapes d’une revue de portefeuille projet
- Les outils à utiliser pour réussir votre revue de portefeuille projets
Qu’est-ce que la revue de portefeuille ?
La revue de portefeuille est un processus d’évaluation et d’analyse systématique de l’ensemble des projets et initiatives d’une organisation.
Elle vise à évaluer la performance globale du portefeuille de projets, à prendre des décisions stratégiques et à optimiser l’allocation des ressources.
Au cours de la revue de portefeuille, les projets sont évalués en fonction de critères prédéfinis tels que :
- leur alignement stratégique,
- leur avancement,
- leur rentabilité,
- leur gestion des risques, etc.
Cette revue permet d’identifier les projets à fort potentiel, de repérer les problèmes éventuels et d’ajuster les priorités pour maximiser la valeur et la réussite de l’ensemble du portefeuille de projets.
Quelle est la différence entre une revue de projets et une revue de portefeuille projets ?
Revue de projets
- Portée : Une revue de projets se concentre sur l’évaluation d’un projet spécifique, en examinant ses performances, son avancement, sa conformité aux objectifs et son respect des contraintes (budget, délais, etc.).
- Objectif : L’objectif principal d’une revue de projets est d’obtenir une vision détaillée et spécifique de l’état d’avancement et de la gestion d’un projet individuel, en identifiant les problèmes émergents et en prenant des mesures correctives si nécessaire.
- Participants : Les participants à une revue de projets sont généralement l’équipe projet, les parties prenantes concernées et les responsables hiérarchiques directs du projet.
Revue de portefeuille projets
- Portée : Une revue de portefeuille de projets évalue l’ensemble du portefeuille de projets d’une organisation. Elle examine la performance globale du portefeuille, la cohérence entre les projets, l’alignement stratégique, les priorités, les risques et les opportunités.
- Objectif : L’objectif principal d’une revue de portefeuille de projets est de prendre des décisions éclairées sur le pilotage du portefeuille de projets, y compris la sélection, la priorisation, l’allocation des ressources et la réallocation des projets en fonction des objectifs stratégiques de l’organisation.
- Participants : Les participants à une revue de portefeuille de projets peuvent inclure des responsables exécutifs, des responsables de départements, des responsables de projets, des experts en gestion de projet et d’autres parties prenantes stratégiques.
Prenez les bonnes décisions pour votre portefeuille projets
Il est primordial pour vos revue de portefeuille projet de :
- connaître l’ensemble des projets en portefeuille
- lister les demandes de nouveaux projets et de les prioriser
- consolider en temps réel toutes les données de vos projets : avancement, plan de charge, allocation budget, …
- analyser votre portefeuille projet selon les axes stratégiques de votre entreprise
- communiquer avec les directions bénéficiaires des projets (MOA) et des directions réalisant les projets (MOE)
- fiabiliser les données car les décisions découleront directement du reporting des projets
Comment faire une revue de portefeuille ?
La revue de portefeuille est un processus important pour évaluer la performance globale de votre portefeuille de projets. Voici les étapes clés pour réaliser une revue de portefeuille efficace :
- Définir les objectifs de la revue : Avant de commencer la revue, clarifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre. Cela peut inclure l’évaluation de la performance des projets, l’identification des risques, l’optimisation des ressources, etc.
- Rassembler les informations : Collectez toutes les informations pertinentes sur chaque projet du portefeuille, telles que les rapports d’avancement, les indicateurs de performance, les plannings, les budgets, etc. Assurez-vous que les données sont à jour et complètes.
- Évaluer les indicateurs de performance : Analysez les indicateurs de performance clés de chaque projet pour évaluer leur avancement, leur rentabilité, leur conformité aux délais et aux budgets, etc. Identifiez les projets qui se démarquent positivement et ceux qui nécessitent une attention particulière.
- Examiner les risques et les problèmes : Identifiez les risques potentiels et les problèmes rencontrés dans le portefeuille de projets. Évaluez leur impact sur les résultats et déterminez les mesures d’atténuation ou de résolution appropriées.
- Analyser l’alignement stratégique : Évaluez la contribution de chaque projet à la stratégie globale de l’organisation. Vérifiez si les projets sont alignés sur les objectifs et les priorités stratégiques, et s’ils apportent une valeur ajoutée.
- Suivre les actions et mesures correctives : Assurez-vous que les actions décidées lors de la revue de portefeuille sont mises en œuvre. Suivez leur progression et évaluez leur efficacité pour améliorer la performance du portefeuille.
Il est recommandé de réaliser des revues de portefeuille régulières, selon une fréquence adaptée à vos besoins et à la complexité de votre portefeuille de projets. Cela vous permet de garder un contrôle sur l’avancement des projets, d’ajuster les stratégies en fonction des nouvelles informations et de maximiser la réussite de votre portefeuille.
Voici un exemple de tableau de bord pour une revue de portefeuille portant sur les principaux indicateurs de performance (budgets, ressources, avancement)
Quelles sont les étapes d’une revue de portefeuille projets plus détaillée ?
La revue de portefeuille projets est avant tout une analyse des indicateurs clés de performance (KPI) au sein du portefeuille. Elle est cruciale pour évaluer la performance globale et prendre des décisions éclairées.
Les KPI fournissent des mesures quantitatives et qualitatives de l’avancement des projets, tels que le respect des délais, des budgets, la qualité des livrables, la satisfaction des parties prenantes, etc.
En analysant ces indicateurs, il est possible d’identifier les projets qui rencontrent des problèmes, de repérer les tendances, de comparer les performances entre les projets et de mettre en évidence les domaines nécessitant une attention particulière.
L’analyse des indicateurs de performance du portefeuille permet d’ajuster les priorités, d’allouer les ressources de manière optimale et de garantir que les projets contribuent aux objectifs stratégiques de l’organisation.
Certains sujets peuvent faire l’objets d’instances dédiées. Voici une structure générale qui peut être utilisée pour mener une revue de portefeuille de projets plus complète en fonction des besoins :
Sélectionner les projets à inclure
Examiner la liste des projets en cours et potentiels pour le portefeuille et sélectionner ceux qui doivent être évalués.
Pour arbitrer sur les nouvelles demandes de projets au sein d’un portefeuille, il est essentiel de mettre en place un processus de priorisation clair et basé sur des critères préétablis. Ce processus peut inclure l’évaluation de l’alignement stratégique de la demande avec les objectifs organisationnels, l’analyse de la valeur ajoutée potentielle du projet, l’évaluation des risques et des contraintes, la capacité de l’organisation à réaliser le projet, ainsi que la comparaison avec les projets existants dans le portefeuille.
En utilisant ces critères objectifs, les demandes de projets peuvent être comparées de manière équitable, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées sur lesquelles accepter, retarder ou rejeter, en fonction de leur contribution globale à la stratégie et aux objectifs de l’organisation.
Analyser les risques projets
L’évaluation des risques d’un projet est une étape essentielle de sa gestion. L’analyse des risques projets consiste à identifier, analyser et évaluer les risques potentiels qui pourraient affecter la réussite du projet. Cette évaluation implique d’identifier les sources de risques, d’estimer leur probabilité d’occurrence, d’évaluer leur impact sur les objectifs du projet, et de déterminer les mesures d’atténuation appropriées.
En évaluant les risques de manière proactive, l’équipe projet peut anticiper les obstacles potentiels, prendre des mesures préventives et élaborer des plans de contingence pour minimiser les effets négatifs. Une évaluation rigoureuse des risques permet d’améliorer la prise de décision, de renforcer la résilience du projet et de favoriser sa réussite globale.
Évaluer l’avancement des projets
Évaluer l’avancement des projets au sein d’un portefeuille est essentiel pour assurer une gestion efficace. Cela implique de surveiller régulièrement les projets en cours, d’examiner leur état d’avancement par rapport aux objectifs fixés, les jalons atteints, les tâches en cours et les dépenses engagées. L’évaluation de l’avancement permet de détecter les retards potentiels, les écarts par rapport aux prévisions et les problèmes émergents. Cela offre également la possibilité d’apporter les ajustements nécessaires, de réallouer les ressources si besoin, et de prendre des mesures correctives pour assurer la réalisation réussie des projets.
En évaluant régulièrement l’avancement des projets au sein du portefeuille, il est possible de maintenir une vision globale de leur performance, de prendre des décisions éclairées et de maximiser la valeur globale du portefeuille de projets.
Identifier les éventuels déséquilibres ou surcharges des ressources
En s’assurant d’une répartition équilibrée des ressources, l’organisation peut optimiser l’utilisation des ressources disponibles, minimiser les conflits de ressources et maximiser les chances de succès pour l’ensemble du portefeuille de projets. La gestion de la capacité des ressources projet au sein d’un portefeuille de projets est essentielle pour assurer une allocation efficace des ressources disponibles.
Cela implique d’évaluer la demande en ressources pour chaque projet, d’identifier les compétences et les capacités nécessaires, et de planifier leur affectation de manière équilibrée. En gérant la capacité des ressources, il est possible d’éviter les surcharges ou les sous-utilisations, d’optimiser la productivité de l’équipe projet et de minimiser les conflits de ressources. Une gestion efficace de la capacité des ressources permet de garantir que les projets disposent des compétences et des ressources nécessaires pour atteindre leurs objectifs, tout en maximisant l’efficacité globale du portefeuille de projets.
Quels outils utiliser pour faire une revue de portefeuille projets ?
Il existe plusieurs outils qui peuvent être utilisés pour effectuer une revue de portefeuille de projets. Voici quelques exemples couramment utilisés :
- Tableau de bord du portefeuille : Les tableaux de bord de portefeuille projets permettent de visualiser les principaux indicateurs de performance du portefeuille, tels que l’état d’avancement des projets, les dépenses budgétaires, les risques, les ressources allouées, etc.
- Outils d’évaluation des risques : Les outils d’évaluation des risques aident à identifier, évaluer et gérer les risques associés au portefeuille de projets. Ils permettent de suivre les risques, d’estimer leur probabilité et leur impact, d’élaborer des plans d’atténuation.
- Capacity planning : Le capacity planning, ou la planification des ressources, est un outil essentiel pour gérer efficacement les ressources disponibles au sein d’une organisation. Avec un capacity planning vous pouvez surveiller l’allocation des ressources en fonction des projets. Assurez-vous que les projets les plus importants et les plus urgents sont traités en priorité et qu’il n’y a pas de sur-staffing.
- Outil de suivi des budgets : Un outil de suivi des budgets au sein d’un portefeuille de projets est essentiel pour assurer une gestion financière efficace. Cet outil permet de suivre les dépenses et les allocations budgétaires pour chaque projet du portefeuille. Il permet de comparer les coûts réels avec les estimations initiales, de détecter les écarts et les dépassements budgétaires, et de prendre des mesures correctives en conséquence.
- Outil de planning Gantt : Un outil de suivi des plannings et diagramme de Gantt pour un portefeuille de projets est un outil visuel qui permet de créer, gérer et suivre les plannings des projets au sein du portefeuille. Ce type d’outil affiche les tâches, les dépendances, les durées, les jalons de chaque projet sous forme de diagramme de Gantt.
Vous pouvez centraliser ces outils au sein d’un logiciel de pilotage de portefeuille de projets (PPM) tel que Project Monitor. Les logiciels PPM offrent des fonctionnalités spécifiquement conçues pour le pilotage de portefeuille de projets. Ils permettent de centraliser les informations sur les projets, d’analyser les performances, de gérer les ressources, de prioriser les projets et de faciliter la prise de décision.
Avec Project Monitor :
- Disposez de toutes les données projets, directement saisies dans Project Monitor (saisie d’activité, planning, budget, échanges…)
- Paramétrez des filtres pour naviguer facilement entre les différents projets de différents statuts.
- Disposez de pages d’accueil personnalisées adaptées aux besoins de votre organisation.
- Disposez de données complètes et à jour sur l’avancement de tous les projets de votre portefeuille afin de préparer au mieux vos instances de gouvernance.
- Le diaporama de revue de portefeuille permet de consolider, homogénéiser et synthétiser toutes les données nécessaires à l’animation des instances de gouvernance.
- Partager les conclusions de la revue de portefeuille avec les parties prenantes concernées, y compris les responsables hiérarchiques, les membres de l’équipe projet et les parties prenantes stratégiques.
🔎 En résumé
Une revue de portefeuille de projets efficace peut être réalisée grâce à l’utilisation d’un logiciel de pilotage de portefeuille de projets.
Ce type de logiciel offre des fonctionnalités avancées qui permettent une centralisation des informations, une visibilité en temps réel et une analyse approfondie de l’état d’avancement du portefeuille.
Il facilite la collecte des données actualisées, l’évaluation des indicateurs clés de performance, la détection des écarts et des risques potentiels, ainsi que la prise de décisions éclairées.
Avec un logiciel de pilotage de portefeuille de projets, les revues de portefeuille deviennent plus efficaces grâce à la visualisation des données, la génération automatisée de rapports, la collaboration facilitée entre les parties prenantes et la gestion proactive des projets. Cela permet d’optimiser l’utilisation des ressources, de minimiser les risques et de maximiser les résultats pour assurer la réussite globale du portefeuille de projets.
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