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Quel rythme pour les instances de pilotage ?

Les rythmes pour vos instances de pilotage

Le pilotage est souvent représenté comme une boucle continue où le pilote doit :

  • Observer la situation présente
  • Corriger si besoin à l’aide de “leviers”
  • Vérifier que les corrections correspondent à la nouvelle trajectoire souhaitée

Il y a donc des “ingrédients” nécessaires à un bon pilotage :

  • Savoir d’où l’on part, où l’on va et la trajectoire clairement définie et mesurable
  • Des capteurs permettant de savoir où l’on est
  • Des leviers d’action pour infléchir ou corriger la trajectoire présente (si besoin)

Toute activité de pilotage doit les prendre en compte. Qu’il s’agisse d’une entreprise multinationale, d’un avion de chasse ou d’un projet. Piloter est l’action qui transforme la mesure en correction, avec des décisions prises par le pilote et des actions qui en découlent.

Les instances de pilotage doivent donc disposer des bonnes informations, et des manettes pour agir. Mais quelle est la bonne fréquence pour mesurer, décider et agir ? Elle dépend de plusieurs facteurs.

 

Nature du projet

Un projet stratégique difficile à mener doit évidemment être mieux contrôlé qu’un projet “annexe” de faible difficulté.
De même, un projet dont la fréquence de sortie des livrables est forte (au moins 1/semaine) nécessite une attention plus “rapprochée”. En comparaison à un projet dont les jalons arrivent tous les mois. Puis un projet “court” (inférieur à 2 mois) ne permet pas de tarder dans la détection d’une dérive.

A lire aussi : Comment prioriser les projets en phase budgétaire ?

 

Niveau de pilotage

Plusieurs niveaux de pilotage peuvent être considérés. La pratique met généralement en œuvre deux niveaux (qui possède son propre capteur) :

  • Interne au projet: décisions du niveau du chef de projet
  • Externe au projet : décisions touchant au périmètre du projet (résultat, coûts ou délais)

Le « point d’avancement » doit être une réunion interne au projet, rapide et permettant au chef de projet de mesurer son avancement. Au cours de ce rendez-vous il récupère et consolide des données de base fournies par l’équipe projet.

Pour faciliter le pilotage, une activité ne peut pas se terminer sans qu’aucun contrôle n’ai été fait. Cette nécessité de contrôle permet une estimation simple du délai entre deux points d’avancement.

Deux points d’avancement doivent être séparés au maximum par un délai égal à la moitié de la durée d’une activité du projet. Donc si la durée moyenne d’une activité est de 2 semaines, le point doit être hebdomadaire. Il permet de s’assurer que chaque activité est vue au moins 1 fois durant son déroulement.

Mais attention ! Ça veut dire que si vous avez un rythme très rapide, les points d’avancement doivent se succéder à bonne cadence. Par exemple en « Xtreme programming », des tâches moyennes de 2 jours sont envisageables avec un point d’avancement journalier.

La durée du point d’avancement doit être adaptée à sa fréquence :

  • Une réunion hebdomadaire: 30 minutes
  • Une réunion quotidienne: 5 minutes (minute meeting ou scrum)

Le « comité de pilotage » (copil) doit permettre de décider de modifications au périmètre du projet. Il se base sur les éléments présentés par le CP :

  • Avancement
  • Réalisations
  • Difficultés
  • Choix possibles

Cette instance alloue au CP des ressources supplémentaires (budget, temps, compétences) en fonction des décisions prises.

Entre deux décisions, il doit s’écouler un temps suffisamment significatif pour analyser les impacts des mesures précédentes. En conséquence permettre au CP d’imaginer de nouvelles trajectoires pour le projet.
La fréquence généralement admise est de laisser s’écouler 4 points d’avancement avant un nouveau copil. Pour les exemples ci-dessus, nous avons donc un copil :

  • Par mois si l’activité moyenne dure 2 semaines
  • Par semaine si l’activité moyenne dure 2 jours

 

Circonstances du projet

En début de projet, il est nécessaire de s’assurer que :

  • L’énergie déployée par les équipes est bien dirigée
  • L’organisation est en place et bien comprise

De plus, il est nécessaire de resserrer les premiers contrôles. Il est judicieux de diviser par 2 les ratios. Donc pour une tâche moyenne de 2 semaines, point d’avancement tous les 3 jours, premier copil après 2 semaines. Vous pourrez revenir ensuite à un délai normal entre les contrôles.
Je conseille d’appliquer la même règle :

  • Au début d’une phase sensible
  • Après une forte correction
  • Après une redéfinition du périmètre
  • Pour des tâches sur le chemin critique

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