Comment optimiser l’allocation des ressources ?
VOS PROBLEMATIQUES
La gestion de la capacité des ressources projet est l’une des préoccupations principales de nos clients. En effet, le succès d’un projet dépend en grande partie de la disponibilité et de l’utilisation optimale des ressources, qu’il s’agisse de ressources humaines, matérielles ou financières. D’ailleurs, selon une étude menée par l’Association for Project Management, la mauvaise gestion des ressources est la cause de 43% des échecs de projets.
Dans ce contexte, il est essentiel de mettre en place une stratégie de gestion de la capacité des ressources projet pour maximiser leur utilisation et minimiser les risques. Une mauvaise gestion des ressources peut entraîner des conséquences désastreuses sur la réussite de vos projets. Retards de livraison, explosion des coûts, baisse de qualité, épuisement des équipes et insatisfaction des parties prenantes sont autant de risques à éviter grâce à une gestion des ressources souple, structurée et efficace.
NOTRE SOLUTION
Comment Project Monitor vous aide à piloter efficacement vos ressources projets ?
La gestion des ressources implique plusieurs étapes clés, allant de la planification au suivi en temps réel de l’utilisation des ressources :
Planification et priorisation
- Listez et évaluez tous les projets en cours et à venir et établissez une liste de priorités en fonction de critères de vos choix (alignement stratégique, ROI, faisabilité, risque …)
- Identifiez l’envergure, les compétences et les ressources nécessaires pour chaque projet en fonction des exigences techniques, des délais et des besoins
- Identifiez la charge globale des principales phases des projets
- Évaluez la capacité des ressources pour connaître les ressources disponibles et leur niveau d’utilisation actuel.
Allocation des ressources
Utilisez les informations collectées pour allouer les ressources de manière équilibrée en fonction des priorités, des compétences et de la capacité.
Suivez de près les ressources pendant la phase de réalisation et affinez la planification en conséquence
- Surveillez les temps passés et l’avancement des projets et ajustez l’allocation des ressources en conséquence, pour garantir que les projets les plus importants et les plus urgents sont traités en priorité.
- Assurez-vous que la planification est régulièrement mise à jour en fonction de l’évolution du projet et des besoins en ressources.
- Anticipez les risques et les imprévus en évaluant régulièrement la charge de travail et la disponibilité des ressources. Repérez les goulots d’étranglement et les problèmes potentiels et remédiez-y avant qu’ils ne causent des retards ou des coûts supplémentaires.
Mesurez régulièrement l’écart entre les prévisions et les réalisations pour prendre les décisions nécessaires
Comparez les temps prévus avec les temps réels passés pour déterminer d’éventuelles dérives.
Réalisez une analyse rétrospective et anticipez les projets futurs
En examinant les temps passés sur les projets terminés, vous pouvez :
- Identifier les tendances et les modèles pour mieux planifier les ressources et les budgets à l’avenir.
- Identifier des axes d’amélioration.
- Examiner de près les temps imputés sur les activités pour identifier les tâches et les processus qui prennent le plus de temps et qui ont le plus d’impact sur les projets.
- Utiliser ces connaissances pour planifier les projets futurs de manière plus fiable et précise et pour améliorer la productivité.
Ils utilisent le capacity planning de Project Monitor
Les fonctionnalités clés de Project Monitor pour optimiser l’allocation des ressources
Déclarez vos activités avec une feuille de saisie des temps personnalisée par ressource.
Mettez en place et suivez votre « capacity planning » dans un outil sur mesure.
Utilisez des tableaux de bord détaillés ou synthétiques pour tout savoir de l’avancement de vos projets.
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