Le contexte : piloter un portefeuille de projets IT à grande échelle
La DSI de Chronopost gère un volume important d’activités et de projets liés à la transformation numérique de l’entreprise.
Au total :
- près de 250 ressources impliquées dans les projets
- plus de 2000 projets et activités suivis dans l’outil
- environ 130 projets actifs simultanément
Dans ce contexte, la DSI devait répondre à plusieurs enjeux :
- disposer d’une vision consolidée du portefeuille de projets
- suivre l’avancement des projets IT
- piloter la charge des équipes
- améliorer la priorisation des projets
- faciliter la remontée d’informations vers la direction
Sans outil dédié, il devenait difficile d’assurer une visibilité claire sur l’ensemble des initiatives menées par les équipes.
*La DSI de Chronopost est intégrée à la DIPSI – Direction de l’Innovation des Projets et des Systèmes d’Information
La problématique : structurer le pilotage des projets et des ressources
« Lors de ma prise de poste, j’avais besoin de voir quels étaient les projets en cours, ceux qui avançaient et ceux qui n’avançaient pas. Un outil pour mieux savoir ce qu’il se passait dans mon département »
Comme beaucoup de grandes organisations, Chronopost devait relever plusieurs défis dans le pilotage de ses projets :
- Affecter et planifier les ressources suivant leurs disponibilités en temps réel
- Mettre en place des règles de gouvernance pour les abaques projet
- Rationaliser la méthodologie projet au sein des 3 directions de Chronopost avec une personnalisation par utilisateur/objectif
- Gérer les demandes multiples qui arrivent par mail et les prioriser
« Le premier objectif était de suive le temps passé, mais aussi le temps que l’on prévoit de passer sur un projet. Notre grande difficulté est de choisir parmi toutes les demandes de projet, car nos ressources sont limitées comme toute entreprise. Il y a un acte managérial très important. Grâce à Project Monitor, on peut voir de combien de jour/homme on dispose. »
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La solution : mettre en place un outil PPM pour la DSI
Pour répondre à ces enjeux, Chronopost a déployé Project monitor, la solution de pilotage de portefeuille projets.
Cet outil permet à la DSI de :
- suivre l’ensemble des projets dans un référentiel unique
- disposer d’une vision consolidée du portefeuille
- suivre les temps passés par les équipes
- analyser la charge et la capacité des ressources
- faciliter la prise de décision sur les priorités
Les équipes peuvent ainsi déclarer leur activité directement dans l’outil, ce qui permet d’obtenir une vision fiable et actualisée de la charge projet.
Une meilleure visibilité sur les projets et les ressources
Grâce à Project monitor, Chronopost bénéficie aujourd’hui d’un pilotage structuré de son portefeuille de projets.
La solution permet notamment :
Affecter et planifier les ressources suivant leurs disponibilités en temps réel
Avoir le plan de charge de l’ensemble des membres de l’équipe mais aussi leur suivi d’activité permet de suivre les projets mais aussi de faire de l’arbitrage sur les nouveaux projets. C’est donc un élément important de décision pour les nouveaux projets et ceux déjà lancés.
Mettre en place des règles de gouvernance pour les abaques projet
Chez Chronopost, grâce à Project Monitor, toutes les informations rentrées permettent de prendre des décisions sur le lancement des projets et de faire du reporting. Les tableaux de bord permettent facilement d’identifier l’état d’avancement des projets et les risques.
Rationaliser la méthodologie projet au sein des 3 directions de Chronopost avec une personnalisation par utilisateur/objectif
La direction projet métier, la DSI et Alturing qui est responsable de l’infogérance. La méthodologie projet de Project Monitor est utilisée dans ces 3 directions. Sauf que les réflexes et l’utilisation de Project Monitor ne sont pas tout à fait les mêmes. Project Monitor permet d’avoir une personnalisation de l’outil par utilisateur, en fonction de ses objectifs et critères de suivi. La DSI s’intéresse plus aux problématiques de plan de charge et de capacité. Alturing s’intéresse aux problématiques de temps passé, de clés d’allocation et de gestion financière.
« Les tableaux de bord projets, notamment les plans de charge et le suivi des temps, sont la base de la prise de décision du lancement des projets. »
Hugues de Maussion – Directeur de la Direction de l’Innovation des Projets et des Systèmes d’Information (DIPSI)
À propos de Project monitor
Project monitor est une solution de gestion de portefeuille de projets (PPM) qui permet aux organisations de :
- suivre l’ensemble de leurs projets
- piloter les ressources
- consolider les informations
- faciliter la prise de décision
La solution est utilisée par de nombreuses organisations publiques et privées pour structurer leur pilotage projet.
