Implantación del software de gestión de proyectos portafolio : ventajas, costes, ROI

Cómo se puede hablar hoy de proyectos sin hablar de la gestión de la cartera de proyectos (PPM). Para establecer una gestión de proyectos "real" portafolio , necesita disponer de las herramientas adecuadas. Rápidamente se sentirá abrumado por las limitadas funciones que ofrece Excel. ¿Ha pensado en implantar en su organización el software de gestión de proyectos portafolio ? ¿Cuáles son las ventajas, los retos y el rendimiento de la inversión de un software de gestión de proyectos portafolio ? Gestión de proyectos portafolio es la disciplina que se ocupa de los proyectos desde una perspectiva global con vistas a su selección y arbitraje. PPM tiene como objetivo "hacer los proyectos correctos" , mientras que la gestión de proyectos se centra en hacer los proyectos bien. Ambas son, por tanto, esenciales para el éxito de una empresa. Una vez aclarado este punto, pasemos a analizar el retorno de la inversión( ROI) de este enfoque y los retos a los que se enfrenta una organización para "hacer bien PPM".

Las ventajas de una herramienta de gestión de proyectos portafolio

• Una elección más estratégica de los proyectos a lanzar
• Mayor índice de éxito de los proyectos
• Más transparencia
• Los riesgos se gestionan mejor
• Los recursos se utilizan de forma más eficiente
• Una metodología común para los equipos
• Ahorro de tiempo (automatización de la información en tiempo real + ayuda a la gestión administrativa (seguimiento de la carga de trabajo de los empleados, control de las horas que deben facturarse y gestión de las solicitudes de modificación).

¿Cómo crear un proyecto en portafolio ?

La creación de una base de datos de proyectos portafolio consta de varias etapas clave. Identifique posibles proyectos en consonancia con los objetivos estratégicos de su organización. Evaluar su pertinencia, viabilidad y adecuación a la visión global. En este artículo encontrará consejos para crear sus proyectos portafolio .

¿Cuáles son los indicadores de resultados de los proyectos de portafolio ?

Estos indicadores pueden variar en función de los objetivos y prioridades específicos de la organización, pero algunos de los más utilizados son el rendimiento de la inversión (ROI), la entrega a tiempo, el cumplimiento del presupuesto, la satisfacción de las partes interesadas, la calidad de los entregables, la productividad de los recursos y la reducción de riesgos. Consulte este artículo para ver ejemplos de indicadores derendimiento en portafolio project

Las ventajas del software de proyectos portafolio , que generan este retorno de la inversión, proceden de diversas fuentes

Aprovechar mejor los recursos (sobre todo los escasos y críticos).

Ciertos recursos son absolutamente críticos para el éxito de cada uno de sus proyectos. Desgraciadamente, como su reserva de expertos no es ilimitada, corre el riesgo de tener que asignar estas competencias críticas a múltiples proyectos que las requieran. Por eso, a la hora de priorizar y poner en marcha proyectos, es fundamental haber identificado claramente los recursos críticos que se necesitarán para el nuevo proyecto y asegurarse de que están disponibles. No tiene sentido elegir cuidadosamente los proyectos para descubrir más tarde que no podrá proporcionarles los recursos que necesitan... El PPM proporciona esta visibilidad sobre la asignación de recursos entre proyectos, y puede identificar algunos de ellos como raros o críticos y vigilar de cerca cómo se asignan y utilizan.

Aumentar la productividad de equipos e individuos

Sean cuales sean los miembros del equipo, dar visibilidad a todos los proyectos y a las personas asignadas a ellos es beneficioso. En primer lugar, porque permite a todos los jefes de proyecto ver cuándo pueden estar disponibles determinadas competencias para sus proyectos. En segundo lugar, porque permite a todos tener una idea más clara de los proyectos futuros para que puedan posicionarse y presentar su candidatura a estos equipos de proyecto.

Mejorar la calidad de los proyectos y el análisis de riesgos

Por supuesto, uno de los mayores riesgos de los proyectos es no disponer de los recursos adecuados en el momento oportuno. El PPM proporciona una mejor visibilidad del avance de los distintos proyectos y permite a los gestores de proyectos detectar con antelación si determinados recursos pueden estar atascados en otros proyectos durante más tiempo del previsto. Esto les permitirá anticiparse y posiblemente evitar cuellos de botella buscando otros recursos o luchando para que los previstos se liberen a tiempo. Por otra parte, la visibilidad interfuncional de los riesgos encontrados en otros proyectos y la eficacia de los planes de mitigación de riesgos permite anticiparlos mejor en otros proyectos. Del mismo modo, los problemas de calidad detectados en entregas anteriores y las lecciones aprendidas en estas situaciones ayudarán a todos los proyectos de la cartera a entregar mejores productos.

Adquirir y compartir una mejor visibilidad del progreso del proyecto internamente y de la actividad (para el cliente).

Hemos comprobado que esta visibilidad es fundamental a nivel interno para comprender mejor y anticipar las posibles repercusiones en los proyectos de portafolio. Esta visibilidad es igual de importante para los clientes, que prefieren saber lo antes posible si determinadas promesas nuestras podrían correr peligro en cuanto a plazos o, por el contrario, podrían estar disponibles con antelación. Por parte del cliente, esta información es crucial para el éxito de la implantación y activación de los productos suministrados en su organización.

Reducir los costes laborales externos aprovechando mejor los recursos internos.

Saber lo antes posible que los recursos internos críticos no van a estar disponibles según lo previsto inicialmente significa que se pueden buscar soluciones alternativas. La contratación de expertos externos permite adquirirlos al menor coste posible. A la inversa, si el director de proyecto ha previsto contratar externamente para determinadas tareas y los empleados internos con las competencias adecuadas pasan a estar disponibles porque se cancela o aplaza un proyecto, podrá anular esos gastos externos y mantener al personal interno plenamente ocupado.

Permitir que se tomen decisiones mejor informadas sobre los proyectos que deben lanzarse y detenerse.

Por supuesto, incluso sin PPM, la dirección ejecutiva podría saber cuándo lanzar o detener determinados proyectos gracias a los informes de progreso proporcionados por los responsables de cada uno de los proyectos de la empresa. Pero se darán cuenta de que en cuanto la organización gestione más de una docena de proyectos en paralelo, el esfuerzo intelectual que se exige a todos los responsables de la empresa se vuelve enorme y desproporcionado con respecto al resto de su trabajo. El PPM resumirá todos los proyectos y proporcionará puntos de vista por programa, por división, por objetivo empresarial, por prioridad de la empresa... El PPM no puede tomar decisiones empresariales por los líderes, pero limita sus esfuerzos para mantenerse al tanto del progreso de todos los proyectos y puede proporcionar recomendaciones informadas por datos objetivos. 

Eliminar sistemas y aplicaciones redundantes o contradictorios

Según mi experiencia, no es raro que dos unidades de negocio o divisiones lancen proyectos que, aunque no sean totalmente idénticos, tendrán un gran número de funcionalidades similares. Desarrollarlos varias veces sería un enorme desperdicio. También ocurre que los proyectos busquen cumplir el mismo objetivo empresarial de formas totalmente opuestas, por ejemplo sustituyendo una aplicación antigua por un lado y buscando mejorar la existente por otro.

Defina sus necesidades y challenges en gestión de proyectos portafolio para garantizar la rentabilidad del software PPM

Cómo orquestar la implantación del software de gestión de proyectos portafolio 

Desde el lanzamiento hasta la puesta en marcha, su decisión pasa por varias etapas. Asegúrese de que el software de proyectos portafolio se configura en función de sus necesidades y challenges :

• Elaborar el pliego de condiciones de sus necesidades (funcionalidades previstas, personal y departamentos afectados, etc.)
• El presupuesto
• Despliegue (integración, formación de usuarios, etc.)
• La gobernanza del proyecto que se establecerá en torno a esta herramienta (la herramienta no vivirá por sí sola).

Defina las principales funcionalidades del software PPM que desea implantar en su organización

• Selección de los proyectos que se pondrán en marcha
• Gestión de la capacidad de recursos
• Gestión presupuestaria
• Seguimiento del proyecto, interdependencias entre hitos y fases
• Gestión de horarios
• Análisis de riesgos
• Revisión del proyecto portafolio

💡 Tenga en cuenta que la implantación puede realizarse en varias etapas. Céntrese en las funcionalidades básicas para su organización (por ejemplo, gestión de recursos y revisión de proyectos portafolio ) y, a continuación, implante las demás funcionalidades para un seguimiento más avanzado (por ejemplo, una interfaz entre el seguimiento presupuestario y su ERP financiero).

¿Cuáles son los principales riesgos que sin duda encontrará y a los que se enfrentará?

Consecución incompleta o parcial de determinados objetivos, lo que conlleva una reducción de los beneficios esperados asociados a ellos.

Por supuesto, querrá ser ambicioso en su proyecto de implantación de PPM, y eso es muy loable. Gracias a su duro trabajo y al compromiso de sus directivos y jefes de proyecto, conseguirá alcanzar un gran número de ellos. Tal vez incluso consiga hacerlo mejor de lo que se atrevía a esperar. Pero no dude de que fallará en muchos de ellos. El trabajo es complejo. Hay muchos parámetros técnicos y, sobre todo, culturales.

Costes adicionales para el proyecto, con la consiguiente necesidad de inversiones adicionales imprevistas.

Sea cual sea la situación inicial, en este proyecto de creación de un proyecto portafolio seguro que descubrirá riesgos y oportunidades imprevistos a lo largo del camino. Es normal, es un proyecto como cualquier otro, con sus propios riesgos y oportunidades. Así que, como en cualquier otro proyecto, planifique un presupuesto de contingencia o de reserva para disponer de margen de maniobra.

Los retrasos en el proyecto, y por tanto en la producción de resultados, retrasan la generación y recogida de los beneficios esperados.

El cambio siempre lleva tiempo, sobre todo cuando afecta a las funciones y responsabilidades de determinados altos cargos. Por tanto, hay que ser conservador en dos puntos: la cantidad de beneficios que se pueden conseguir, como se ha visto antes, y los plazos para conseguirlos.

3 consejos para implantar con éxito su software de gestión de proyectos portafolio

• Diseñar una organización PPM sencilla y eficaz: una única PMO central con órganos de decisión extremadamente claros y sencillos.
• Industrializar los procesos mediante la implantación pragmática de soluciones informáticas: gestión de solicitudes, gestión de la cartera de proyectos, gestión presupuestaria, gestión de proyectos, etc.
• Gestionar el proceso de dirección de forma escalable y adaptada a las necesidades de la empresa.

Descubra las principales características del software de gestión de proyectos portafolio

¿Qué mejor que ver lo que una herramienta PPM puede hacer por usted? En solo 30 minutos, nuestros consultores pueden mostrarle una visión general de las principales funciones que le serán útiles para gestionar sus proyectos de portafolio .

¿Cuál es el retorno de la inversión en el software de gestión de proyectos portafolio ?

El retorno de la inversión (ROI) del software de gestión de proyectos portafolio es un cálculo fundamental para determinar la rentabilidad de la implantación del software. Siempre se puede anteponer el coste del software a los beneficios. Pero más allá de los beneficios tangibles para sus proyectos, el tiempo ahorrado y la fiabilidad de los datos gracias al uso del software de gestión de proyectos portafolio son los principales argumentos a favor de su rentabilidad.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de proyectos portafolio ? He aquí algunos comentarios concretos de nuestros clientes que utilizan el software PPM Project Monitor:

• Würth ha dividido el tiempo de revisión de sus proyectos por 3
• El departamento de Alta Saboya ha ahorrado un día a la semana en el control de la gestión de proyectos.
• ITM LAI (grupo Intermarché) ha reducido en un 30% la duración global de sus programas y proyectos logísticos.
• La DIPSI de Chronopost sólo lanza proyectos (relevantes) que es capaz de llevar a cabo.

Para saber más y beneficiarse de casos prácticos sobre la implantación de una herramienta PPM, eche un vistazo a nuestros casos prácticos