¿Con qué frecuencia deben reunirse los órganos de dirección?

Los órganos de dirección son los actores clave del desarrollo y la sostenibilidad de todos sus proyectos. Son numerosos y desempeñan un papel esencial en el seguimiento de sus proyectos y la gestión del cambio. En estos tiempos de grandes cambios, el ritmo se ha acelerado enormemente. Un proyecto estratégico difícil de gestionar necesita obviamente un seguimiento más estrecho que un proyecto "auxiliar " de menor dificultad.
Del mismo modo, un proyecto con una alta frecuencia de entregas (al menos 1 por semana) requiere una atención más estrecha. Esto se compara con un proyecto en el que los hitos se entregan cada mes. Entonces, un proyecto "corto" (menos de 2 meses) no permite retrasos para detectar cualquier desviación.

En este artículo encontrará información sobre los órganos de dirección que debe conocer:

¿Cuáles son los diferentes órganos de gobierno y dirección?
¿Cuáles son las principales cuestiones que pueden abordar estos órganos de gobernanza de proyectos ( challenges )?
¿Con qué frecuencia se reúnen?
¿Qué expectativas cumplen?
¿Cómo y cuándo deben planificarse?

Defina el ritmo de los órganos de dirección de su proyecto

Distinguimos 3 tipos de instancias basadas en diferentes temporalidades:

Reuniones planificadas:
Se celebran en relación directa con un hito del proyecto. Suelen celebrarse para validar una etapa clave de un proyecto. También se planifican para cumplir requisitos, puntos de referencia o proyectos del tipo "stage and gate" o "Prince 2".
Reuniones periódicas:
Se organizan periódicamente. Por ejemplo, los comités de dirección se reúnen mensualmente. Marcan el ritmo de la vida del proyecto y proporcionan un tempo estimulante: "Hay que ir al comité directivo habiendo puesto de nuestra parte... ¡si no, el proyecto no avanza!
Reuniones extraordinarias:
También se pueden convocar reuniones extraordinarias para hacer frente a circunstancias especiales.
Sencillamente, porque la vida de un proyecto a veces está marcada por acontecimientos que requieren decisiones excepcionales que no pueden esperar más. En tales casos, se convoca un comité excepcional, incorporando una lógica de "gestión de crisis". Esto requiere que el comité adopte un nuevo enfoque.

¿Cuáles son los diferentes órganos de dirección y con qué frecuencia se reúnen?

En primer lugar, generalmente identificamos dos tipos de órganos. Por un lado, tenemos los "órganos de proyecto" y, por otro, los "órganos de proyecto portafolio ". Ambos órganos tienen unas expectativas y una frecuencia de reuniones muy concretas.

Organismos del proyecto :

Temas	Considerandos del procedimiento	Frecuencia	Ejemplos
Operativo	Gestión del proyecto "día a día". Se identifican las dificultades encontradas y las nuevas tareas a realizar.	Diario o Semanal	Comité de proyecto Reunión diaria Reunión
Tácticas	Gestión de las principales secuencias del proyecto. Se identifican y programan las tareas a realizar.	Mensual Fin de fase	Comité de planificación Revisión del progreso Retrospectiva / Lanzamiento de Sprint
Estratégico	Gestión de contratos de proyectos. Nos aseguramos de que el trabajo realizado se ajusta a lo estipulado en el contrato del proyecto (alcance, plazos, coste), y formalizamos las modificaciones de los contratos del proyecto si es necesario introducir cambios.	Mensualmente Cuarto	Comité de Dirección Comité del programa

Organismos portafolio proyectos:

Temas	Considerandos del procedimiento	Frecuencia actual	Ejemplos
Proyecto Go / No Go	Cuando se toman decisiones para lanzar proyectos. Cuando se arbitra entre las demandas formuladas por las partes interesadas.	Cuarto Semestre Año	Comité de Inversiones Comité Ejecutivo
Operativo	Gestión operativa de los proyectos, teniendo en cuenta el impacto de otros proyectos. Órgano de recopilación de información y toma de decisiones.	Cada dos semanas Mensualmente	Revisión del proyecto Revisión del proyecto portafolio
Presupuesto	Asignación de recursos financieros a los proyectos de portafolio. Arbitraje sobre las solicitudes de decisiones de los comités directores.	De acuerdo con los plazos presupuestarios Cuarto Semestre Año	Preparación del presupuesto Revista Forecast
Estratégico	Estructurado como un proyecto de enfoque estratégico. Informe de situación al Comité Ejecutivo o a la Dirección General. Órgano de información y decisión.	En el lanzamientoRevisión semestral o anual de la gestión	Comité del programa Comité de la Hoja de Ruta Comité de Planificación Estratégica
Recursos	Asignación de recursos humanos a los proyectos / Decisiones sobre la dotación de personal. HRD puede participar en proyectos que impliquen formación y contratación.	Semanal (es el caso de las empresas de servicios, por ejemplo) Mensual	Comité de producción Comité de Personal Comisión de asignación

¿Cómo gestiona los órganos de gobierno de sus proyectos?

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Los "ingredientes" necesarios para una buena gestión de proyectos

Anticipar las fases del proyecto:
Esto significa saber de dónde se parte y hacia dónde se va.
¿Cuál es la trayectoria claramente definida?
¿Se puede medir el ritmo de avance del proyecto?
Definir claramente las frecuencias de inspección:
Identificar los órganos de dirección pertinentes
Defina sensores de seguimiento :
Esto le permitirá saber cómo avanza el proyecto y definir palancas de acción para cambiar o corregir la trayectoria actual.

Cualquier actividad de pilotaje debe tenerlas en cuenta. Ya sea una empresa multinacional, un avión de combate o un proyecto. El pilotaje es la acción que transforma la medición en corrección, con las decisiones tomadas por el piloto y las acciones subsiguientes.

Centrarse en el comité directivo del proyecto

El comité de dirección del proyecto (Copil) es un actor clave en la gestión de proyectos.
Está formado por un equipo transversal responsable de dos tareas principales:
- garantizar el buen desarrollo de los proyectos
- validar las decisiones estratégicas

El Copil suele estar formado por representantes competentes de la empresa o de los departamentos de las autoridades locales directamente implicados en el proyecto. En todo momento, este comité de dirección toma las medidas necesarias para garantizar que el proyecto alcance sus objetivos. Su función es también supervisar el buen funcionamiento del proyecto en todo momento.

Este órgano de dirección desempeña un papel clave en la gestión de proyectos de gran envergadura.
Actúa como intermediario entre los órganos de dirección estratégicos y operativos de la empresa.
Este órgano da un fuerte impulso a todos los gestores de proyectos.

Decide el alcance de los proyectos en función de los siguientes factores:

Avance
Logros
Dificultades
Posibles opciones