Le Project Portfolio Management : une réponse stratégique
Le Project Portfolio Management (PPM) va bien au-delà de la simple gestion de projets. Il s’agit d’une approche globale et stratégique qui permet de regrouper l’ensemble des projets dans un portefeuille cohérent, d’en piloter la performance, et de garantir leur alignement avec la stratégie d’entreprise.
Qu’est-ce que le Project Portfolio Management ?
Le Project Portfolio Management est bien plus qu’une simple gestion de projets. C’est une approche stratégique qui optimise la gestion de l’ensemble des projets d’une organisation en les regroupant dans un portefeuille cohérent.
Cela vous permet d’aligner chaque projet sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, d’allouer efficacement les ressources, de prioriser intelligemment les projets et de suivre leur avancement de manière globale. En adoptant cette approche par portefeuille, vous assurez que vos projets sont parfaitement conformes à vos objectifs stratégiques, ce qui vous permet de réagir de manière proactive aux changements du marché et de maximiser votre succès.
Dans ce guide, vous découvrirez :
- Ce qu’est concrètement le Project Portfolio Management et pourquoi il est indispensable aujourd’hui.
- Les trois axes clés pour piloter un portefeuille projets efficace.
- Les acteurs impliqués dans la démarche.
- Les bénéfices d’un outil PPM comme Project monitor pour structurer votre gouvernance.
Les trois axes essentiels du Project Portfolio Management
Le Portfolio Management est la clé de la réussite lorsque vous devez gérer un grand nombre de projets, vous permettant de maintenir la clarté, de réagir avec agilité et de garantir le succès dans un environnement en constante évolution.
Contrairement à la gestion de projet traditionnelle, axée sur les aspects opérationnels individuels, le Project Portfolio Management prend en compte l’ensemble des projets de manière coordonnée. Il se concentre sur trois axes essentiels pour optimiser les ressources et maximiser la valeur des projets :
Axe 1 : Prioriser les projets
Il permet à l’entreprise d’identifier de manière précise les projets clés qui méritent d’être lancés, tout en identifiant efficacement ceux qui doivent être arrêtés.
Cette approche fournit des informations essentielles pour prendre des décisions éclairées concernant la disponibilité des ressources de l’entreprise et la planification de chaque projet, contribuant ainsi à maximiser leur succès.
Consultez notre article dédié sur comment prioriser des projets pour en savoir plus.
Axe 2 : Aligner les projets sur la stratégie globale
Cette étape est essentielle pour assurer que chaque projet et activité soient parfaitement alignés avec les objectifs stratégiques définis par la direction. Cela permet à l’entreprise de maintenir le cap dans un environnement dynamique, en évitant la dispersion d’efforts.
Découvrez comment faire une planification de projet qui assure une cohérence parfaite avec la vision stratégique de l’organisation dans notre article : Comment faire une planification de projet ?
Axe 3 : Équilibrer le portefeuille projets par rapport aux contraintes
Trouver le juste équilibre en tenant compte des ressources humaines, financières, matérielles et autres contraintes limitées, constitue un défi majeur.
L’approche du Project Portfolio Management permet de relever ce défi en optimisant la gestion des ressources et en permettant une allocation efficace pour chaque projet.
Nos articles dédiés, comment faire un plan de charge et en quoi consiste le suivi budgétaire, vous offrent des informations complètes sur ces aspects essentiels du processus.
Les Acteurs Clés du Project Portfolio Management
Dans le domaine du Project Portfolio Management, il faut réunir des acteurs de la sphère stratégique, décisionnelle et opérationnelle.
C’est à l’interface de ces périmètres de responsabilité que le Project Portfolio Management va faire le lien entre tous les intervenants :
1. Les Dirigeants
ce sont les visionnaires qui définissent la stratégie globale de l’entreprise. Ils sont les gardiens des objectifs, des valeurs et des orientations de l’organisation. Leur rôle est crucial car c’est sur leur vision que repose l’alignement de chaque projet.
2. Les Gestionnaires de Portefeuille (Project portfolio manager)
ces experts en gestion de projets sont responsables de la coordination et de l’optimisation du portefeuille de projets. Ils s’assurent que chaque initiative est alignée sur la stratégie, gèrent les ressources de manière équilibrée et prennent des décisions éclairées pour maximiser le retour sur investissement.
3. Les Responsables de Ressources
ces professionnels gèrent l’allocation des ressources, qu’il s’agisse de ressources humaines, financières ou matérielles. Ils travaillent en étroite collaboration avec les gestionnaires de portefeuille pour optimiser l’utilisation des ressources dans l’ensemble des projets.
4. Le PMO (Project Management Officer)
véritable chef d’orchestre du portefeuille de projets, il définit les bonnes pratiques, met à disposition les outils adaptés, veille à l’alignement et à la cohérence entre les projets, et accompagne les équipes tout au long de leur exécution.
5. Les Chefs de Projets
les chefs d’orchestre de chaque projet. Ils sont chargés de la mise en œuvre, du suivi et de la réalisation des objectifs spécifiques de chaque initiative. Leur rôle est crucial pour garantir que les projets avancent en harmonie avec la stratégie globale.
6. Les Membres de l’Équipe Projet
les acteurs qui exécutent les tâches, apportent leur expertise et contribuent à la réussite de chaque projet. Leurs compétences, leur dévouement et leur collaboration sont indispensables pour atteindre les objectifs fixés.
7. Les Parties Prenantes Externes
selon les projets, des parties prenantes externes, telles que les clients, les partenaires, les fournisseurs ou les organismes de régulation, peuvent jouer un rôle crucial dans le succès du project portfolio management. Leur implication, leurs exigences et leur collaboration sont à prendre en compte.
8. Les acteurs de la gouvernance (COPIL, CODIR)
les acteurs de la gouvernance jouent un rôle vital pour assurer l’harmonie, la performance et l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le Comité de Pilotage (COPIL), composé de dirigeants experts, prend des décisions éclairées tout au long du projet, désignant les acteurs clés, définissant les moyens, et ajustant les ressources pour maximiser le succès.
De même, le Comité de Direction (CODIR), qui réunit les plus hauts responsables de l’entreprise, offre une perspective globale sur la stratégie, apportant une guidance cruciale pour s’assurer que le portefeuille contribue de manière significative aux objectifs de l’organisation.
La collaboration étroite entre ces instances de gouvernance et les autres acteurs clés du project portfolio management crée un environnement propice à l’efficacité, à la flexibilité et à l’optimisation des ressources, garantissant le succès des projets.
Ces acteurs travaillent ensemble pour aligner les projets sur la vision de l’entreprise, optimiser les ressources, et créer de la valeur. Leur collaboration, appuyée par des outils comme Project Monitor, assure le succès de chaque projet en les mettant en perspective du Portefeuille.
Quel outil pour gérer le Project Portfolio Management ?
Le challenge du Project Portfolio Management est de réunir des informations variées issues d’une multitude de projets tout en décrivant l’organisation. Si les approches bureautiques sont un point de départ, il faudra rapidement opter pour un logiciel dédié au PPM – Project Portfolio Management.
Les logiciels de gestion de portefeuille projets, comme Project monitor, adresse les thématiques clés du Project Portfolio Management – de la gestion des demandes, des moyens, des échéances clés, en passant par l’alignement stratégique.
L’objectif est de donner aux décideurs de la visibilité sur l’intégralité des projets pour animer et décider lors de vos points de gouvernance. Et pour y arriver, il faut impliquer tous les autres acteurs pour qu’ils gèrent dans la solution toutes les informations clés des projets. Voici les bénéfices généralement évoqués par les utilisateurs :
- Disposer d’une visibilité accrue : Toutes les données projets sont centralisées dans une plateforme unique, offrant une vue à 360° sur les projets.
- Faciliter la prise de décision : Avec un logiciel PPM, vous disposez de données précises et à jour sur l’avancement et la performance de vos projets. Des rapports et des indicateurs personnalisables vous permettent d’être réactifs et de vous assurer du succès de vos projets.
- Optimiser l’arbitrage et la priorisation des projets : Une vision globale de votre portefeuille vous permet d’améliorer la qualité et la fiabilité de vos décisions d’arbitrage et de priorisation. Découvrez notre article détaillé sur comment prioriser des projets.
- Aligner vos projets sur les objectifs stratégiques : Avec un logiciel de gestion de portefeuille de projets, vous disposez des données pour hiérarchiser facilement vos projets en fonction de leur alignement stratégique, de la disponibilité des ressources et de leur impact potentiel. Cette approche garantit que vos efforts se concentrent sur des projets alignés avec les objectifs de votre organisation.
- Optimiser l’utilisation des ressources : Un outil de gestion de portefeuille projet vous aide à allouer les ressources de manière équilibrée en fonction des priorités, des compétences et de leur capacité. Découvrez notre article détaillé sur comment faire un plan de charge Nouvelle fenêtre.
- Contrôler votre budget : Une solution PPM offre un suivi budgétaire de chaque projet, permettant ainsi une gestion budgétaire plus efficace et une meilleure prévision des dépenses. Il est également possible d’interfacer votre outil avec votre logiciel de gestion financière. Découvrez notre article détaillé sur En quoi consiste le suivi budgétaire.
- Réduire les risques : Un outil PPM offre une boîte à outils pour une évaluation précise des risques et faciliter la mise en place de stratégies de gestion des risques.
- Améliorer la communication et la collaboration : Avec un tel outil, la collaboration entre les équipes est favorisée en fournissant une plateforme commune pour la communication et le partage d’informations. Cela facilite la coordination des tâches, le suivi de l’avancement et la collaboration harmonieuse entre les collaborateurs, améliorant ainsi l’efficacité globale.
- Faciliter la conduite du changement et la diffusion des bonnes pratiques : Grâce à un logiciel de gestion de portefeuille de projets, vous pouvez mettre en œuvre des processus de gestion standardisés et favoriser l’adoption de bonnes pratiques. L’outil PPM fournit des modèles, des gabarits, favorisant ainsi une culture de gestion de projet efficace et l’amélioration continue des performances et des résultats des projets.
- Maximiser votre retour sur investissement : La vision globale des projets du portefeuille offerte par un logiciel PPM permet de vous assurer que chaque projet est aligné sur la stratégie d’entreprise. Vous pouvez ainsi optimiser l’utilisation des ressources pour atteindre vos objectifs.
Passez à une gestion stratégique de vos projets
Le Project Portfolio Management vous permet de sortir d’une gestion projet isolée pour adopter une vision globale, stratégique et structurée de vos initiatives.
En adoptant cette approche et un outil comme Project monitor, vous pourrez :
- Aligner vos projets avec les priorités de votre organisation.
- Piloter les ressources, les charges et les budgets avec plus de fiabilité.
- Centraliser les données clés pour faciliter la gouvernance et la prise de décision.
- Favoriser la collaboration entre les acteurs stratégiques, opérationnels et techniques.
Passez à l’action
Ne laissez pas la complexité freiner votre organisation.
Project Monitor simplifie le pilotage de vos portefeuilles projets et vous aide à atteindre vos objectifs stratégiques, avec souplesse et efficacité.
❓ FAQ – Tout savoir sur le Project Portfolio Management
Quelle est la différence entre gestion de projet et gestion de portefeuille projets ?
La gestion de projet concerne la planification et le pilotage d’un projet unique. Le Project
Portfolio Management (PPM), quant à lui, vise à piloter l’ensemble des projets d’une organisation de manière stratégique, en les priorisant, en alignant leurs objectifs avec ceux de l’entreprise et en optimisant l’utilisation des ressources.
Pourquoi utiliser un logiciel de Project Portfolio Management ?
Un logiciel PPM permet de centraliser toutes les données projets, d’avoir une vision globale du portefeuille, de faciliter l’arbitrage stratégique, et d’optimiser la gestion des ressources et des budgets. Il est indispensable pour les structures ayant plusieurs projets à coordonner.
Quels sont les objectifs du Project Portfolio Management ?
Les objectifs du PPM sont multiples : aligner les projets sur la stratégie, prioriser les initiatives, optimiser les ressources, réduire les risques, suivre la performance, et maximiser le retour sur investissement des projets menés.
Qui sont les acteurs impliqués dans le Portfolio Management ?
Les principaux acteurs sont les dirigeants, les gestionnaires de portefeuille, les responsables de ressources, les chefs de projets, le PMO, les équipes projets, les parties prenantes externes et les instances de gouvernance comme les COPIL et CODIR.
Comment prioriser les projets dans un portefeuille ?
La priorisation se base sur des critères objectifs comme la valeur ajoutée stratégique, la disponibilité des ressources, les risques, les budgets et les délais. Un outil PPM comme Project Monitor propose des grilles d’arbitrage et des indicateurs visuels pour guider les décisions.
