Tutoriel de gestion du plan de charge d’un portefeuille projet

Le plan de charge est au coeur du pilotage des ressources et pour la réussite des projets. Quand un conducteur tourne la clé du contact, son regard se portera rapidement sur le niveau du réservoir du tableau de bord. Un PMO, lorsqu’il lance son logiciel PPM, ira très rapidement contrôler le plan de charge de son portefeuille. C’est un acte réflexe de management de projet ! Le plan de charge est un outil au carrefour de l’ensemble des processus de gestion de projet : planning, gestion de ressources, gestion budgétaire, gestion des risques. Il combine les enjeux du « qui ? » « quand ? » « combien ? » et du « quoi ? ».

Vous souhaitez disposer de visibilité sur vos ressources, leur disponibilité, leurs affectations sur les projets et activités ?

Vous avez besoin de maîtriser la capacité de vos ressources face à la demande ?

Ce tutoriel vous donne des clés pour gérer votre plan de charge 👇

 

Définition d’un plan de charge

Un plan de charge est un outil de préparation, de contrôle et de projection dans le futur du volume de travail à réaliser pour mener à bien un portefeuille de projet. Et cela en intégrant la capacité et les compétences des ressources.

Un plan de charge se présente sous un format matriciel dont les dimensions sont multiples :

  • Le temps décliné selon deux axes : la durée des projets et l’échelle d’organisation du plan de charge
  • Les projets du portefeuille à réaliser
  • Les ressources affectées aux projets et activités. Le plus souvent des ressources humaines, mais également des ressources matérielles
  • Les activités récurrentes qui monopolisent les ressources
  • Les capacités des ressources (durée de travail, temps partiel, jour de travail, …)
  • Les compétences ou typologies des ressources

Le plan de charge est un outil clé du management de projet

  • Pour le chef de projet c’est un outil de gestion de projet pour organiser le planning projet et répartir/contrôler/alerter sur le travail de son équipe projet
  • Pour le PMO c’est un outil de gestion de portefeuille de projet pour suivre le déroulement des projets et connaître sa capacité à lancer de nouveaux projets
  • C’est un outil de gestion des ressources pour le manager pour suivre l’activité des collaborateurs, affecter des ressources, gérer l’agenda de ses équipes, gérer la sur/sous charge, piloter ses besoins en ressources et compétences
  • Pour les ressources humaines c’est un outil de gestion anticipée des ressources afin d’établir les besoins en recrutement, formation et montée en compétences
  • C’est un outil d’analyse financière pour les contrôleurs de gestion pour déterminer les coûts des projets, les plans de financement et les prévisions de recette en cas de facturation des projets

Un outil incontournable pour PMO, Manager et Chef de projet

Les gestionnaires du plan de charge vont intervenir en fonction de leur responsabilité au niveau du portefeuille de projet, du projet, des phases du projet :

  • Le PMO va instruire les processus de décision de lancement des projets en superposant les niveaux de charge des projets en cours, les capacités de réalisation et les plans de charge des projets candidats. Il travaille le plan de charge à une échelle stratégique et sur une perspective mensuelle (relevé d’activité, lancement projet), trimestrielle (lancement de projet, forecast) et annuelle (vision prospective et budgétaire). 
  • Le manager (ou gestionnaire de ressources) va s’assurer des bonnes allocations et travailler sur le niveau de disponibilité des ressources. Il suivra le plan de charge de sa direction, ou service, notamment en comparant le niveau d’affectation à la capacité. Il travaille sur le plan de charge, avec une perspective hebdomadaire et mensuelle. 
  • Le chef de projet va travailler à la bonne organisation de son équipe projet et s’assurer, notamment, de la bonne prise en charge des tâches. Il travaille, en général, le plan de charge avec une perspective hebdomadaire pour le planning opérationnel de ses équipes, tout en étant synchronisé avec celle de la gouvernance (ex : mensuelle pour le comité de pilotage). 

Les ressources de réalisation des projets peuvent être internes ou externes, et pour certaines typologies de projet : matérielles (engins de chantier, chaine de simulation industrielle, …)

Les ressources de réalisation sont caractérisées au sein du plan de charge par :

  • des compétences – au sens savoir-faire et connaissances utiles pour le projet. Les compétences peuvent être multiples et fonction de la phase du projet.
  • une capacité – au sens quantité de travail qui peut être consacrée au projet– le plus souvent exprimée en jour
  • une direction ou service de rattachement – c’est le manager de la ressource dans le cas de personne, c’est le gestionnaire de la ressource dans le cas de matériel ou d’infrastructure.
  • Et surtout d’une estimation de la charge, pour une date donnée, pour une tâche à réaliser

Les ressources de réalisation ont une action indirecte mais primordiale pour le plan de charge :

  • Déclarer le temps passé dans leur feuille de temps selon une typologie similaire ou du moins transposable dans le plan de charge
  • Donner leur estimation du « reste à faire » pour les tâches qu’on leur a confié

Pourquoi gérer le plan de charge d’un portefeuille projets ?

Un plan de charge de portefeuille projet est un outil :

  • De prise d’information sur la thématique des ressources
  • De décision qui alimente de très nombreuses routines de management (projet et organisationnel)
  • D’animation qui soutient les échanges collectifs de gestion des ressources
  • Un plan de charge est un outil qui adresse aussi bien des enjeux stratégiques que des enjeux opérationnels. A-t-on la capacité de lancer un nouveau projet ? Qui va travailler sur telle tâche la semaine prochaine ? La finalité étant d’optimiser et d’aligner les projets avec la capacité de l’organisation.

 

Niveaux Ressource Projet Portefeuille
Opérationnel Qui va travailler sur quelle tâche ? Qui travaillera sur le projet la semaine, le mois à venir ? Qui sera affecté sur d’autres activités ? Quand sera terminée la tâche ? Combien de temps faut-il travailler sur la tâche ?Quelles seront les réalisations de la semaine Quel est le niveau de staffing des équipes ? Quel est le niveau de risque sur le plan de charge ?
Tactique Qui sera disponible pour travailler sur le projet ? Qui va travailler sur quelle phase ? Quels sont les besoins de formation ? Quand seront réalisées les différentes phases du projet ? Combien va coûter le projet ? Doit-on sous-traiter une partie du projet ? Faire appel à des prestataires externes ? Combien va coûter le portefeuille de projet ? Quelle est la répartition des ressources par axe du portefeuille ? Quels sont les besoins en compétence ?
Stratégique Quels sont les besoins de recrutement ? Quand va-t-on terminer le projet et à quel coût ? Make or Buy ? Doit-on réaliser le projet ou le faire réaliser ? Quel projet peut-on lancer ? Quelle est la répartition projet / activité récurrente ?Quel est le prévisionnel de chiffre d’affaires ?

 

Les prérequis pour une gestion efficace du plan de charge

Un plan de charge s’appuie sur des données structurelles (à modéliser dans votre plan de charge) et circonstancielles. Une plateforme de PPM dans ce contexte est alors un incontournable..

Les informations structurelles principales – à actualiser en cas d’évolution :

  • La modélisation de l’organisation pour déterminer le rattachement des ressources et compétences
  • La modélisation des axes du portefeuille
  • Les compétences requises pour un projet avec la liste des compétences (modélisées par exemple par des ressources génériques)
  • Les personnes que l’on affectera aux projets et activités avec la liste des ressources nommées de l’organisation
  • La liste des ressources externes qui travaillent pour l’organisation : situation régulièrement rencontrée dans les Directions Informatiques avec de l’appel à « assistance technique » et qu’il peut être utile d’identifier dans son référentiel.
  • Un référentiel des activités courantes permet d’avoir un plan de charge exhaustif pour les ressources qui ne sont pas dédiées à 100% aux projets.
  • Un système de gestion des congés – à noter que les congés peuvent être gérés comme une activité récurrente
  • Des abaques de charges – établis par l’étude des saisies d’activités
  • Les informations « vivantes » qui seront constamment à mettre à jour – en général à une fréquence hebdomadaire et à minima chaque mois :
  • Une saisie d’activité – permet notamment d’identifier le « reste à faire » (= charge prévisionnelle – charge réalisée)
  • Une liste des projets en cours
  • Un planning détaillé pour les projets en cours avec une estimation de la charge globale à minima des principales phases du projet
  • Une liste des projets candidats

Caricature de FIX - La planification progressive

Les unités et indicateurs du plan de charge

Qui dit plan de charge dit « temps ». Le temps va se décliner à différentes échelles et se retrouver dans les principaux indicateurs associés au plan de charge.

L’unité de planification de référence est le plus souvent « le jour » et s’il s’agit de ressource humaine, le « jour – homme » (noté jh). Selon la nature des projets et des activités, l’unité peut être l’heure.

Cette notion de temps se décline également au niveau de l’échéance de planification. Plus on est dans le futur, plus l’estimation est globale.

Ainsi quand on travaille sur le plan de charge pour la semaine à venir, on raisonne en fraction de journée (voire d’heure). « Telle ressource travaillera deux heures mardi matin sur telle tâche ». Au niveau planification annuelle, on raisonnera de manière plus globale comme par exemple en ETP – équivalent temps plein. Mais le plus souvent le dimensionnement des projets s’appuiera sur le jour.

Les principaux indicateurs du plan de charge sont :

  • La capacité de la ressource = capacité totale – (la charge planifiée + charge réalisée). Si c’est positif on parlera de « reste disponible ». Si c’est négatif, on parlera de dépassement et il faudra ajuster soit les délais soit affecter une autre ressource.
  • Le capacity planning – on projette la notion de capacité sur le planning du projet ou du portefeuille de projet. Associé à un code couleur, on identifie ainsi les « périodes » où une ressource est soit sur-affectée soit sous-affectée.
  • Le Reste A Faire (RAF) : c’est la charge restante estimée pour mener à bien une tâche, une phase ou un projet. Le plan de charge travaille exclusivement sur cette notion de reste à faire. C’est la valeur à « répartir » dans le temps à venir. Il est défini par le chef de projet, ou la ressource, et pilote ainsi l’estimation d’atterrissage en termes de charge pour la phase/projet donné (l’estimé étant alors défini comme la somme de la charge réalisée et du RAF)

gestion des ressources plan de charge

Où gère-t-on le plan de charge ?

Le plan de charge est un outil composite qui regroupe de très nombreuses données :

  • Savoir ce qu’il y a à réaliser et quand il faut le réaliser avec des données de planning
  • Avoir une visibilité sur le temps passé et les restes à faire avec des données individuelles
  • Des données collectives sur les capacités et les affectations : les plans de charge d’équipe

On va donc retrouver la gestion du plan de charge dans :

  • le planning (ou Gantt) des projets
  • la feuille de temps des ressources
  • le plan de charge individuel d’une ressource
  • le plan de charge d’un pool de ressources
  • le capacity planning d’une ressource ou d’un projet. En plus de l’estimation de la charge, on la rapproche de la capacité maximale pour en déduire la « sur-affectation » ou le « reste disponible ».
  • les tableaux de bord permettant de présenter, combiner et interroger ces différentes données

Le plan de charge se gère aussi (et surtout) au sein d’instance dédiée ou de gestion de projet :

  • Comité d’affectation des ressources où l’on décidera de qui travaillera sur quel projet
  • Revue de projets où l’on ajuste les affectations en fonction des aléas et contraintes ponctuelles
  • Comité d’arbitrage du portefeuille projets où l’on éclairera les décisions avec les informations notamment capacitaires.

Outil de plan de charge : les atouts clés d’un logiciel PPM

L’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille projets est la solution la plus efficace pour piloter votre plan de charge. En effet, un logiciel de gestion de portefeuille projet comme Project Monitor permet de centraliser la gestion des ressources à 360° dans une logique « portefeuille projets ».

Plusieurs outils sont centralisés : suivi des temps, capacity planning, tableaux de bords, revue de portefeuille, suivi des plannings & des tâches, suivi des risques et budgets.

👉Avec Project Monitor, bénéficiez d’une planification de vos ressources optimisée :

  • Possibilité de chercher / trouver / filtrer les ressources en utilisant divers attributs et critères de filtres, y compris les compétences, les rôles/métiers
  • Indicateurs de couleurs pour identifier rapidement les ressources qui sont sous-utilisées ou en surcharge, que ce soit pendant l’exécution du projet ou sa planification.
  • Analyse de la capacité à faire de ressources groupées, en les catégorisant par rôle et en définissant un seuil pour imposer l’inventaire des investissements, des programmes, des projets ou des éléments de travail.
  • Le plan de charge évolue automatiquement et par choix en fonction des temps réalisés et du temps qui passe pour donner une vision réaliste des charges à venir. Vous bénéficiez donc d’une panification multi-granularité et d’une facilitation d’arbitrage/forecast.

De nombreux professionnels pensent que Project Monitor est incontournable dans la gestion de leurs ressources : Ville et métropole de Chartres, Heppner, Brittany Ferries, Maisons & Cités ou encore Butagaz utilisent la fonction de planification progressive de Project Monitor.

« Notre planning est contrôlé en permanence conformément à l’actualisation des données relatives à la capacité et à la demande »

Découvrir Project Monitor

 

 

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