Exemple de mise en place d’un portefeuille de projets d’une DSI | Interview du PMO

Découvrez dans cet interview le témoignage de Michel Operto, expert PMO & PPM. Michel a eu l’opportunité de mettre en place la priorisation et le management d’un portefeuille de projets informatiques. Vous êtes PMO, Manager de projets ou DSI, ce contenu vous sera utile si vous vous engagez dans une aventure similaire ! Voici les temps forts de cette expérience sur la mise en place d’un portefeuille projets d’une DSI.

Au programme dans cet article :

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La gestion de portefeuille de projet : définitions entre Projet, programme, portfolio.

Quels étaient les objectifs de la mise en place du portefeuille de projets ?

« J’ai eu l’opportunité (la chance et le privilège devrais-je ajouter) de mettre en place la priorisation et le management d’un portefeuille de projets informatiques. Je reviens ici sur les temps forts de cette expérience car je pense qu’ils peuvent vous être utiles si vous vous engagez dans une aventure un tant soit peu similaire.

Nous avions 4 objectifs principaux à la création et mise en place du processus de management de Portefeuille de Projets Informatiques. Les voici accompagnés de quelques-unes des problématiques spécifiques que chacun a soulevées.

Maximiser le retour sur investissement des projets

Aligner les projets sur la stratégie de l’entreprise

Limiter le nombre de projets

Assurer la cohérence du portefeuille de projets

Les Rôles et Responsabilités des principaux acteurs lors de cette expérience

J’insisterai ici sur le rôle du management de portefeuille, qui est fournisseur de données permettant la décision par les décideurs. Dans mon cas : le PDG, des directions informatiques, Marketing et Ventes et Support Opérationnel. Le manager de portefeuille ne prend pas les décisions, il a un rôle de facilitateur. En effet, il facilite les prises de décisions, grâce aux informations données.

Les grandes étapes de la mise en place du portefeuille projets

Bien poser les fondations

Pour commencer, à la base du travail, il faut bien sûr réaliser un inventaire de l’existant :

Puis établir les critères d’évaluation des projets

Ce point est particulièrement crucial. Etant donné que l’on veut avant tout passer d’un modèle subjectif à un modèle de décision, basé sur des faits et sur des informations pertinentes et non questionnables.

Ainsi, de cette expérience personnelle, je retiens que les critères doivent impérativement être :

A titre d’exemple, dans ce cas précis, voici les critères qui furent utilisés :

  1. Montant total de l’investissement : Machines, Logiciels, Coûts de support, Services externes (consultants), Ressources (internes et sous-traitants), Déplacements.
  2. Alignement Stratégique : Impact sur le Revenu, impact sur les coûts, Efficacité Opérationnelle, Satisfaction Client.
  3. Retour sur Investissement : « Payback Period » = Le temps nécessaire pour recouvrer totalement son investissement grâce aux bénéfices apportés par le projet.
  4. Probabilité de succès : Besoins bien définis et stables ; Capacité à absorber le changement et besoins de reengineering, de redéfinition des processus ; Taille du projet ; Risque de dérapage budget ou délais ; Risques liés à la sécurité.
  5. Alignement Technique : Alignement sur l’architecture technique ; Pas de conflits avec les plans de convergence ; Simplicité et modularité ; Dépendances des autres projets sur celui-ci ; Disponibilité des ressources adéquates ; Disponibilité et stabilité de la technologie.

Concevoir les grilles de priorités croisées

Puis nous avons conçu des grilles de priorités simples qui permettent de croiser les critères *deux à deux.

Dans cet exemple précis, le budget global d’investissement était imposé.

Nous avons donc croisé tous les autres critères avec celui-ci pour positionner chaque projet dans les grilles.

Prendre du recul pour estimer la balance du portefeuille

Attention à ne pas se laisser leurrer par les codes couleurs. Il faut être conscient qu’un portefeuille dont tous les projets seraient dans le vert ne serait pas nécessairement optimal. En effet, avec les paramètres de ce portefeuille, le quadrant vert favorisait seulement les projets dont les retours sur investissement étaient à très court terme et les moins risqués. Dans le business, cette stratégie est rarement payante dans le moyen ou long terme.

Essayer de trouver des modèles de visualisation à 3 dimensions

Un autre tableau qui nous a été utile est le tableau croisé des risques et bénéfices par rapport au niveau d’investissement requis.

Ce graphe positionne les projets les uns par rapport aux autres en fonction de leurs bénéfices et de leurs chances de succès tout en montrant visuellement (grâce à la taille des bulles) les investissements requis pour les entreprendre.

Que retenir de cette expérience pour votre propre portefeuille de projets ?

Il y a bien sûr des efforts à réaliser de la part du portfolio manager et de la direction pour initier le mouvement, collecter toutes les données, créer le bon niveau d’attention chez le management exécutif de l’entreprise. Ils vont donner l’impulsion à votre initiative de mise en place du portefeuille de projet.

De plus, le Portfolio Manager devra également se retrousser les manches pour :

Les risques auxquels vous allez probablement faire face

Les bénéfices de la mise en place du portefeuille projets

Et pour l’outil ? Mettre en place un logiciel de gestion de portefeuille projet

Comment trouver l’outil collaboratif qui vous permettra de gérer un vaste portefeuille de projets ?

Pour ce faire, faites un point sur les enjeux rencontrés dans votre entreprise, qu’ils soient au niveau de la gestion des demandes de projets, les risques, les budgets, ou encore la gestion des ressources. L’outil ppm est une réponse aux besoins métiers et doit être facilitateur pour la prise de décisions au niveau de la gouvernance projets. »

Pour aller plus loin… Comment ont-ils amélioré leur pilotage projets ? Les DSI, PMO, Chef de projets vous partagent leurs expériences !

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Cet article a été co-écrit avec Michel Operto, expert en gestion de projets, PMO, priorisation du portefeuille informatique. De plus, Michel Operto est rédacteur du blog spécialisé en gestion de projets et portefeuilles https://dantotsupm.com/

Autres questions fréquemment posées sur les méthodes de gestion de portefeuille projets

Comment constituer un portefeuille projets ?

La constitution d’un portefeuille de projets implique plusieurs étapes clés. Identifiez les projets potentiels en fonction des objectifs stratégiques de votre organisation. Évaluez leur pertinence, leur faisabilité et leur alignement avec la vision globale. Retrouvez dans cet article les conseils pour constituer votre portefeuille projets.

Quels sont les indicateurs de performance du portefeuille projets ?

Ces indicateurs peuvent varier en fonction des objectifs et des priorités spécifiques de l’organisation, mais certains indicateurs couramment utilisés incluent le retour sur investissement (ROI), le respect des délais, la conformité budgétaire, la satisfaction des parties prenantes, la qualité des livrables, la productivité des ressources et la réduction des risques. Retrouvez dans cet articles des exemples d’indicateurs de performance du portefeuille projet