Comment choisir un outil PPM adapté à votre organisation ?

Qu’est-ce qu’un outil PPM ?

Le PPM (Project Portfolio Management) désigne l’ensemble des méthodes et outils permettant de piloter un portefeuille de projets à l’échelle d’une organisation. Un outil PPM est un logiciel conçu pour structurer et optimiser les processus clés de ce pilotage : arbitrage des projets, gestion des ressources, planification budgétaire, suivi financier, gestion des risques, animation des instances et reporting consolidé.

Contrairement à un simple outil de gestion de projet, un logiciel PPM ne se limite pas au suivi opérationnel. Il offre une vision globale et stratégique en permettant de centraliser l’ensemble des projets, d’en analyser la performance et de faciliter la prise de décision.

Véritable plateforme de pilotage transverse, un outil PPM devient le “quartier général” de vos projets et rassemble l’ensemble des parties prenantes :

• Les directions stratégiques (DG, managers) qui portent la vision et priorisent les projets

• Les directions support (finance, RH, DSI…) impliquées dans les ressources et les budgets

• Les acteurs du portefeuille (PMO, directeurs de programme, chefs de projet…) qui pilotent l’exécution

• Les équipes projet (internes et externes) qui contribuent à la réalisation des projets

Quelles questions stratégiques se poser pour choisir votre outil PPM ?

Pour bien orienter votre choix d’un outil PPM, voici quelques questions à se poser :

Quelles sont les bénéfices d’un outil PPM ?

Les outils PPM couvrent un spectre fonctionnel large, car ils permettent de piloter à la fois les projets et le portefeuille dans son ensemble. Ils regroupent généralement plusieurs grandes familles de fonctionnalités :

• Gestion de projet : planning, ressources, risques, budget… pour piloter l’exécution

• Gestion du portefeuille projets : arbitrage, priorisation, comitologie, capacity planning, construction budgétaire… pour aider à la décision

• Reporting et tableaux de bord : suivi d’activité, fiches projets, formulaires, tableaux de bord consolidés

• Collaboration : workflow, gestion documentaire, espaces d’échange entre équipes

• Administration et intégration : paramétrage “no-code”, gestion des référentiels et des droits, API et interconnexions

⚠️ Le piège : tomber dans une surenchère de fonctionnalités au détriment de vos véritables enjeux.

👉 L’objectif n’est pas d’avoir l’outil le plus complet, mais celui qui permet réellement d’optimiser votre pilotage de portefeuille projets.

Les indispensables d’un bon outil PPM

✓ Une plateforme tout-en-un
✓ Une plateforme ouverte avec capacité d’intégration
✓ Le travail en mode collaboratif
✓ Une ergonomie « user friendly »
✓ Adaptable à votre manière de travailler
✓ Le choix dans l’hébergement (Saas ou On Premise)*

*Solution Offre Saas (software as a service) : logiciel installé sur l’infrastructure de l’éditeur du logiciel et accessible à distance grâce à une connexion Internet et moyennant un abonnement mensuel. Les différentes formules peuvent vous permettre d’opter pour des hébergements dédiés ou mutualisés. Attention à la localisation de l’hébergement des données pour les contraintes RGPD.

Solution On-premise : Logiciel acheté et installé directement sur le serveur de l’entreprise. Cela offre plus de souplesse d’intégration et permet le plein contrôle sur les données.

Certains éditeurs comme Virage group offrent la souplesse de pouvoir basculer d’un schéma vers l’autre. Soit une internalisation de l’application au sein du Système d’Information depuis l’environnement SaaS. Ou bien en cas d’évolution de la politique informatique externalisation de la plateforme On Premise vers le cloud privé de l’éditeur.

Les atouts de Project monitor, un outil PPM simple et personnalisable

Parmi l’offre d’outil PPM, nous vous proposons de vous présenter Project Monitor. Cette offre éditée depuis 2007, a l’ambition d’adresser simplement les enjeux PPM avec la capacité de s’adapter à vos spécificités.

Le logiciel PPM Project Monitor est un outil recommandé par de nombreuses interlocuteurs : Direction Générale, DSI, DSN, PMO, Entreprises & Collectivités.

Voici des éléments qui ont été déterminant dans le choix pour Eram, les métropoles de Lyon, Bordeaux ou Strasbourg, de la branche logistique des Mousquetaires, du CH les Vinatier ou bien encore Chronopost

Intégrations au système d’information

Project Monitor est capable de s’intégrer avec tous les outils de l’entreprise : bureautique (Word, PowerPoint), GED, outil financier, annuaire d’entreprise, etc. Grâce à sa modularité et sa souplesse de paramétrage, Project Monitor peut ainsi être implémenté progressivement et évoluer en fonction des besoins de l’organisation.

Gestion des demandes

Project Monitor permet de créer et enregistrer une nouvelle demande. Les demandes sont dissociées du portefeuille des projets en cours par le biais notamment du statut.

Gestion des grands volumes

En offrant des clés de structuration de la base des projets, de modélisation des organisations, des fonctions de modification en masse, de reprise de données, Project Monitor offre une aide précieuse aux tâches d’administration du portefeuille. Répercuter la nouvelle stratégie de votre entreprise sur l’intégralité de votre portefeuille se fait en quelques clics.

Création de projets à l’aide de modèles / gabarits

Project Monitor dispose d’un assistant à la création de projet pour lancer simplement et rapidement tous les projets. Vous disposez d’une bibliothèque de modèles que vous pouvez personnaliser à loisir afin d’offrir à vos chefs de projet des structures types intégrant les exigences de vos méthodologies.

Pilotage des budgets

Project Monitor offre en standard de puissantes fonctionnalités financières permettant le pilotage des budgets au sein d’un projet et au sein d’un portefeuille. Il intègre des fonctions de construction des budgets d’une direction, notamment pour les directions informatiques, les directions d’ingénierie et les services dont les projets sont la principale activité.

Gestion des ressources & capacity planning

De la modélisation de vos ressources (compétence, capacité, calendrier avancé, rattachement dans l’organisation, …) à la feuille de saisie d’activité, Project Monitor vous offre une boîte à outil complète. Identification, affectation / staffing , planification, gérer intégralement vos ressources. Project Monitor offre des rapports permettant de visualiser le plan de charge des équipes et identifier les éventuelles sous ou surcharges.

Echanges collaboratifs

Chaque projet dispose d’un espace « Echange » permettant de créer des fils de discussions et de rédiger les comptes-rendus/rapports flash/suivi des décisions du projet.

Animation des comités de pilotage

Project Monitor permet de facilement constituer un portefeuille et d’en afficher son état de santé grâce aux rapports proposés en standard. Les tableaux de bord sont entièrement configurables, tant sur le fond comme la forme (ajout de blocs de suivi de différents types de données et positionnement).

 Et au-delà de l’outil, un pôle service dédié au client

L’outil est un point clé dans votre démarche PPM. Mais disposer d’un interlocuteur pour vous accompagner dans l’implémentation de l’outil est déterminant. Avec l’offre Project Monitor vous bénéficiez d’un service pour vous accompagner pendant et au-delà du projet avec une seule et même équipe, d’un support réseau disponible à votre écoute :

• Avant votre choix : nos experts maquettent vos besoins pour sécuriser votre décision
• Lors de l’intégration : nos consultants fonctionnels et techniques adaptent le logiciel Project Monitor à vos pratiques et votre Système d’Information (paramétrage de votre plateforme et intégration dans votre SI)
• Lors du déploiement : nos formateurs transfèrent les compétences à vos équipes projets et rendent autonome vos administrateurs (formations et accompagnement sur mesure)
• Lors du post-déploiement : Equipe dédiée à l’excellence client (support, documentation, master class, club utilisateur, Master Class et Webinars)

En résumé, l’outil PPM Project monitor vous offre les avantages d’une solution complète, simple et autonome :

✓Vision à 360° : planning, risque, budget, ressource, KPI, ged, portefeuille, …

✓Intégration au sein du SI : interface budget, LDAP – SSO, GED,

✓Référentiel avancé des projets.

✓Collecte des informations de décision auprès des équipes projets

✓Animation des équipes en facilitant le partage d’information et le suivi des actions.

✓Animation du portefeuille et aide à la prise de décisions en disposant des informations à jour et en temps réel.

✓Scalabilité, être implémenté progressivement et évoluer en fonction des besoins de l’organisation

✓Hébergement Saas et On-premise

✓Une équipe pour vous accompagner tout au long de votre démarche