Comment piloter de manière agile un projet d’administration ?
A Saint-Nazaire, le plan « Conjuguons nos énergies » voit le jour avec une ambition claire : déployer un projet d’administration autour de 8 axes et 78 actions concrètes. Un plan transversal, imaginé comme un levier d’agilité et d’expérimentation.
Mais très vite une question se pose : comment piloter efficacement ce plan sans sombrer dans la complexité des fichiers Excel et des allers-retours entre pilotes, référents et cheffe de projet ?
C’est pour suivre l’exécution du plan « Conjuguons nos énergies » qu’une réflexion autour de l’outillage est lancée.
Quels sont les enjeux de la mise en œuvre d’un projet d’administration de manière simple et fluide ?
Pour suivre le plan “Conjuguons nos énergies”, deux enjeux majeurs émergent très rapidement :
- un impératif de souplesse pour les référents d’axe qui ont besoin de mettre à jour les informations sans maîtriser l’outil dans ses moindres détails.
- un besoin de lisibilité et de synthèse pour l’équipe-projet avec une vision simple et graphique
« Initialement, j’avais prévu de suivre les axes, les objectifs et les actions dans un grand tableur excel. J’ai vite compris que ce tableau allait être immense, ingérable et trop complexe au niveau de son suivi. Strat monitor nous fait gagner du temps et de la sérénité. »
Sophie Martin, Cheffe du projet “Conjuguons nos énergies”
La solution : un outil facilitant le suivi partagé du projet d’administration
Concrètement, chaque référent :
- Gère son axe dans l’outil de suivi
- Alimente les fiches action avec des indicateurs simples : statut, météo, pourcentage d’avancement.
Les équipes prévoient de tester prochainement la revue de plans pour animer le pilotage du projet d’administration avec des rapports et des bilans d’étapes.
L’usage de Strat monitor à Saint-Nazaire a permis de constater plusieurs retours positifs concrets :
- Un seul outil pour piloter (au lieu d’une multitude)
- Gain de temps sur les phases de suivi actif
- Centralisation des données en un lieu unique standardisation des méthodes : utilisation d’une seule et unique fiche action, d’un même support pour l’avancée des actions
« Avant, chacun avait son propre outil. Aujourd’hui, on a une seule version du plan, à jour, visible pour tous. »
Sophie Martin – Cheffe du projet “Conjuguons nos énergies”
De l’expérimentation à un usage autonome pour le projet d’administration acte 2
Actuellement, les équipes de la ville et de l’agglomération de Saint-Nazaire anticipent la génération 2 du plan, avec une méthodologie inspirée des bonnes pratiques Virage group :
- garder la génération 1 des plans du projet d’administration comme trace historique
- créer la structure du nouveau projet d’administration de manière autonome
Les équipes de la ville et de l’agglomération de Saint Nazaire prennent leur autonomie sur l’outil Strat monitor, le futur est en construction, et il est déjà bien piloté.
