Sommaire
Enjeux du pilotage stratégique dans les collectivités
Les défis du pilotage stratégique
La solution mise en œuvre : Strat monitor
Des impacts mesurables et un ROI rapide
« On voulait que les directions puissent s’appuyer sur un cadre commun et clair pour prioriser, rendre compte, et avancer ensemble. Nous souhaitions respecter les spécificités de chaque démarche mais les réunir dans un cadre commun. »
Directrice du développement, Département de Novalis
Les enjeux du pilotage stratégique dans les collectivités
Imaginez un territoire fictif, le département de Novalis, inspiré de nos déploiements dans des collectivités.
Le Département de Novalis s’est engagé en 2023 dans une démarche ambitieuse de transformation du pilotage de l’action publique. Porté par une Direction Générale désireuse de fluidifier le pilotage des politiques publiques, de mieux prendre en compte leurs interdépendances et d’ancrer la culture de la preuve dans les pratiques, Novalis a rapidement identifié la nécessité de doter ses équipes d’un outil de pilotage stratégique.
Les difficultés étaient bien connues : foisonnement de tableaux Excel, dispersion et redondance des indicateurs, impossibilité de croiser les différents plans de mandat, plans internes, et projets transversaux. Le manque de vision d’ensemble freinait les arbitrages et alourdissait les processus internes. L’incapacité de porter la stratégie sur le terrain, au plus près des agents, en faisait un sujet limité à la Direction Générale.
C’est dans ce contexte qu’a été lancé le déploiement de Strat monitor, solution de pilotage des plans stratégiques.
Les défis du pilotage stratégique
Novalis a décidé de transformer ses méthodes d’évaluation de la performance et l’organisation de sa gouvernance. Trois enjeux principaux ont structuré la démarche :
Déclinaisons en feuilles de route :
Sur la base du Projet de Mandat, validé par les élus, chaque direction devait formaliser et suivre ses engagements dans un cadre unifié, en établissant, quand cela était pertinent, les liens avec le projet de mandature et les politiques transversales (RSE, PCAET, RH, etc.).
Animation collective :
Novalis souhaitait passer d’une logique de contrôle à une dynamique de dialogue entre directions et direction générale, via des revues stratégiques régulières.
Valorisation des données :
Novalis a affirmé la nécessité de maîtriser une bibliothèque d’indicateurs fiables, auditables et partagés pour appuyer les arbitrages budgétaires et stratégiques.
« Avant, chacun avait sa propre méthode. Aujourd’hui, on partage une même grammaire. »
– Responsable stratégie, Direction générale
La solution mise en œuvre : Strat monitor
La mise en place de Strat monitor a été conduite en plusieurs temps, avec un accompagnement étroit des équipes Virage group :
Modélisation des plans :
Aide à la structuration des feuilles de route par axes stratégiques, thématiques ou directions. Identification des actions élémentaires, du maillage entre plans et des liens avec les éléments structurants (plan de mandature / plan d’administration / schémas transversaux).
Montée en puissance progressive des indicateurs et métriques :
Identification d’indicateurs basiques (météo), simples et avancés en fonction des contextes. Gestion évolutive des indicateurs avec intégration des métriques transverses (ex. nombre de bénéficiaires RSA), mutualisation des données entre plans, et visualisation dynamique via widgets.
Collecte et campagne de mise à jour :
Déploiement de campagnes de collecte ciblées pour faciliter la remontée de données via des fiches des formulaires simplifiés.
Revue de plan & arbitrage :
Mise en œuvre de la fonctionnalité « alerte orage » pour la préparation budgétaire : les directions alertent en temps réel les risques d’atteinte des objectifs, permettant des décisions rapides en comité de direction.
« On a utilisé Strat monitor comme un baromètre opérationnel. Chaque lundi, mise à jour. Chaque vendredi, arbitrage. »
– Chargée de mission pilotage, DGD Autonomie
Des impacts mesurables et un ROI rapide
Les bénéfices observés ont été multiples, à la fois en termes d’organisation, d’efficacité et de gouvernance :
- +40% de taux de complétion des plans grâce à la simplification des mises à jour.
- Réduction de 70% du temps de préparation des comités de pilotage.
- Vision consolidée de l’avancement global des politiques publiques.
- Culture commune renforcée entre directions sur les objectifs stratégiques.
- Montée en compétence des référents via une ergonomie adaptée et l’accompagnement Virage.
« La valeur de l’outil, ce sont les questions qu’il fait émerger dans nos réunions. On pilote mieux car on dialogue mieux. »
– DGA, Territoires
Une dynamique collective en construction
Fort de cette première phase, Novalis projette d’élargir progressivement l’usage de Strat monitor à :
- La gouvernance des feuilles de route DGA (revues par direction).
- L’intégration des plans climat, plans RH, plans d’égalité, etc.
- Une liaison future avec Project monitor, solution de pilotage de portefeuilles de projets, pour mieux articuler pilotage stratégique et suivi de projets.
« Strat monitor n’est pas un outil de reporting. C’est un levier de transformation, à condition de s’en servir pour parler vrai. »
– Secrétaire général
Un département fictif. Des enjeux bien réels !
Qu’en pensez-vous ?
