Qu’est-ce que la planification de projet ?
La planification est l’un des piliers d’un projet réussi. Bien choisir ses outils permet de structurer les tâches, de visualiser l’avancement, d’anticiper les risques et d’assurer un pilotage fiable. Consultez notre article dédié pour approfondir le sujet.
Pourquoi s’équiper d’un outil de planification de projet ?
Un outil de planification ne sert pas uniquement à créer un planning. Il permet de :
- Structurer les tâches et jalons d’un projet
- Visualiser les dépendances et les priorités
- Anticiper les risques de retard
- Faciliter la collaboration entre les équipes
- Suivre l’avancement réel par rapport au prévisionnel
Lorsque les projets se multiplient ou deviennent transverses, la planification manuelle ou sur Excel atteint rapidement ses limites.
Les principales méthodes de planification de projet
Diagramme de Gantt
C’est un outil visuel qui permet visualiser un planning dans le temps.
Il représente les tâches à effectuer sous forme de barres horizontales, indiquant leur durée et leur période d’exécution prévue. Grâce à cela, il est facile de visualiser le planning du projet, les dépendances entre les tâches, ainsi que les éventuels retards ou chevauchements.
Cela facilite la coordination de l’équipe, l’identification des jalons clés et la prise de décisions éclairées pour respecter les délais.
Tableau Kanban
Le tableau Kanban est un outil simple et visuel pour planifier, suivre et gérer les tâches d’un projet, en favorisant la collaboration et l’efficacité de l’équipe.
Il se compose de colonnes représentant les différentes étapes du travail. Chaque tâche est représentée par une « carte » à déplacer d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de son avancement.
Il permet à l’équipe de visualiser rapidement l’état d’avancement du projet, les tâches en cours, terminées ou en attente. Cela facilite la coordination entre les membres de l’équipe et aide à détecter les éventuels blocages ou retards.
De plus, le tableau Kanban limite le nombre de tâches en cours simultanément, optimisant ainsi les priorités et évitant la surcharge de travail. En mettant en évidence les points bloquants, il permet d’améliorer le flux de travail et l’efficacité globale du projet.
C’est un outil pratique pour une gestion fluide et réussie des projets.
Feuilles de temps
Une feuille de temps est un outil où les membres de l’équipe enregistrent le temps passé sur chaque tâche ou activité liée au projet.
Cela permet de suivre et de documenter le temps réellement consacré à chaque aspect du projet.
Les données des feuilles de temps servent à créer des abaques de charge, simplifiant ainsi la planification de futurs projets. Les abaques utilisent les données historiques des feuilles de temps pour estimer le temps nécessaire aux tâches similaires dans les projets à venir.
Ces abaques fournissent des références utiles pour mieux planifier et estimer la durée des activités.
Matrice de risque
Une matrice de risque est un outil visuel simple qui classe les risques potentiels d’un projet. On les liste d’un côté et on évalue leur impact et leur probabilité de se produire de l’autre. En plaçant chaque risque dans la matrice, on identifie ceux qui sont les plus critiques et prioritaires.
Ainsi, l’équipe peut se concentrer sur la gestion des risques les plus importants pour assurer le succès du projet.
Chemin critique
La technique du Chemin critique (CPM) est une méthode de planification de projet qui identifie la séquence des tâches qui prennent le plus de temps à réaliser. Cela permet de déterminer la durée totale du projet et les tâches qui ne peuvent pas être retardées sans affecter la date de fin du projet.
Le Chemin critique aide à optimiser la planification en mettant en évidence les tâches critiques qui nécessitent une attention particulière pour respecter les délais du projet.
Work Breakdown Structure
Le Work Breakdown Structure (WBS), appelé « Structure de découpage du travail » (SDT) en français, est une méthode pour planifier un projet en le divisant en tâches plus petites et plus faciles à gérer. On découpe le projet en grandes étapes, puis on les subdivise en tâches spécifiques et réalisables. Ce découpage se poursuit jusqu’à ce que les tâches soient claires et détaillées pour être réalisées par l’équipe.
Le WBS est très utile pour organiser le projet de manière hiérarchique. Il permet d’avoir une vision d’ensemble du travail à accomplir et de définir clairement les responsabilités de chacun. Grâce à cela, on peut mieux estimer les délais, allouer les ressources nécessaires et suivre la progression du projet de manière efficace.
C’est un outil essentiel pour réussir la planification et l’exécution fluide des projets.
Comment choisir le bon outil de planification de projet ?
Choisir un outil de planification de projet dépend du nombre de projets à piloter, de leur complexité et du niveau de décision attendu.
Un outil de planification décrit une méthode ou une représentation visuelle (Gantt, Kanban, liste de tâches), tandis qu’un logiciel de pilotage de portefeuilles de projets (PPM) permet d’industrialiser ces outils et de les consolider à l’échelle d’une organisation.
Avant de comparer les solutions, il est essentiel de se poser les bonnes questions.
1. Combien de projets et d’utilisateurs ?
- 1 à 5 projets
→ Un outil simple de gestion de projet peut suffire (comme MS Project, Zoho Project, Monday.com, ou Clickup)
- Plusieurs dizaines de projets, équipes multiples
→ Un outil de pilotage de portefeuille de projets (PPM) devient nécessaire (comme Project monitor)
Lisez notre article dédié pour en savoir plus sur la différence entre les outils PPM et les outils de gestion de projet.
2. Quel niveau de complexité ?
- Planning simple, peu de dépendances
→ Tableau Kanban ou liste de tâches
- Projets structurés avec dépendances fortes
→ Diagramme de Gantt avancé, avec gestion des liens et des jalons
3. Quel besoin de pilotage ?
- Suivi opérationnel uniquement
→ Avancement des tâches et respect des délais
- Pilotage stratégique et arbitrage
→ Vision consolidée, priorisation des projets, aide à la décision pour les instances de gouvernance
4. Quelle collaboration ?
- Travail individuel ou équipe restreinte
→ Outil simple et autonome - Équipes transverses, multi-directions ou multi-sites
→ Outil collaboratif avec référentiel partagé et indicateurs communs
Il n’existe pas un seul “meilleur” outil de planification de projet, mais des outils adaptés à chaque contexte. Plus les projets sont nombreux, complexes et stratégiques, plus un outil PPM devient indispensable.
💡Un logiciel de PPM pour aller au delà du suivi d’un planning
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Lorsque les projets deviennent stratégiques, la planification doit être reliée :
- aux objectifs de l’organisation
- aux ressources disponibles
- aux priorités métiers
C’est dans ce contexte que des solutions comme Project monitor permettent de planifier, piloter et arbitrer efficacement les projets, tout en offrant une vision claire à tous les niveaux de décision.
Vous souhaitez voir comment structurer et planifier vos projets dans un outil adapté à votre organisation ?
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