Quels éléments doit-on inclure dans la planification du projet ?

Lorsque vous entrez dans la phase de planification de votre projet, établir le plan initial est une première étape cruciale. Mais qu’en est-il ensuite ? Quels éléments sont essentiels pour une planification de projet réussie ?

Dans cet article, nous allons vous présenter des astuces pour prendre en compte les éléments clés qui ne doivent pas être négligés.

Nous aborderons des aspects tels que l’allocation des ressources, l’organisation du calendrier, la structuration des tâches, la gestion des risques, et la communication des informations et des livrables.

En comprenant ces éléments, vous serez mieux préparé à élaborer une planification de projet solide ! Et en bonus nous vous donnons des exemples (issus de fonctionnalités disponibles sur le logiciel Project Monitor).

Les 5 éléments à inclure dans la planification de projets

Au début de votre planification de projet, vous allez commencer par établir le plan de projet, qui détaille les objectifs et le périmètre du projet. Ensuite, pour planifier au mieux vos projets, prenez en compte ces éléments :

• Estimez et affectez les ressources nécessaires.
• Déterminez les tâches et les livrables à réaliser. Hiérarchisez et déclinez les tâches en sous-tâches et organisez l’ordonnancement des tâches. 
• Définissez le calendrier avec les phases et jalons.
• Listez les risques et les moyens de les gérer.
• Réfléchissez aux moyens de communication à mettre en place pour piloter le projet.

Quels éléments doit-on inclure dans la planification du projet ?

Identifiez les membres de l’équipe nécessaires pour le projet, attribuez des rôles et des responsabilités, et assurez-vous que les compétences requises sont disponibles.

💡Astuce : un capacity planning vous permet de voir les disponibilités et sur-charges des ressources. Le capacity planning permet d’avoir une vision globale de la charge des ressources et de l’avancement du projet, lui permettant ainsi d’identifier et d’anticiper les besoins de son équipe. Cette vue lui permet de repérer les surcharges, les retards de planning, et autres éléments pertinents. Vous pouvez par exemple vous doter d’un capacity en ligne au sein d’un logiciel de gestion de portefeuille projets comme Project Monitor.

Respectez vos délais en organisant votre calendrier avec des phases et jalons

Créez un calendrier détaillé du projet en identifiant les tâches, les dépendances entre les tâches, les durées estimées et les dates d’échéance. Utilisez des outils de gestion de projet tels que des diagrammes de Gantt.

Structurez les tâches et pilotez votre kanban par priorités

Lors de cette étape de planification de projet, il s’agit de définir les tâches à accomplir pour chaque phase du projet.

Le Kanban permet de simplifier le travail d’équipe. Au sein d’un outil de gestion de portefeuille projet comme Projet Monitor, cette fonctionnalité permet de disposer d’une vue projet mais aussi « multiprojets » et « multi-utilisateurs ». 

Fonctionnalité phare, le tableau kanban permet une gestion des tâches projets visuelle et interactive. Dans une approche portefeuille projet, il est possible d’appliquer plusieurs filtres et vues différentes pour mieux analyser les indicateurs de suivi et piloter ses équipes. 

La vue par priorités permet de hiérarchiser les tâches et simplifier les analyses en comité de pilotage

La vue par état d’avancement permet d’afficher les tâches par statut

Identifiez les risques qui peuvent arriver dès les prémisses de votre planification de projet

La réussite d’un projet ne se limite pas seulement à sa réalisation, mais repose en grande partie sur une phase essentielle : la planification. Imaginez pouvoir définir clairement le chemin vers vos objectifs, mettre en place les ressources adéquates pour mener votre projet à bien et anticiper les obstacles.

Réfléchissez aux moyens de communication à mettre en place pour piloter les projets 

Organisez des réunions périodiques avec l’équipe du projet

Discutez des progrès, des défis, des objectifs et des prochaines étapes. Assurez-vous que ces réunions ont un ordre du jour clair et qu’elles sont documentées à l’aide de comptes-rendus.

Utilisez des plateformes de partage de fichiers

Des services de stockage en ligne sont pratiques pour diffuser et partager facilement les informations, tels que Dropbox, Google Drive ou SharePoint. Ils permettent de partager des documents, des rapports et des fichiers pertinents avec l’équipe du projet.

Créez des tableaux de bord de projet

Utilisez des tableaux de bord de projet pour visualiser les indicateurs clés de performance (KPIs) tels que l’avancement, les coûts, le calendrier et la qualité. Les tableaux de bord fournissent une vue d’ensemble en temps réel de l’état du projet.

Utilisez des outils de gestion de projet collaboratifs pour planifier, suivre et gérer les tâches, les ressources et les délais

Ces outils permettent également de partager des informations et de faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe.

Avec un logiciel de gestion de portefeuille projets comme Project Monitor, vous pouvez générer des rapports utiles lors de vos comités de pilotage. L’avantage est que vous pouvez avoir une vision sur le projet, mais aussi de manière plus macro sur l’ensemble du portefeuille projets. La fonctionnalité tableau de bord portefeuille de projets est utile pour chaque membre de votre organisation.

• Chef de projet : Disposez de tableaux de bord pour avoir une vue d’ensemble de tous les projets que vous supervisez. Suivez l’état d’avancement de chaque projet, la capacité des ressources et la situation budgétaire.
• PMO : Elaborez et disposez de tableaux de bord pour avoir une vue globale de l’ensemble des projets de l’entreprise. Fournissez des données fiables et objectives pour faciliter la prise de décisions stratégiques.
• Direction : Disposez d’indicateurs clés pour prendre des décisions éclairées et vous assurer de l’alignement des projets avec la stratégie de l’entreprise.

Vous pouvez également centraliser dans l’outil toutes les informations relatives aux projets : les comptes-rendus de rapport d’avancement, les fichiers, et aussi envoyer depuis l’outil ces informations directement par mail !

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