Schéma directeur informatique : Témoignage de la DSI Région Centre Val de Loire

Revivez les temps forts de ce témoignage exceptionnel. Un défi exigeant de concilier des « contraires » : une vision long terme quand chaque jour amène une exigence d’agilité et de reconfiguration. Et pour citer le DSI de la région, comment à la fois déployer largement le numérique tout en garantissant un SI sécurisé et énergétiquement sobre ?

Pourquoi 5 années ? C’est la durée du dernier Schéma Directeur des Systèmes d’Information de la Région Centre Val de Loire et c’est la durée du prochain. Ce témoignage vous emmène, de la genèse en 2016 à la clôture en 2021 du schéma directeur. Une séquence d’une incroyable richesse où le numérique a été investi de la responsabilité de la transformation, de mettre la collectivité dans les smartphones des citoyens, d’assurer la continuité de service quand tout le monde improvisait son salon en bureau et un numérique qui a élargi l’exposition aux malveillants.
C’est aussi la durée de la prochaine séquence qui sera nourrie des enseignements sur les enjeux de gouvernance, d’articulation entre projet, portefeuille et objectif stratégique. Bonne lecture…

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Les Speakers :
Frédéric DAUDIN – Directeur des Systèmes d’Information
Mireille BUSSON – Responsable du service études et applications 

Au programme de cet article :
Sondage sur le contexte du schéma directeur informatique : les objectifs et les enjeux
Immersion dans le schéma Directeur informatique 2017 – 2021 de la Région centre Val de Loire
Les enseignements de ces 5 années de Schéma directeur IT pour mettre le cap vers 2027

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Cas pratique avec la DSI Région Centre Val de Loire

Un schéma directeur du système d’information est un document stratégique, validé par les élus et la direction générale de la collectivité. Il vise à structurer à moyen terme (3 à 5 ans) la stratégie informatique de la collectivité.

La région Centre Val de Loire

• 7ème région par sa superficie​
• 10ème région au nombre d’habitants (3,371 millions d’habitants)​
• 6 départements : Cher (18), Eure-et-Loir (28)​
• Indre (36), Indre-et-Loire (37), Loir-et-Cher (41), Loiret (45)​
• 176 élus (RCVL + CESER) et 3 200 agents

La Direction des systèmes d’information

• MCO/MCS + évolution des Systèmes d’Information​ (hors aménagement numérique du territoire et numérique éducatif)​
• 26 agents répartis dans 3 services : Assistance, Applications, Infrastructures ​
• Une organisation « orientée usager »​
• 10 000 dossiers traités par an par le centre de services​
• 8 utilisateurs sur 10 satisfaits des services​

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Immersion dans le schéma Directeur informatique 2017 – 2021 de la Région centre Val de Loire

L’élaboration du Schéma directeur des SI 2017-2021
L’élaboration du Schéma directeur a débuté en 2016. 

La démarche d’élaboration s’est faite en 3 étapes, avec un pilotage par le comité de direction générale (CODIR) :

Etape 1 : L’audit de l’existant et le bilan du SI précédent

Les objectifs atteints en 2016 :

• Infrastructures
• Equipements
• Services
• Les points de faiblesse/progrès étaient au niveau :
• Informatisation
• Gouvernance
• Cybersécurité

Etape 2 : L’élaboration du schéma directeur. Sondage des besoins des différentes directions

4 ateliers ont été réalisés par la Direction Général déléguée afin d’interroger les besoins des différentes directions.
3 grands axes ont été fixés pour le Schéma directeur 2017-2021 :

• Une e-administration régionale performante
• Un système d’information agile sécurisé et adapté
• Le numérique au service des territoires

Etape 3 : La proposition des scénarii auprès du Comité de direction et des arbitrages pour lisser la charge de travail et les budgets

La dernière étape vise la priorisation des projets. En effet 80% des projets étaient à réaliser sur les 2 premières années !

Les ambitions du Schéma directeur des SI 2017-2021 :

• 84 projets répartis dans 3 axes et 14 programmes ​
• ​10 M€ d’investissements prévus sur 5 ans soit une moyenne de 2 M€ / an, avec une répartition des budgets par nature. 90% des investissements concernant de l’amélioration ou de la transformation.​
• ​12 119 j/h de charge de travail globale ​

Et ensuite ? Les enseignements de ces 5 années de Schéma directeur IT pour mettre le cap vers 2027

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Comment mieux piloter la gestion de portefeuille projets : cap sur un schéma directeur ‘stratégique’

La Région Centre Val de Loire a dû faire face à cette problématique : Quelles sont les différences entre gestion de projet, de programmes et de portefeuille ?

• Projet : une organisation temporaire créée dans le but de livrer un produit, un service ou un résultat unique
• Programme : projets connexes gérés de manière coordonnée pour obtenir des bénéfices non disponibles si on gère les projets individuellement
• Portefeuille : projets, programmes, activités gérés comme un ensemble afin d’atteindre les objectifs stratégiques

Tandis que les portefeuilles et les programmes se focalisent sur une vue plus générale des activités d’une entreprise, un projet est une initiative unique.

Les difficultés à gérer entre ces notions :

• Ne se basent pas sur les mêmes informations.
• Ne font pas appel aux mêmes compétences.
• Analyser un projet de manière unitaire ou dans le cadre d’un portefeuille ne conduit pas aux mêmes décisions.

Les besoins pour mieux piloter dans une logique de gestion de portefeuille projets :

• Disposer d’une vision stratégique
• Mettre en place des méthodologies pour assurer la cohérence entre les ambitions et la capacité à faire

Pour cela, ils se dirigent vers un Schéma directeur stratégique des systèmes d’information pour le prochain plan 2022-2027. Pour prendre en charge plus globalement les processus au niveau de la stratégie.

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Les objectifs du Schéma Directeur Stratégique des SI

• Un territoire de projets vers un projet de territoire
• Définir une feuille de route partagée avec les élus, les directions métiers et les structures associées (GIP)
• Une gouvernance et des moyens adaptés aux ambitions
• Une méthode pour aligner en permanence la feuille de route aux objectifs stratégiques et à la capacité à faire
• Réinterroger l’organisation des services qui s’occupent numérique, les missions des satellites (GIPs) et les compétences à mobiliser
• Une culture numérique à partager
• Penser en terme d’usage et non de technique (Big Data, IA…) => accompagner les métiers et les utilisateurs vers leur transformation (ambassadeur du numérique, référent SI métier, référent data,… ?)
• Une orientation centrée sur les usages et les usagers
• Placer l’usager (interne et externe) au cœur des transformations
•  L’objectif principal est de positionner la DSI comme fédératrice de compétences pour amplifier la création de valeur

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Les étapes pour la mise en place du schéma directeur IT

• Afin de mettre en pratique le schéma directeur, il est important de fédérer l’ensemble des parties prenantes au projet. Réaliser des réunions d’informations et des ateliers autour de l’importance du schéma directeur et de la transformation numérique est une bonne pratique. La Région Centre Val de Loire a organisé un calendrier d’élaboration de 2021 à 2023 pour préparer la mise en œuvre du SDSSI.
• T2 2021 – Séminaire avec la Direction générale : partage du bilan du précédent plan et partager cette volonté d’aller vers un schéma plus stratégique
• T3 2021 – Comité managers : Thématique autour de la transformation numérique sur une journée avec un travail d’élaboration collaboratif
• T1 2022 – Consultation AMOA : Sollicitation d’un cabinet de conseil pour accompagner sur le projet
• T3 2022 – Elaboration du SDSSI
• S1 2023 – Mise en œuvre SDSSI sur le premier semestre 2023.

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Questions/Réponses sur l’organisation de la Région Centre Val de Loire

Comment utilisez-vous le logiciel Project Monitor pour la gestion de portefeuille de projets ?

Nous nous appuyons sur le logiciel de gestion portefeuille project monitor Nouvelle fenêtre pour le suivi de l’avancement des projets, les revues de projets, le suivi d’activité des agents, le suivi global du portefeuille. Utiliser le logiciel pour soutenir les arbitrages fait parti des enjeux de notre prochain schéma directeur.

Qui anime le Schéma Directeur au sein de la DSI ? Avez-vous un PMO à la DSI ?

Nous avons une animation collégiale au travers de notre Bureau des projets hebdomadaire. La gouvernance se réunit tous les jeudi matin sur 4 thématiques : infrastructure, numérique, application et organisation. Chaque chef de service anime, suit, contribue. Pour l’instant la création d’un PMO est encore à l’étude.

Cybersécurité – est ce que le RSSI est rattaché à la DSI ou niveau plus ‘externe’ ?

Nous venons de recruter un Responsable de sécurité des systèmes d’information. Il sera rattaché à la Direction des SI, à l’avenir nous aurons surement une entité dédiée à la gestion des risques. Actuellement nous menons d’ailleurs un audit global des SI en lien avec l’agence national de sécurité des systèmes des informations.

Avez-vous été accompagné par une société de conseil ?

Oui nous étions accompagné par un cabinet de conseil pour construire les différentes étapes de l’élaboration du schéma directeur. Nous conservons cependant la mise en œuvre en interne notamment le suivi de la gouvernance.

Saisissez-vous le temps estimé reste à faire sur les projets ou activités ?

La saisie des temps passé est réalisée par les chefs de projet et les intégrateurs d’application. Pour le moment, pas de saisie des temps estimés.

Combien de projets arbitrés en 2017 pour démarrer en 2020 ont réellement été lancés en 2020 ?

Aucun projet n’avait été prévu pour être lancé en 2020. Néanmoins des programmes étaient planifiés de 2019 à 2021. Il est nécessaire de les identifier, pour y intégrer la charge associée. D’autre part, le SDSI évolue chaque année, puisque la feuille de route est actualisée en septembre pour planifier la FDR et le NP de l’année N+1.

Est-ce que la direction métier suit aussi l’évolution de la stratégie à l’aide de project monitor ou ont-ils accès à d’autres outils pour leur tableau de bord stratégique ?

Project Monitor est ouvert en consultation aux directions métiers concernant le portefeuille de projets du SDSI. La DSI promeut l’usage de PM pour d’autres besoins. Ainsi, la direction du patrimoine utilise PM pour planifier ses travaux de construction ou de rénovation du patrimoine bâti de la collectivité. Elle planifie avec PM la construction des 2 nouveaux lycées en Centre-Val de Loire. PM sert également au suivi des projets du programme Européen « LIFE_LETsGO4Climate » par l’équipe projet issu de la direction de l’environnement.

Comment utiliser vous PM pour la gestion de portefeuille de projets ? Avez-vous des pmo au sein de la collectivité ?

Le SDSI a été structuré en axe stratégique (=Portefeuille), axe opérationnel (=Programme) et projets. Un chargé de mission pilotage et qualité est rattaché directement au DSI (poste vacant actuellement).

Le questionnaire Séminaire DG de 2021 était avec toutes les directions ? Avec les DGA voire DGS ?

Un séminaire a été organisé avant l’été 2021 pour les membres de la Direction Générale (DGS+DGAs). Un comité des managers a été organisé en septembre avec les directeurs et chefs de services de la collectivité.

Est-ce qu’un SDSI sur 5 ans fait encore sens au regard de la vitesse de transformation de l’IT ?

Le travail d’élaboration du prochain SDSSI nous le dira. Toutefois, des projets pourraient être identifiés (réglementaires par exemple) à débuter dans 3 ans et sur une durée de 2 ans.

Comment gérez-vous les réorganisations internes (nouvelles directions / directions qui fusionnent / nouveaux services / …) ? comment gardez-vous l’historique des précédents SD reposant sur d’anciennes organisations ?

La gouvernance et notamment les comités de suivi systèmes d’information et numérique (COSSIN) ont été élaboré par sous SI métier et non pas en fonction de l’organigramme des services. Ce découpage nous permet d’adresser l’évolution des SI sans se préoccuper de l’organisation de la collectivité. Seuls les interlocuteurs changent.

Le schéma directeur est-il synchronisé avec le rythme des élections ?

Le SDSI 2017-2021 était calé sur la mandature précédente. Pour le prochain, la question de sa durée est posée.

Vous avez évoqué en introduction des scenarii qui composent votre SDSI : pouvez-vous nous en dire plus ?

Nous avons présenté deux scénarii à la DG : un scénario où nous tenions compte des souhaits des métiers, avec pour conséquence d’augmenter sensiblement le budget sur les 3 premières années (inclus externalisation) et un deuxième scénario où nous avons proposé un décalage du lancement des projets dans le temps, permettant de lisser la charge et le budget. C’est ce second scénario qui a été validé.

Les projets du SDN s’inscrivent forcément dans tous les projets de la Région (hors IT). Comment arbitrez-vous les priorités et les disponibilités des métiers en conséquence ?

Sur ce point nous avons besoin de nous améliorer. Nous manquons de formalisme pour faire arbitrer au mieux les conséquences de la décision de lancement d’un projet : charge, budget, changement, compétence…

Qui anime le Schéma Directeur au sein de la DSI ? Avez-vous un PMO à la DSI ?

La FDR de l’année N validé en septembre N-1 par la DG est suivi dans le cadre de 3 bureaux des projets : applications, infrastructures et numérique. Un 4ème sur l’amélioration des processus internes vient les compléter. Le BDP se réunit une fois par semaine le jeudi de 10h à 12h. Chaque BDP est animé par le responsable de service concerné. Un chargé de mission pilotage et qualité est rattaché directement au DSI (poste vacant actuellement) et vient en soutien des services et de la direction.

Vous disposez de 1000 postes informatiques pour 4000 comptes : comment gérez-vous les dotations matérielles de vos agents ? faites-vous appel à de la virtualisation ? qu’est-ce qui explique ce ratio 1/4 ?

Les agents des lycées ne sont pas dotés d’un matériel informatique. Des postes sont mis à leur disposition en libre-service dans chaque lycée. Chaque élu et agent (env. 1000 personnes) est doté d’un ordinateur portable, renouvelé tous les 5 ans. Pas de virtualisation de l’env. du poste de travail (en étude pour la salle de formation située au siège à Orléans).