Trello a conquis des millions d’équipes avec ses tableaux Kanban simples et ses cartes qu’on glisse d’une colonne à l’autre. Pour organiser les tâches d’une petite équipe, c’est souvent suffisant.
Mais dès qu’une organisation gère plusieurs projets en parallèle, avec des ressources partagées et une direction qui demande une vision d’ensemble, les limites apparaissent vite.
Pourquoi chercher une alternative à Trello ?
Les équipes qui cherchent une alternative à Trello ont dépassé son usage initial : gérer une liste de tâches devient insuffisant quand il faut arbitrer entre plusieurs projets, suivre des ressources partagées et produire un reporting fiable pour la direction.
Or Trello n’a pas été pensé pour cet cela.
Concrètement, trois manques reviennent le plus souvent chez les organisations qui nous contactent après avoir « fait le tour » de Trello.
- L’absence de vue consolidée : chaque tableau vit dans son coin, et personne n’a une vision globale de l’ensemble des projets en cours.
- L’absence de gestion des ressources : impossible de savoir si un chef de projet est déjà surchargé avant de lui confier une nouvelle mission.
- Le reporting reste largement manuel : beaucoup d’équipes continuent à exporter des captures d’écran de tableaux Trello dans un PowerPoint avant chaque comité de pilotage, ce qui prend un temps considérable et introduit des erreurs.
Ce n’est pas un problème propre à Trello : le même constat vaut pour n’importe quel outil de gestion de tâches pensé au niveau de l’équipe.
Le nombre de projets menés en parallèle par une organisation moyenne a nettement augmenté ces dernières années, souvent sans que les outils suivent.
On se retrouve avec des dizaines de tableaux Kanban, Excel ou Trello ouverts en même temps, chacun tenu à jour avec plus ou moins de rigueur, sans personne capable de dire en une phrase où en est vraiment le portefeuille de projets de l’organisation.
Trello convient-il pour piloter plusieurs projets à la fois ?
Trello n’est pas conçu pour le pilotage de portefeuille de projets.
C’est un outil de gestion de tâches en équipe, efficace pour un projet isolé ou un flux de travail simple, mais il ne propose ni consolidation multi-projets, ni arbitrage des priorités, ni vision stratégique.
Cette limite n’est pas un défaut de conception, c’est un choix de positionnement assumé par Trello depuis toujours : rester simple, quitte à laisser la gestion de portefeuille à d’autres outils.
Le problème se pose donc rarement pour une seule équipe qui suit ses propres tâches.
Il devient réel dès qu’une organisation cumule dix, vingt ou cinquante projets menés par des équipes différentes, avec des ressources qui se chevauchent et une direction qui doit décider lesquels prioriser.
Quand passer à du portefeuille de projets ?
Le signal est net : dès qu’on doit répondre à la question « quels projets arrêter ou prioriser cette année ? », un tableau Kanban ne suffit plus. Il faut un outil capable de consolider les données de plusieurs projets, de visualiser la charge des équipes et de produire un reporting exploitable en comité de direction, sans passer des heures à le reconstruire à la main.
C’est exactement ce moment de bascule que rencontrent beaucoup de PMO et de DSI : Trello (ou un outil équivalent) a bien fonctionné tant que les projets restaient isolés, mais devient un frein dès que la direction demande une vision consolidée du portefeuille.
Project monitor, l’alternative pensée pour piloter un portefeuille de projets
Qu’est ce que l’outil de PPM Project monitor ?
Project monitor Nouvelle fenêtre est un logiciel PPM (Project Portfolio Management) conçu pour centraliser, prioriser et piloter l’ensemble des projets d’une organisation, là où Trello s’arrête à la gestion des tâches d’une équipe.
Les différences sont les suivantes :
- Prioriser : évaluer et sélectionner les projets en fonction des priorités stratégiques, plutôt que de les lancer au fil de l’eau.
- Allouer : visualiser la charge planifiée face à la disponibilité réelle des équipes, pour éviter les conflits de ressources qu’aucun tableau Kanban ne peut anticiper.
C’est exactement ce que décrit Christophe Perrier-Cornet, Head of Group Logistics PMO : « Chaque mois, je m’assure qu’il y a une bonne adéquation entre la charge et les ressources sur les six à neuf prochains mois. Si une dérive ou un risque de surchauffe sont constatés, on peut rapidement prendre des décisions pour les éviter. » - Aligner : relier chaque projet aux objectifs stratégiques de l’organisation, avec une vision 360° mise à jour en temps réel plutôt que reconstruite à la main avant chaque revue.
Concrètement, cela se traduit par une planification en mode Gantt, une gestion des ressources croisant charge et disponibilité, un tableau de bord de reporting avec indicateurs et météo projets, et une gestion des demandes en amont pour arbitrer les idées de projets avant même leur lancement.
Ce que Trello ne propose à aucun moment, c’est l’accompagnement. Project monitor est édité par Virage group, éditeur et intégrateur français fort de 25 ans d’expérience, avec plus de 200 clients et un taux de renouvellement de 96 %. Ce chiffre compte parce qu’il traduit un choix assumé : le logiciel seul ne suffit pas, il est accompagné d’un conseil sur-mesure pour structurer la gouvernance projet, former les équipes et faire vivre les usages dans la durée. Les Mousquetaires, par exemple, mènent aujourd’hui leurs projets logistiques avec trois fois moins de ressources que leurs concurrents grâce à la rationalisation de leurs méthodes projets et au pilotage via Project Monitor. Le Département de la Haute-Savoie, de son côté, a réduit son temps de préparation comptable d’une journée à une heure après avoir abandonné ses fichiers Excel de suivi budgétaire.
Quels sont les avantages de Project monitor ?
Souveraineté numérique : vos données ne quittent pas la France
Hébergement local, conformité RGPD, choix entre SaaS et on-premise. Un pilotage souverain, sans dépendre d’un cloud étranger pour vos projets stratégiques.
Un accompagnement français, pas un support générique
Chaque étape de la mise en œuvre est portée par des équipes françaises qui connaissent les réalités du PMO, pas par un support depuis l’étranger. Vous ne serez jamais seul face à l’outil.
Un partenaire qui édite et qui intègre
Nous éditons Project monitor et le connectons à votre système d’information : SAP, Microsoft Teams, Zapier, Lucca, Jira, Qlik et EasyVista…
VIA, votre temps de synthèse en moins
VIA rédige vos comptes-rendus de revue de portefeuille en quelques secondes et résume en un clic les fils d’échange les plus longs. La synthèse est automatique, et la décision reste la vôtre.
Comment choisir entre Trello et une alternative comme Project monitor ?
Le critère de décision le plus fiable reste le nombre de projets à piloter en simultané et le niveau de reporting attendu par la direction. Une équipe qui gère un seul projet avec une liste de tâches claire n’a probablement pas besoin de changer d’outil : Trello fait très bien ce pour quoi il a été conçu.
En revanche, dès que plusieurs signes apparaissent ensemble, c’est le signe qu’il faut monter en gamme vers un outil de pilotage de portefeuille :
- plus de cinq ou dix projets actifs en même temps ;
- des ressources partagées entre plusieurs équipes, avec des risques de surcharge non anticipés ;
- une direction qui demande un reporting régulier et fiable, pas une compilation manuelle avant chaque comité ;
- des projets qui avancent sans qu’on sache vraiment où ils en sont, ni s’ils servent encore les priorités du moment.
Passer par un outil intermédiaire de type Work OS (Asana, Monday.com, ClickUp) peut suffire un temps, mais ces solutions restent, comme Trello, centrées sur la tâche plutôt que sur le portefeuille. Le passage à un logiciel PPM comme Project Monitor devient pertinent quand cette limite commence à coûter du temps, ou pire, à faire prendre de mauvaises décisions faute de visibilité.
En un coup d’oeil les différences entre Trello et Project monitor
| Fonctionnalité | Project monitor | Trello |
|---|---|---|
| Tableau de tâches | ✓ | ✓ |
| Vision portefeuille | ✓ | ✗ |
| Priorisation par la valeur | ✓ | ✗ |
| Suivi budgétaire | ✓ | ✗ |
| Gouvernance PMO | ✓ | ✗ |
| Hébergement | ✓ France | Hébergement Europe possible, mais réservé à l’offre la plus chère |
| RGPD | ✓ Conforme RGPD | Conforme RGPD, mais présentée comme une responsabilité partagée avec le client |
| Résumé de revue de portefeuille (IA) | ✓ VIA | ✗ |
Plus de 200 organisations pilotent déjà leur portefeuille avec Project monitor
Questions fréquentes sur les alternatives à Trello
Existe-t-il des alternatives gratuites à Trello ?
Oui, plusieurs outils de gestion de tâches proposent une offre gratuite comparable à Trello, avec des tableaux Kanban et des fonctionnalités collaboratives de base (Monday , Asana…). Ces offres restent toutefois limitées dès qu’il s’agit de piloter plusieurs projets à la fois : la gestion de portefeuille demande généralement une solution dédiée.
Quelle est la meilleure alternative française à Trello ?
Project monitor, édité par Virage group, est une solution 100 % française pensée pour le pilotage de portefeuille de projets, une forte communauté d’utilisateurs et un accompagnement et un support humain basé en France qui distingue l’offre des éditeurs internationaux.
Project monitor remplace-t-il Trello ?
Project monitor ne cherche pas à concurrencer Trello sur son terrain, la gestion de tâches simple. Il répond à un besoin différent : donner à une organisation la vision consolidée de son portefeuille de projets, avec priorisation, allocation des ressources et reporting, que Trello ne propose pas.
