Interview de Christophe Besson, Chef de projet à la Direction Informatique et Numérique du Conseil Régional d’Occitanie.
La Région Occitanie mène un vaste programme d’investissement pour moderniser et développer son patrimoine immobilier, notamment dans le domaine de l’enseignement.
Face à l’ampleur des projets à piloter, la collectivité a choisi de s’appuyer sur un logiciel de gestion de projets immobiliers partagé entre la Direction du Patrimoine Immobilier et la Direction de l’Informatique et du Numérique (DIN).
Ce projet illustre comment un outil de pilotage commun peut permettre de structurer la gestion d’opérations complexes et de mutualiser les pratiques de gestion de projet entre directions.
Un programme d’investissement important pour les lycées
La Région Occitanie porte un programme d’investissement d’un milliard d’euros Nouvelle fenêtre pour accompagner le développement et la modernisation des établissements d’enseignement.
Ce programme concerne notamment les 225 lycées publics du territoire, qui accueillent près de 183 000 lycéens. L’objectif est d’assurer la qualité et la pérennité de ces infrastructures tout en répondant aux besoins d’accueil et aux enjeux énergétiques.
Les investissements engagés couvrent plusieurs types d’opérations :
- la construction ou l’extension de lycées
- la rénovation et la restructuration de bâtiments existants
- l’amélioration de la performance énergétique
- la mise en accessibilité des établissements.
La gestion de ces opérations nécessite un pilotage rigoureux et une vision claire de l’avancement des projets.
Structurer la gestion des opérations immobilières
La Région Occitanie gère un patrimoine immobilier important et pilote de nombreux projets liés à ses infrastructures : construction de bâtiments, rénovation d’équipements existants, travaux d’entretien ou encore mise aux normes.
Ces projets nécessitent un pilotage rigoureux, notamment pour :
- produire des reportings réguliers.
- suivre l’avancement des opérations
- coordonner les différents acteurs impliqués
- maîtriser les délais et les budgets
De son côté, la DSI gère également un portefeuille important de projets numériques et techniques, avec des problématiques similaires de pilotage et de coordination.
Les deux directions ont donc identifié un besoin commun : structurer la gestion de leurs projets grâce à un outil partagé.
Capitaliser sur l’expérience de la Direction de l’Informatique et du Numérique
Lorsque la direction immobilière a engagé cette démarche en 2022, elle a pu s’appuyer sur l’expérience de la Direction de l’Informatique et du Numérique (DIN).
Depuis 2018, la DIN utilisait déjà le logiciel Project monitor Nouvelle fenêtre pour piloter ses projets informatiques. Cette expérience a permis d’envisager une mutualisation de l’outil entre les deux directions.
La Direction du Patrimoine Immobilier a ainsi pu capitaliser sur les acquis de la DIN, tant sur la solution elle-même que sur les pratiques de gestion de projet associées.
Un logiciel de gestion de projets pour piloter opérations immobilières et projets IT
Plutôt que de multiplier les outils, la Région Occitanie a fait le choix de mutualiser un logiciel de gestion de projets utilisé à la fois par la direction de l’immobilier et par la DSI : Project monitor Nouvelle fenêtre.
Cette approche permet de :
- structurer les projets selon une méthodologie commune
- centraliser les informations dans un référentiel unique
- faciliter la collaboration entre directions
- améliorer la visibilité sur l’ensemble des projets.
Le logiciel devient ainsi un outil de pilotage transversal, capable de répondre aux besoins de plusieurs directions.
Une vision consolidée pour piloter les projets
La mise en place de cet outil de PPM permet aujourd’hui aux équipes de disposer d’une vision consolidée des projets.
Les responsables peuvent visualiser l’ensemble des projets en cours, suivre leur avancement et produire des tableaux de bord facilitant le pilotage.
Cette visibilité renforce la capacité de la Région à suivre ses opérations immobilières et à accompagner ses programmes d’investissement.
Un outil au service de la gouvernance des projets
Au-delà du suivi opérationnel, le logiciel de gestion de projets contribue également à renforcer la gouvernance des projets immobiliers et numériques.
En mutualisant un même outil entre la Direction du Patrimoine Immobilier et la DIN, la Région Occitanie a ainsi pu structurer durablement ses pratiques de gestion de projet et améliorer la coordination entre les équipes.
Focus : comment Project monitor facilite la gestion des opérations immobilières
La gestion d’opérations de construction ou de rénovation implique de nombreux acteurs, des budgets importants et des échéances à respecter. Pour structurer ce pilotage, certaines organisations choisissent de s’appuyer sur un logiciel PPM (Project Portfolio Management) comme Project monitor Nouvelle fenêtre.
La solution permet de centraliser l’ensemble des informations projets et de suivre toutes les étapes d’une opération immobilière, de l’étude de faisabilité à la livraison.
Structurer les différentes étapes des opérations
Avant de lancer un projet de construction ou de rénovation, il est essentiel de définir clairement :
- les objectifs du projet
- les exigences fonctionnelles
- le budget et les délais
- les performances attendues.
Avec Project monitor, les équipes peuvent structurer leurs projets en phases, jalons et livrables, et suivre leur avancement dans un environnement unique.
L’outil permet notamment de :
suivre les dépendances entre les activités.
définir les différentes phases du projet
visualiser le planning grâce à des diagrammes de Gantt
Centraliser toutes les informations projet
Les opérations de construction mobilisent de nombreux acteurs : équipes internes, bureaux d’études, architectes, entreprises de travaux ou encore partenaires institutionnels.
Un logiciel de gestion de projets permet de centraliser les informations et les documents liés aux projets.
Avec Project monitor, les équipes peuvent :
- stocker et partager les informations projets
- structurer les tâches et responsabilités
- suivre les décisions prises lors des réunions de projet.
Cette centralisation facilite l’accès à l’information et améliore la coordination entre les équipes.
Faciliter la communication et la collaboration
Une communication claire et régulière est essentielle pour assurer le bon déroulement des projets de construction.
Grâce à Project monitor, les équipes peuvent :
- suivre l’avancement des tâches via un Kanban collaboratif
- envoyer des notifications et alertes aux membres du projet
- partager des comptes rendus et des informations clés.
Ces fonctionnalités permettent de renforcer la collaboration entre les différentes parties prenantes.
Anticiper les dérives et piloter les risques
Les projets immobiliers peuvent être confrontés à différents risques : retards, dépassements budgétaires ou contraintes techniques.
Project monitor permet de suivre ces éléments grâce à :
- des indicateurs de pilotage
- des revues de projet
- des tableaux de bord synthétiques.
Les responsables peuvent ainsi identifier rapidement les points d’attention et mettre en place des actions correctives.
Disposer d’une vision globale du portefeuille de projets
Au-delà du suivi d’une opération individuelle, l’outil permet également de disposer d’une vision consolidée de l’ensemble des projets.
Les organisations peuvent ainsi :
- visualiser leur portefeuille d’opérations
- prioriser les projets
- suivre l’allocation des ressources
- piloter les budgets et les délais.
Cette approche permet de renforcer la capacité des organisations à piloter leurs programmes d’investissement.
Chez Virage Group, nous accompagnons depuis plus de 20 ans les organisations publiques et privées dans la mise en place d’outils et de méthodes pour piloter leurs projets, leurs portefeuilles et leurs plans stratégiques.
Nos solutions sont notamment utilisées par des collectivités, des organismes publics et des acteurs de l’immobilier pour suivre leurs opérations de construction, de rénovation ou de transformation des infrastructures.
