La Direction de l’Immobilier et la Direction Informatique de la région Occitanie mutualisent leur outil PPM
Interview de Christophe Besson, Chef de projet à la Direction Informatique et Numérique du Conseil Régional d’Occitanie.
Découvrez comment l’Occitanie pilote, non pas une, mais toutes ses opérations avec une plateforme unique de Gestion de Portefeuille Projets.
Avancement, pilotage financier, échange entre les parties prenantes, suivi du Schéma d’Aménagement.
En centralisant les suivis des opérations, l’Occitanie prend de la hauteur pour éclairer ses décisions.
Quand la Direction du Patrimoine Immobilier a voulu se doter d’un logiciel de gestion d’opérations, la DSI leur a présenté le logiciel utilisé pour leurs projets IT : Project Monitor.
Dans cet article :
- Comment les services DIN & DPI de la Région Occitanie organisent la gestion de leurs projets ?
- Focus sur la mise en place au sein de la DPI : Pourquoi passer à un logiciel PPM – Project portfolio Management – pour piloter des opérations de construction et de rénovation ?
La Région Occitanie est la deuxième plus grande région de métropole. Elle regroupe 13 départements du sud-ouest de la France. La mission principale du conseil régional est de déterminer les orientations stratégiques et les politiques publiques pour le développement et l’aménagement de la région. Ses missions recouvrent aussi bien l’économie, le transport, l’environnement, l’éducation, la culture et la solidarité.
Comment les services DIN & DPI de la Région Occitanie organisent la gestion de leurs projets ?
La Direction du Patrimoine Immobilier (DPI) dispose d’équipes sectorisées en charge des travaux neufs ou de réhabilitation dans les lycées
Typologies principales des opérations menées :
- Neufs et extension
- Rénovation/Restructuration
- Accessibilité
- Energie
- Sécurisation
- Maintenance
La Direction de l’Informatique et du Numérique (DIN) est orienté sur 5 axes
Typologies principales des projets menées :
- La gestion de l’environnement de travail (bureau mobile)
- La gestion de l’infrastructure technique réseau interne
- La gestion documentaire et archives
- La gestion des données (SIG et BO)
- La gestion logiciel SI études métiers et ressources où se réalisent les projets
Cette dernière gère 150 applications en gestions (progiciel et sur étagère)
Utilisation de Project Monitor pour le suivi des opérations au sein de la DPI :
- Gestion du planning
- Suivi des budgets avec interface Grand Angle
- Gestion des risques
- Suivi des tâches
- Rédaction de compte rendus d’avancement
- Réalisation de revues de portefeuille
Utilisation de Project Monitor pour la gestion des projets IT au sein de la DIN :
- Analyse de valeur
- Gestion du planning
- Gestion des risques
- Rédaction de compte rendus d’avancement
- Réalisation de revues de portefeuille
FOCUS SUR LA MISE EN PLACE DE PROJECT MONITOR POUR LA GESTION DES OPERATIONS DE BATIMENT
Quels sont les enjeux de la Direction du Patrimoine Immobilier public ?
Le service DPI – Direction du Patrimoine Immobilier – assure la conduite d’opérations immobilières, de leur phase de programmation jusqu’à la fin de leur garantie de parfait achèvement : opérations de reconstructions de collèges publics et de bâtiments départementaux, opérations d’extensions de collèges publics et de bâtiments départementaux, opérations de réhabilitations de collèges publics et de bâtiments départementaux : réhabilitations énergétiques, fonctionnelles, techniques…ainsi que de la prise en charge de toutes les thématiques nécessaires à la bonne conduite de ces opérations : techniques, administratives, juridiques et financières.
A la Région Occitanie, la DPI gère particulièrement les projets de construction et rénovation de lycées. La Région Occitanie décide de renouveler son Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI), sur la période 2021-2027 Nouvelle fenêtre. Un milliard d’euros d’investissement pour les établissements d’enseignement.
Il concernera notamment les 225 lycées publics accueillant 183 000 lycéens, dont la Région se doit d’assurer la qualité et la pérennité. Pour ce faire, 800 millions d’euros vont être investis d’ici à 2027 pour :
- La construction ou l’extension de 8 lycées, pour un montant de 175 millions d’euros. Concrètement, il s’agira de la construction de deux nouveaux lycées, l’un au nord de Toulouse, d’une capacité de 1 500 élèves, l’autre à l’est de Montpellier, de la même capacité.
- la restructuration de lycées, la poursuite des opérations de mise en accessibilité, l’amélioration des performances énergétiques des bâtiments, matérialisant l’ambition énergétique de la Région.
Pourquoi passer à un logiciel PPM – Project portfolio Management – pour piloter des opérations de construction et de rénovation ?
Quand la Direction du Patrimoine Immobilier a voulu se doter d’un logiciel de gestion d’opérations en 2022, la DIN leur a présenté le logiciel déjà utilisé depuis 2018 pour leurs projets IT : Project Monitor. Ils ont pu capitaliser sur les acquis de la Direction de l’Informatique et du Numérique.
Projets informatiques ou opérations immobilières, les fondamentaux de gestions de projets se sont alignés avec les bienfaits de l’outil PPM : Suivi des échéances, des budgets, des risques, animation de la gouvernance.
Quels sont les bénéfices liés à l’utilisation de Project Monitor pour la gestion des opérations de bâtiment ?
La gestion de projets de construction peut être complexe, mais voici quelques conseils pour la faciliter avec le logiciel PPM Project Monitor :
Définissez clairement les étapes des opérations
Avant de commencer un projet de construction, il est essentiel de définir clairement les objectifs, les exigences et les attentes. Cela inclut la compréhension des besoins du client, la définition du budget, des délais et des performances attendues.
- Ne perdez plus de temps et d’énergie à jongler entre plusieurs logiciels. Pilotez les aspects de vos projets de construction dans un seul outil.
- De la planification budgétaire, à la gestion des ressources en passant par la gestion des risques, vous disposez d’un ensemble de modules complets paramétrables.
Avec Project Monitor, vous pouvez piloter la gestion des ressources et leurs disponibilités.
Les opérations de construction impliquant un grand nombre d’acteurs : centralisez, stockez et hiérarchisez toutes les informations projet au même endroit !
- Une communication claire et régulière est essentielle pour faciliter la gestion du projet de construction. Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont informées des progrès, des changements et des problèmes éventuels.
- Encouragez la collaboration entre les membres de l’équipe et favorisez un environnement de travail ouvert et transparent. Avec Project Monitor, communiquez via les tâches du Kanban en responsabilisant les collaborateurs, envoyez des alertes sur leur boite mail et écrivez des comptes-rendus.
Suivez toutes les phases de la gestion d’opérations de construction et anticipez les dérives
- Élaborez un plan détaillé du projet, en identifiant les différentes phases, les activités, les dépendances, les ressources nécessaires et les échéanciers. Utilisez des outils de gestion de projet tels que des diagrammes de Gantt pour visualiser et suivre le planning du projet. La planification détaillée aide à anticiper les problèmes potentiels et à prendre des mesures appropriées. Project Monitor vous permet de définir des phases et des jalons avec dépendances.
- Disposez d’une vision structurée, simplifiée et consolidée de votre portefeuille de projets.
Identifiez les risques potentiels associés au projet de construction et mettez en place des mesures pour les gérer
- Avec les indicateurs de suivis et les revues de projets, établissez un plan de gestion des risques qui inclut une évaluation régulière des risques, des stratégies d’atténuation et des solutions de secours en cas de problème.
- De l’étude de faisabilité à la clôture des projets, suivez toutes les étapes des projets pour accélérer leur délivrabilité. Disposez de tableaux de bord synthétiques et d’indicateurs pour visualiser en un clin d’œil la santé de vos projets (météo projet …)
En appliquant ces conseils, vous pourrez faciliter la gestion de vos projets de construction et augmenter vos chances de les mener à bien dans les délais, les coûts et les normes de qualité prévus.
OUTIL DE PILOTAGE BATIMENT INFRASTRUCTURE
Pilotez efficacement vos opérations de construction pour livrer dans les temps
Piloter efficacement vos opérations de construction et les livrer dans les temps est un véritable défi. Pour y faire face, il est essentiel d’avoir une vision globale et transverse de l’ensemble de vos projets. Grâce à une gestion de portefeuille de projets optimisée, vous pourrez maximiser l’efficacité de vos opérations et respecter les délais et les budgets impartis. Nous accompagnons les OPH, Collectivités, Cabinets et Promoteurs dans le pilotage de leurs opérations de construction ou rénovation.
