Schéma directeur : comment l’élaborer et le piloter efficacement ?

Qu’est-ce qu’un schéma directeur ?

Un schéma directeur est un document stratégique qui définit la trajectoire d’une organisation sur plusieurs années, en alignant ses projets, ses ressources et ses priorités avec ses objectifs.

Il permet de structurer les grandes orientations, de prioriser les projets, de planifier les investissements et de coordonner les différentes directions.

Dans un contexte de transformation ou de système d’information, le schéma directeur sert de cadre de référence pour piloter les projets et assurer leur cohérence dans le temps. Ce pilotage s’appuie souvent sur des outils dédiés, comme un outil PPM (Project Portfolio Management), permettant de suivre et prioriser plusieurs projets en parallèle.

Nous vous proposons 20 conseils pour mener à bien votre schéma directeur. 

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Les étapes du pilotage :  

• Les quatre niveaux de maturité de pilotage
• Comment évaluer la maturité de votre organisation projet ?
• Les conseils pour améliorer le pilotage de votre schéma directeur en activant 5 leviers
• La matrice pour booster votre pilotage du schéma directeur et de ses projets

Ces 20 conseils sont proposés par une experte en pilotage qui accompagne au quotidien des directions générales, des direction métiers et des directions informatiques. Cet article reprend les temps forts de la conférence « Comment faire prendre la feuille de route à ses projets » (accessible en replay) Nouvelle fenêtre, co-animé avec Céline GUIHOU – Directrice Conseil Pilotage et PMO – Noveane Groupe Scalian, cabinet expert en transformation numérique.

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Comment élaborer un schéma directeur ?

Avant de parler de pilotage il est important de comprendre comment élaborer votre schéma directeur. L’élaboration d’un schéma directeur repose sur une démarche structurée, qui permet de passer d’un état des lieux à une vision cible alignée avec les objectifs de l’organisation.

Elle se déroule généralement en 5 grandes étapes :

1. Analyser l’existant

La première étape consiste à dresser un état des lieux complet :

• organisation et processus
• outils et systèmes en place
• performance actuelle
• contraintes et points de blocage

Cette analyse permet d’identifier les écarts entre la situation actuelle et les besoins futurs.

2. Définir la vision et les objectifs

Il s’agit de clarifier les ambitions de l’organisation :

• objectifs stratégiques
• priorités métiers
• axes de transformation

Le schéma directeur doit être aligné avec la stratégie globale pour garantir sa pertinence.

3. Identifier les projets structurants

À partir des objectifs, il faut définir les initiatives nécessaires :

• projets de transformation
• évolutions des systèmes
• optimisations des processus

Ces projets constituent le socle du futur portefeuille.

4. Prioriser et construire la feuille de route

Tous les projets ne peuvent pas être menés simultanément, il faut donc :

• prioriser les initiatives
• arbitrer les ressources
• planifier les actions dans le temps

Cette étape permet de construire une feuille de route claire et réaliste.

5. Mettre en place une gouvernance

Enfin, il est essentiel de structurer le pilotage :

• instances de décision
• indicateurs de suivi
• rôles et responsabilités

Cette gouvernance permet de suivre l’avancement et d’ajuster la trajectoire.

Quelle durée pour élaborer un schéma directeur ?

L’élaboration d’un schéma directeur prend généralement entre 3 et 9 mois, selon :

• la taille de l’organisation
• la complexité des systèmes
• le nombre de parties prenantes

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Pilotage du schéma directeur : commencez par l’évaluation de votre niveau de maturité en pilotage de projets

Quatre niveaux de maturité de pilotage des projets

En observant des centaines de cellule de pilotage, le cabinet Noveane a établi un modèle de maturité de pilotage à quatre niveaux. Ce modèle s’appuie, avant tout sur des retours de terrains observés dans des directions des systèmes d’information. Il repose sur quatre typologie de marqueurs de maturité :

• les modalités d’élaboration du schéma directeur (ou feuille de route numérique) (construction par direction, déclinaison de la stratégie, …)
• les process de prise de décision sur le lancement des projets (instance ad-hoc, comité de direction, comité stratégique, …)
• les fonctions mises en place dans l’organisation pour le pilotage des projets (PMO de direction, manager polyvalent, PMO d’entreprise)
• les outils utilisés pour le suivi de la mise en oeuvre des projets (approche bureautique, logiciel de gestion de projet, plateforme complète de Project Portfolio Management, …)

Ces marqueurs permettent de définir quatre niveaux de maturité :

Comment évaluer la maturité de votre organisation en pilotage de projets ?

Comment savoir quel est votre niveau de maturité ? En première approche, vous pouvez regarder combien de marqueurs de niveau de maturité vous pouvez cocher pour votre organisation. Si vous répondez positivement à trois points sur quatre, alors vous validez le niveau. Alors quel est votre niveau ?

Les marqueurs de maturité du niveau élémentaire :

• Feuille de route non formalisée, ce qui n’empêche pas la réalisation de projets sur le terrain
• Décision des lancements de projet par le Top Management, en s’appuyant sur la liste des projets en cours, avec une logique d’étude de la capacité à faire
• Comitologie purement opérationnelle, liée au projet. Seuls les projets stratégiques ou importants sont mis en visibilité auprès du Top Management
• Outillage « low code » bureautique

Les marqueurs de maturité du niveau intermédiaire :

• Feuille de route formalisée par Direction (souvent par la Direction IT, mais les autres Directions peuvent également entreprendre cette élaboration).
• Seuls les projets menés par cette Direction sont identifiés, sans mettre en évidence les adhérences avec les projets des autres Directions.
• Comitologie opérationnelle pour chaque projet, mais également une comitologie de type portefeuille de projets par Direction.
• Les prémices de la Fonction PMO apparaissent.
• Outils de gestion de projets mis en place.

Les marqueurs de maturité du niveau avancé :

• Chaque Direction élabore sa Feuille de Route en co-construction avec les autres Directions de l’entreprise. La compilation donne la feuille de route de l’entreprise, mettant en lumière les adhérences des projets entre Directions.
• Comitologie Projet et portefeuille de projets par Direction, une comitologie plus globale voit le jour à un niveau plus haut dans l’organisation pour challenger l’éligibilité des futurs projets au regard de cette feuille de route globale (logique Bottom – Up).
• Fonction e-PMO en place pour piloter cette éligibilité, mais également les portefeuilles par Direction, en assurant notamment la mise sous contrôle des budgets et de la capacité à faire. Les PMO Direction ont la sensibilité du respect de l’alignement stratégique mais il n’existe pas encore de PMO d’entreprise.
• Outillage dédié au pilotage du portefeuille projets (appelé aussi PPM – portfolio project management)

Les marqueurs de maturité du niveau expert :

• Feuille de Route de l’entreprise élaborée à partir des enjeux stratégiques exprimés et partagés par le Top Management auprès des Directions qui s’appuient pour en construire leur propre feuille de route avec adhérences entre Directions (logique Top-Down).
• Les enjeux stratégiques de l’entreprise influent sur l’éligibilité des futurs projets. La comitologie dédiée va challenger les priorités des projets et être en capacité de décider de ne pas lancer certains projets ou d’en déprioriser d’autres.
• Fonction PMO établie à différents niveaux de l’organisation, pilote l’éligibilité, mais également les portefeuilles par Direction, en assurant notamment la mise sous contrôle des budgets et de la capacité à faire, mais s’assure surtout du bon alignement des projets lancés au regard des enjeux stratégiques de l’entreprise.
• Outillage PPM avancé et déployé aussi bien auprès des « métiers » que des réalisateurs. Intégrations avancées au SI pour une couverture « data » exhaustive

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Comment améliorer le pilotage du schéma directeur et de ses projets ?

Pour améliorer la maturité de votre organisation en pilotage de projets, nous avons identifié 5 leviers de progrès sur lesquels se concentrer :

1. Méthodologie : la méthodologie projet au sein de l’organisation
2. KPI : les indicateurs de pilotage
3. Gouvernance : aligner la stratégie avec l’opérationnel
4. Comitologie : la mise en place de points de suivi et de décision
5. Outils : les outils utilisés pour piloter les projets & portefeuille

Cinq conseils pour le niveau de maturité élémentaire en pilotage projets

💡 Les leviers à activer pour améliorer votre niveau en pilotage de projets à ce stade :

• Méthodologie : Veillez à responsabiliser les Chefs de Projet tout en maintenant l’autonomie. Par exemple leur dire ce que l’on attend d’eux en pratiques de pilotage avec une fiche de fonction.
• KPI : Disposer d’indicateurs de pilotage Projet simples et efficaces (planning, budget, ressource…)
• Gouvernance : Élaborer une liste de projets suivis par le « Top Management », avec un suivi sur les KPIS d’avancement
• Comitologie : Encourager la projection, à minima sur les 3 mois à venir, plutôt que la photo » de l’existant
• Outils : Laisser les Chef de projets autonomes dans leurs outils, mais proposer un modèle unique de type « Fiche Avancement Projet ».

Pour améliorer le niveau de pilotage projets élémentaire, il est nécessaire d’établir le cadre d’avancement projet avec une vue synthétique. Il va reprendre notamment l’état d’avancement du projet, les faits marquants, les risques… Vous pouvez proposer aux Chefs de Projets un template unique de type « Fiche Avancement Projet ». Cela va ainsi faciliter les reportings sur les projets. J’avais notamment accompagné un acteur du secteur bancaire, une DSI d’une trentaine de personnes. Il leur manquait un cadre de pilotage. Nous avions élaboré une méthodologie de gestion de projet, à laquelle les chefs de projets ont été formés et coachés sur le terrain. En parallèle nous avions déployé un tableau de bord harmonisé et unifié avec des indicateurs sur le planning, le budget, les risques… Ainsi les informations été remontées au « top management » avec une meilleure visibilité sur les projets et des automatismes. En 3 mois, le top management a été éclairé avec un tableau de bord unifié !Céline GUIHOU – Directrice BU Pilotage et PMO – Noveane Groupe Scalian

Cinq conseils pour le niveau de maturité intermédiaire en pilotage projets

💡 Les leviers à activer pour améliorer votre niveau en pilotage de projets à ce stade :

• Méthodologie : Insuffler la dynamique de pilotage de portefeuille au travers d’une vue consolidée des projets par Direction
• KPI : Approfondir le pilotage des projets via le plan capacitaire et la gestion du budget (photo et atterrissage)
• Gouvernance : Fixer le cadre du jeu (rôles et responsabilités) des PMO en tant que pilotes de portefeuille de Direction
• Comitologie : Instaurer des moments clés via le Comité de revue de portefeuille de Direction
• Outils : Mettre en place un outil unique de pilotage des projets

Il faut commencer à réfléchir « portefeuille projets ». Lors de l’une de mes missions, j’avais accompagné un acteur de la Santé. Nous avons mis en place un suivi de 60 projets actifs, au sein de 3 portefeuille projets thématiques.Céline GUIHOU – Directrice BU Pilotage et PMO – Noveane Groupe Scalian

Cinq conseils pour le niveau de maturité avancé en pilotage projets

💡 Les leviers à activer pour améliorer votre niveau en pilotage de projets à ce stade :

• Méthodologie : Piloter de façon consolidée les portefeuilles, en identifiant leurs adhérences
• KPI : Construire et faire vivre les plans capacitaires des portefeuilles et le suivi budgétaire
• Gouvernance : Une communauté de PMO Direction qui travaille main dans la main, d’une seule voix
• Comitologie : Mettre en place une instance dédiée à l’éligibilité des futurs projets
• Outils : Faire évoluer les outils vers un outil PPM pour le pilotage des projets et des portefeuilles

Si vous voulez piloter efficacement votre portefeuille projets, optez pour un logiciel PPM dédié. L’outil de Project Portfolio Management harmonisera le pilotage des projets et la consolidation du portefeuille projets !

Cinq conseils pour le pilotage du schéma directeur – niveau expert en projets

💡 Les leviers à activer pour améliorer votre niveau en pilotage de projets à ce stade :

• Méthodologie : Challenger l’alignement des portefeuilles au regard des enjeux stratégiques
• KPI : Mettre en place des indicateurs sur l’alignement des portefeuilles sur la feuille de route (proportion de projets innovants, parts de marché acquises, digitalisation…)
• Gouvernance : Élargir le scope de la Fonction PMO au travers du PMO d’entreprise, qui est garant du respect des engagements stratégiques
• Comitologie : Instaurer une revue régulière de la traduction opérationnelle de la feuille de route et de ses enjeux par le PMO d’entreprise, avec le Top Management
• Outils : Disposer d’un outil PPM d’entreprise qui va permettre la projection d’hypothèses sur les portefeuilles

Pour un acteur du prêt-à-porter, nous avions travaillé sur un volume de projet important. Nous avons mis en place un plan capacitaire global de l’entreprise. Pour ce faire, avec chaque directeur métier, nous avons travaillé sur l’identification de la capacité à faire nécessaire sur chaque projet. En consolidant la capacité à faire avec les projets à planifier, nous avons priorisé les projets. Nous sommes passés de 220 projets à 130 projets prioritaires.

Céline GUIHOU – Directrice BU Pilotage et PMO – Noveane Groupe Scalian

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Questions / Réponses

Un rôle / poste de PMO a un coût : quels arguments pour défendre un ROI, hormis le fait que « on va mieux voir comment les projets avancent » ?

Il faut déjà commencer par identifier le terrain : les points de blocage dans le pilotage de projets qui peuvent justifier cette fonction. À ce sujet, Virage Group a édité deux livres blancs, téléchargeables en PDF gratuitement : Comment structurer sa cellule PMO et Quel ROI attendre d’un logiciel PPM.

N’a pas été abordé le niveau de maturité de la structure (notamment fonction publique territoriale). Si la maturité n’est pas suffisante, un parcours de formation, notamment des cadres et top managers doit-elle être proposée ?

Parfois, effectivement, il est nécessaire d’accompagner les cadres et top managers pour bien amener la transformation. Noveane Groupe Scalian a construit une grille de compétences par métiers et accompagne en coaching pour donner plus de clés et d’axes d’amélioration à des profils comme les PMO et managers.