Solution de gestion de construction : pourquoi et comment utiliser un logiciel PPM ?

Piloter efficacement vos opérations de construction et les livrer dans les temps est un véritable défi… Pour y faire face, il est essentiel d’avoir une vision globale et transverse de l’ensemble de vos projets. Heureusement, il existe des outils de gestion de la construction qui facilitent la création d’une vue générale des processus de construction et permettent de prévoir et de prévenir les risques qui peuvent entraver la réussite du projet.

Cet article s’adresse aux gestionnaires de construction et acteurs qui participent à la gestion d’un chantier de construction. Vous souhaitez obtenir des méthodes & outil en gestion de projets de construction ? Vous êtes au bon endroit !

C’est là que la gestion de projets de construction (« Construction Project Management » ou CPM) peut vous aider. La gestion de la construction fait référence à l’ensemble des activités et processus impliqués dans la planification, la coordination et le contrôle d’un projet de construction, de sa conception initiale jusqu’à sa réalisation finale.

La gestion de la construction nécessite une expertise multidisciplinaire et des compétences en gestion de projet.

Grâce à une gestion de portefeuille de projets optimisée, vous pourrez maximiser l’efficacité de vos opérations et respecter les délais et les budgets impartis. Project Monitor est un logiciel PPM – Project Portfolio Management – qui accompagne les OPH, Collectivités, Cabinets et Promoteurs dans le pilotage de leurs opérations de construction et rénovation.

Découvrez dans cert article :

• Pourquoi utiliser un logiciel PPM pour le pilotage de vos opérations
• Exemple d’un projet de construction : La Région Occitanie utilise Project Monitor pour la gestion de la construction et rénovation des lycées
• Comment Project Monitor vous aide à mieux piloter vos opérations de construction

Qu’est-ce que la gestion de projet de construction ?

La gestion de projet de construction est un processus qui consiste à planifier, organiser, coordonner et contrôler toutes les étapes nécessaires à la réalisation d’un projet de construction, depuis sa conception initiale jusqu’à sa livraison finale. Cela inclut la gestion des ressources humaines, des matériaux, de l’équipement, des délais, des coûts et de la qualité.

Quelles sont les 6 grandes étapes de construction ?

Les six grandes étapes de la gestion de projets en construction sont les suivantes :

1. Définition des objectifs et des exigences : Cette étape consiste à définir clairement les objectifs du projet, les attentes des parties prenantes et les exigences spécifiques du client. Il est essentiel de comprendre les besoins du projet avant de commencer la planification.
2. Planification du projet : Une fois les objectifs et les exigences définis, la planification du projet peut commencer. Cela implique l’élaboration d’un plan détaillé qui inclut la séquence des travaux, l’estimation des ressources nécessaires, l’établissement du calendrier, la gestion des risques et l’allocation des budgets.
3. Exécution du projet : À cette étape, le projet entre dans sa phase de réalisation. Les équipes de construction travaillent sur le site pour mettre en œuvre le plan établi. Il est important de superviser les activités quotidiennes, de coordonner les différentes parties prenantes et de s’assurer que les travaux avancent conformément aux spécifications et aux délais.
4. Suivi et contrôle : Pendant la phase d’exécution, il est essentiel de surveiller et de contrôler l’avancement du projet. Cela implique de comparer les réalisations par rapport au plan initial, d’identifier les écarts, de prendre des mesures correctives si nécessaire et de gérer les changements éventuels.
5. Gestion des problèmes et des risques : Tout au long du projet, des problèmes et des risques peuvent survenir. Il est important de mettre en place des mécanismes pour les gérer efficacement. Cela peut impliquer l’identification précoce des problèmes, la résolution des conflits, l’adaptation aux changements et la gestion proactive des risques potentiels.
6. Clôture du projet : Une fois que tous les objectifs du projet ont été atteints, il est temps de le clôturer. Cela inclut l’achèvement final des travaux, l’inspection finale, les tests et la remise du projet au client. La clôture du projet comprend également l’évaluation des performances, l’apprentissage des leçons tirées et la documentation finale.

Comment gérer un projet de construction ?

La gestion de projet de construction implique généralement les étapes suivantes :

• Définition des objectifs : Il est essentiel de comprendre les attentes du client, de définir les objectifs, les processus de construction et d’établir des critères de réussite clairs.
• Planification du projet : Cela implique l’élaboration d’un plan détaillé qui identifie les tâches à accomplir, les ressources nécessaires, les phases de construction et les jalons importants.
• Attribution des ressources : Il s’agit de déterminer les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour réaliser le projet. Cela comprend l’embauche du personnel, l’acquisition de matériaux et d’équipements, ainsi que la gestion des budgets.
• Organisation de l’équipe de projet : La constitution d’une équipe compétente et motivée est essentielle. Il est important de définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe et de favoriser la communication et la collaboration.
• Suivi et contrôle : Pendant toute la durée du projet, il est nécessaire de surveiller l’avancement des travaux, de vérifier la conformité aux plans et spécifications, de gérer les risques et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
• Gestion des risques : Les projets de construction sont soumis à divers risques tels que les retards, les problèmes de qualité, les dépassements de coûts, les conditions météorologiques défavorables, etc. La gestion des risques vise à identifier ces risques, à évaluer leur impact potentiel et à mettre en place des mesures d’atténuation.
• Communication : Une communication claire et régulière avec toutes les parties prenantes du projet, y compris le client, les membres de l’équipe, les sous-traitants et les autorités réglementaires, est essentielle pour assurer une bonne coordination et résoudre les problèmes éventuels.

En résumé, la gestion de projet de construction vise à assurer la réalisation efficace et réussie d’un projet de construction en respectant les délais, les coûts, la qualité et les attentes du client.

Quel outil utiliser pour un gestionnaire de construction ?

Les gestionnaires de construction utilisent généralement une combinaison d’outils pour faciliter la planification, la coordination et le contrôle des projets de construction. Voici quelques-uns des outils les plus couramment utilisés :

1. Logiciels de gestion de projet : Des logiciels spécialisés tel que Project Monitor peuvent être utilisés pour planifier les tâches, établir des échéanciers, attribuer des ressources, suivre les progrès et gérer les budgets du projet.
2. Logiciels de modélisation et de conception : Les gestionnaires de construction peuvent utiliser des logiciels de modélisation 3D tels que AutoCAD, Revit, ou ArchiCAD pour visualiser et analyser les plans de construction, effectuer des simulations et des rendus, et faciliter la coordination entre les différentes parties prenantes.
3. Logiciels de gestion de la documentation : Des outils comme Procore, PlanGrid ou SharePoint permettent de gérer et de partager efficacement la documentation du projet, y compris les plans, les spécifications, les rapports d’inspection, les contrats et autres documents importants.
4. Logiciels de communication et de collaboration : Les gestionnaires de construction utilisent souvent des outils de communication et de collaboration tels que Microsoft Teams, Slack ou Trello pour faciliter la communication entre les équipes, partager des informations en temps réel, organiser des réunions virtuelles et collaborer sur des documents.
5. Outils de suivi des coûts et des finances : Des logiciels de gestion financière tels que Sage, QuickBooks ou ProEst peuvent être utilisés pour suivre les dépenses du projet, établir des budgets, gérer les factures et les paiements, et générer des rapports financiers.

Pourquoi utiliser un logiciel PPM pour le pilotage de vos opérations de construction ?

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM – Project Portfolio Management) est un outil utilisé pour centraliser et gérer l’ensemble des projets de construction. Il fournit des fonctionnalités permettant de suivre, d’évaluer et de prioriser les projets. Ainsi que de prendre des décisions éclairées sur la façon d’allouer les ressources et de gérer les risques.

Quelles sont les fonctions de gestion de la construction ?

Voici quelques fonctionnalités courantes que l’on retrouve dans les logiciels de gestion de portefeuille de projets et qui s’appliquent aux problématiques de la gestion de la construction :

• Centralisation des données : Le logiciel permet de regrouper toutes les informations liées aux projets. Y compris les objectifs, les échéances, les budgets, les ressources, les risques, les rapports d’avancement, etc., en un seul endroit accessible à l’ensemble de l’organisation.
• Gestion des plannings : En phase de construction, le directeur de travaux supervise les phases et les jalons, ainsi que les dépendances.
• Allocation des ressources : Le logiciel permet de gérer les ressources projets disponibles Nouvelle fenêtre, qu’il s’agisse de ressources humaines, matérielles ou financières. Il aide à équilibrer la charge de travail, à attribuer les ressources aux projets appropriés et à éviter les surcharges ou les sous-utilisations.
• Suivi des performances : Le logiciel fournit des outils pour suivre et mesurer l’avancement des projets, à la fois individuellement et dans le contexte global du portefeuille. Il permet de générer des rapports, des tableaux de bord et des graphiques pour évaluer les performances des projets, détecter les problèmes potentiels et prendre des mesures correctives.
• Gestion des risques : Le logiciel facilite la gestion des risques en identifiant, évaluant et suivant les risques associés à chaque projet. Il permet de mettre en place des mesures d’atténuation et de suivre l’efficacité de ces mesures.
• Collaboration et communication : Les logiciels de PPM fournissent souvent des fonctionnalités de collaboration, telles que le partage de documents, les discussions en ligne et les calendriers partagés, qui favorisent la communication entre les membres de l’équipe projet et les parties prenantes. Non seulement vous pouvez l’utiliser au sein de votre Direction du Patrimoine Immobilier / Construction, mais aussi au sein d’autres services, notamment pour piloter les projets de la DSI. Le logiciel Project Monitor accompagne les gestionnaires immobiliers dans leur transition numérique. Nouvelle fenêtre
• Prise de décision : En consolidant les informations sur l’ensemble du portefeuille de projets, le logiciel facilite la prise de décisions éclairées sur la sélection, la réallocation ou l’arrêt des projets. Il permet de visualiser l’impact des décisions sur les ressources, les délais et les budgets.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets aide à optimiser la gestion des projets, à améliorer la transparence et la visibilité, et à prendre des décisions stratégiques basées sur des données concrètes. Cela permet d’optimiser les résultats globaux et d’aligner les projets sur les objectifs de l’organisation. Un outil de gestion de portefeuille projets comme Project Monitor vous aide à optimiser la gestion de vos opérations et les livrer dans les temps !

Exemple : La Direction du Patrimoine Immobilier de la Région Occitanie utilise Project Monitor pour la gestion de la construction et rénovation des lycées

La Direction de l’Immobilier et la Direction Informatique de la région Occitanie mutualisent leur outil PPM Nouvelle fenêtre.

La Direction de l’Informatique et du Numérique (DIN) de la Région Occitanie utilise le logiciel Project Monitor pour piloter les projets IT depuis 2018.

Quand la Direction du Patrimoine Immobilier (DPI) a voulu se doter d’un logiciel de gestion d’opérations en 2022, la DIN leur a présenté le logiciel.​

La DPI utilise alors Project Monitor pour piloter la gestion des travaux de construction et rénovation.

A la Région Occitanie, la Direction du Patrimoine Immobilier gère particulièrement les projets de construction et rénovation de lycées. La Région Occitanie porte son Plan Pluriannuel d’Investissement sur la période 2021-2027, qui concerne :

• La construction ou l’extension de lycées
• la restructuration de lycées, la poursuite des opérations de mise en accessibilité, l’amélioration des performances énergétiques des bâtiments, matérialisant l’ambition énergétique de la Région.

Le logiciel Project Monitor permet de piloter la gestion des processus de construction. Project Monitor est utilisé au sein de la DPI pour le suivi des chantiers de construction et rénovation :

• Gestion du planning​
• Suivi des budgets avec interface Grand Angle​ (système de gestion intégré dédié au pilotage des activités des collectivités locales) pour le contrôle des coûts 
• Gestion des risques​ et tableaux de bord
• Suivi des tâches​
• Rédaction de compte rendus d’avancement​
• Réalisation de revues de portefeuille

Découvrez comment Project Monitor vous aide à mieux piloter vos opérations de construction

Project Monitor est un logiciel tout-en-un de gestion des opérations de construction et management du portefeuille projets Nouvelle fenêtre.

Centralisez les processus de construction sur une seule plateforme

• Harmonisez vos pratiques de gestion de projet au sein de votre organisation
• Centralisez les informations sur la plateforme, en définissant les responsables des tâches
• Réalisez vos instances de gouvernances, revues de projets et comptes-rendus
• Suivez les dépenses et les écarts entre prévisionnel et réel pour le contrôle des coûts 

Suivez toutes les phases de la gestion d’opérations de construction

• De l’étude de faisabilité à la clôture des projets, suivez toutes les étapes des projets pour accélérer leur délivrabilité.
• Disposez de tableaux de bord synthétiques et d’indicateurs. Vous pouvez ainsi visualiser en un clin d’œil la santé de vos projets (météo projet …)   
• Disposez d’une vision structurée, simplifiée et consolidée de votre portefeuille de projets.

Identifiez rapidement les problèmes potentiels et leurs incidences sur le planning et les budgets

• Pilotez vos tâches à réaliser sur le kanban et organisez-les selon les priorités.
• Vérifiez les plannings les jalons pour anticiper les retards
• Analysez l’évolution du budget dépensé entre le prévisionnel et le réel

Project Monitor accompagne divers acteurs immobiliers, publics & privés