Logement social & Numérique : Piloter le portefeuille projets de la DSI

Guider les acteurs du logement social dans leurs projets de transformation numérique

Le projet de loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique), vise deux objectifs spécifiques. D’une part favoriser les plus petits acteurs du secteur et d’autre part accélérer la transformation digitale du bâtiment. Le projet de loi ELAN est le premier à proposer un vrai texte de loi en faveur de la digitalisation. La transformation numérique passe notamment par la digitalisation des processus métier, la dématérialisation des interactions locataires/fournisseurs ou encore la centralisation des données. Des éléments indispensables pour atteindre leurs objectifs de vente et réduire leurs coûts de gestion. Il y a un désir de créer un système d’agrément pour les outils digitaux des professionnels de l’immobilier. Le recours à des outils digitaux est bien sûr une étape obligatoire dans la transition numérique : innovation, meilleure gestion du temps, productivité accrue… Les SI ont alors besoin de gérer leur portefeuille de projets. C’est là qu’apparaissent intéressant pour eux les logiciels PPM (Project Portfolio Management).

Les enjeux rencontrés par les DSI & Chef de projets des Offices Publics de l’Habitat (OPH)

• Piloter des projets depuis la phase de rédaction des cahiers des charges jusqu’à la qualification et la mise en production, en garantissant les délais, la qualité et les coûts,
• Animer les projets informatiques par des réunions de pilotage et de validation, en lien avec les chefs de projet et les directions métiers,
• Participer au bon fonctionnement du système d’information (qualité, sécurité, fiabilité, coûts, délais) et de son évolution,
• Piloter le portefeuille de projets des systèmes d’information en matière d’étude, d’organisation, de développement, de déploiement (matériels, réseau, postes de travail…),
• Analyser les besoins des services métiers et mettre en place l’assistance nécessaire afin de répondre à leurs besoins,
• Élaborer et gérer le budget affecté à sa direction avec une attention particulière sur les projets.

Quand la demande en services numériques ne cesse de croître, la visibilité sur la capacité de réalisation devient critique.

• Le suivi projet réalisé sous Excel devient de moins en moins pratique de par le volume d’informations,
• Sans vision sur la capacité des équipes, la DSI n’est pas en mesure de prendre en compte les surcharges,
• La consolidation manuelle des données dans des tableaux de bord ne permet pas de donner les indicateurs de pilotage aux différentes instances (comité de pilotage, revue de projets, comité plan de charge, présentation trimestrielle au directoire…

Opter pour un logiciel de gestion de portefeuille projets, aligné avec les enjeux de la DSI du logement social

Le logiciel Project Monitor accompagne les gestionnaires immobiliers dans leur transition numérique

Project Monitor est un logiciel de Gestion de Portefeuilles de Projets, adapté aux enjeux de management des services informatiques des acteurs du logement social.

Le logement social est traversé par une forte dynamique de transformation numérique. La gestion de projets s’impose dans les organismes de l’habitat social. Les bailleurs mettent en place des organisations mêlant à tous les niveaux et dans tous les métiers un mode hiérarchique et un mode projet. Le système d’information de l’OPH doit définir les besoins de l’Office, des utilisateurs en matière d’organisation de système d’information et de télécommunications. De plus, il faut organiser régulièrement des échanges avec les directions métiers et analyser les demandes et incidents remontés.

Dans ce contexte, réussir un projet repose en partie sur une organisation projet parfaitement définie. C’est-à-dire un ensemble de méthodes et d’outils de pilotage et de suivi que le chef de projet doit savoir utiliser et transmettre à son équipe projet.

Pour ce faire, la DSI peut faciliter la conduite des projets informatiques avec un outil PPM tout-en-un, qui comprend des fonctionnalités comme : des tableaux de bord multi projets, un plan de charge, un planning, des tâches, la collecte et suivi des demandes informatiques, et aussi un suivi budgétaire.

Project Monitor, la solution de gestion de portefeuille projets pour les DSI du logement social

À la clé, des bénéfices très concrets du logiciel PPM Project Monitor :

• Reporting : constituer des tableaux de bord de pilotage, transmettre un reporting de qualité aux directions générales, mettre en place une gouvernance du portefeuille projets lié à l’informatique,
• Données : centralisation de l’information et simplification de la saisie, un accès en temps réel aux informations,
• Priorités : étudier les besoins, hiérarchiser les projets en lien avec les directions métiers, les priorités en matière de développement, d’exploitation et de maintenance,
• Budget : maitriser la planification budgétaire selon le schéma directeur informatique établi.

Les différentes fonctionnalités permettent une gestion à 360° du portefeuille projets :

• La planification des ressources permet de connaitre la capacité à faire de la Direction de la Transformation Numérique. La DTN (ou DSI) peut ainsi s’engager sur les dates de livraison des nouveaux projets. Le pilotage des ressources permet aussi d’identifier les besoins en ressources critiques.
• Les tableaux de bord projets permettent de faciliter les arbitrages et de prioriser les projets.
• Les informations projet étant centralisées, leur consolidation est automatique pour animer des réunions de revues de projet, ainsi que toutes les instances de la comitologie projet.
• Les gabarits de projet permettent de gagner du temps à la création, en héritant directement d’un planning type, d’un plan de charge type ou de livrables types… Les gabarits permettent également d’homogénéiser la méthodologie.
• Il est possible de suivre la réalisation budgétaire par projet ou par portefeuille (enveloppes) et même de construire son budget prévisionnel (PPI).

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