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Le rapport flash projet, l’arme secrète de vos revues de projets !

Pourquoi intégrer le flash report à vos revues de projets ?

La revue de projets est un processus incontournable du Project Portfolio Management. Y intégrer un point de situation récurrent sous forme d’un « flash report » est une bonne pratique clé. Vous disposez d’un tableau de bord projet avec des indicateurs de performance sur vos projets, ceux-ci sont-ils suffisants pour bien comprendre la situation de vos projets ? Un indicateur d’avancement remontant un retard  sur un projet n’est peut être pas une alerte si la situation est sous contrôle. Une indicateur « temps passé » peut être au vert simplement parce que personne n’a travaillé sur le projet ce qui est un point critique. La réalité d’un projet n’est pas intégralement décrite par des chiffres. C’est là que le « flash report » ou « rapport flash projet » apporte un complément et une nuance clé pour bien appréhender la situation d’un projet. Lors d’une revue de projet, le temps est compté et la vision synthétique est primordiale. Le rapport flash regroupe avec efficacité approche « littéraire »  et « mathématique » pour décrire la situation du projet. Découvrons comment intégrer cette arme secrète à votre gouvernance du portefeuille projet.

Contexte & Timing du flash report projet

Le flash report est un reporting récurrent dont la fréquence est alignée avec les instances mises en place  par le PMO (Project Manager Officer). Les chefs de projets alimentent leurs rapports flash qualitativement selon une trame structurée et bien définie par celui-ci. La normalisation de la structure est importante pour faciliter la prise d’information.

Une fois les rapports de synthèse complétés à date, le PMO récolte le contenu et structure une synthèse de tous les rapports flash de tous les projets des chefs de projets. Le but est de préparer une synthèse pertinente au comité de pilotage (CODIR/DG/COMEX) ou pour simplement pour lui-même.

De cette synthèse le comité de pilotage peut visualiser les taux d’avancement de chaque projet et bien évidement appréhender le contexte dans lequel ces résultats ont été obtenus.

Pour que des projets réussissent, il faut que les acteurs se synchronisent en permanence à date. Dans un projet, plus de 20% du temps est consacré à la circulation des données qualitatives entre les différentes parties prenantes.

Nous constatons deux effets vertueux avec la ritualisation des rapports flash projet. Au-delà de réduire drastiquement la durée des revues de projet, la qualité des données sur les projets est significativement améliorée. Et cela booste l’avancement des projets – nos chefs de projet n’aiment pas remonter qu’il ne s’est rien passé et font ainsi en sorte que les sujets avancent…

 

Établir facilement vos rapports flash avec Project Monitor

outil-management-echanges-collaboratifs

Commencez par faire le choix d’un logiciel de gestion de projets qui intègre cette fonction à destination des chefs de projet, PMO, DSI, et direction générale. Il sera ainsi aisé de créer et de personnaliser directement des flashs report qualitatifs sur tous les projets.

La solution Project Monitor vous offre cette fonction collaborative permettant notamment de rédiger et diffuser facilement vos rapports flash.

  • Point de situation simple et efficace
  • Facile à créer à partir de template
  • Simple à mettre à jour
  • Facile à ritualiser  auprès de vos chefs de projets
  • Simple à élaborer de façon collaborative
  • Facile à diffuser par mail et tableau de bord

 

En pratique, voici comment vous pouvez organiser facilement votre revue de projet :

  1. Quelques jours avant le comité de pilotage, les chefs de projets reçoivent une notification mail lui indiquant de soumettre un nouveau rapport flash pour son projet.
  2. En accédant au rapport flash du projet, les informations à compléter pour le comité sont déjà pré-remplies selon un modèle type, avec les kpis essentiels. Le chef de projet réalise son reporting et met à jour les indicateurs de son projet.
  3. La consolidation des données se fait en temps réel. En quelques clics, il prépare et personnalise son compte rendu. Le PMO gagne du temps dans sa préparation et accède directement au tableau de bord projet partagé.
  4. Le flash report est synthétique, exportable et collaboratif, il permet d’être partagé à l’ensemble des collaborateurs et partie prenantes du projet.

 

Demandez une démonstration liée à votre projet

 

Définir votre modèle rapport flash et les indicateurs de performance

Rappelons qu’un projet se caractérise par un objectif précis et unique à atteindre, des actions à réaliser, des ressources humaines et financières à mobiliser, avec une date de début et de fin bien déterminées. Pour communiquer, statuer et mobiliser sur toutes ces facettes du projet « les flashs report » à dates régulières sont très efficaces.

Le rapport « Flash report » comme son nom l’indique, est un document bref dont l’objectif est de fournir une vision macro et synthétique des projets à une date donnée. C’est un outil indispensable à la bonne connaissance des projets. C’est donc un document de reporting de revues de projets utilisé en Comité de pilotage.

Dans chaque projet, les chefs de projets suivent des indicateurs de performance, appelés KPI (Key Performance Indicator). Il est capital d’expliquer pourquoi et comment ils sont parvenus à une situation donnée et partager les prochaines étapes ?
Rien de tel qu’un point à date en communiquant quelques éléments factuels qualitatifs déterminants ; une « prise de température » des avancements des projets en quelque sorte.
En complément des indicateurs calculés automatiquement (budget, planning, ressources), le rapport flash permet d’accompagner l’analyse. Cette Information est basée plus sur le ressenti, elle est plus subjective et permet de donner plus de sens aux KPI.

Afin d’accélérer la préparation de la réunion et la récolte d’informations, il faut sélectionner un modèle de rapport flash qui permettra de compléter automatiquement les indicateurs à analyser.

Ce point projet à date est un rapport synthétique de quelques commentaires qui vont préciser par exemples :

  • les actions réalisées
  • les actions à venir
  • les point d’attention et ou d’alerte
  • les points ressources
  • les points contractuels

Exemple de l’intégration des rapports flash projet dans Project Monitor 

Rapport flash intégré au tableau de bord d’animation d’une revue de projet. Son accès direct depuis la revue de projet permet une prise d’information complémentaire sur le projet

Affichage d'un rapport flash intégré au tableau de bord d'une revue de projets

Exemple d’une structure type de rapport flash obtenu à partir d’un template que le Chef de Projet initie depuis l’espace projet et qui lui permet de compléter les KPI projet

modele-rapport-flash-report

Prise de décisions flash report projet

Lors du Comité de pilotage, ce point mensuel passe en revue l’ensemble des projets. Les prises de décisions réalisées suite aux indicateurs calculés couplés au rapport flash est un moment crucial dans l’avancement futur du pilotage de projets.

En effet, la direction passe en revue l’ensemble des projets, alerte, encourage et met en place des actions de soutien, de prévention et/ou de recadrage.

80 % des groupes de pilotage prennent des décisions immédiatement après avoir assimilé les éléments contextuels.

Ces actions permettent de redynamiser les projets en axes de progrès.

Ce qui surprenant, c’est que quand tout est dit dans le mot Flash : « Dispositif produisant une lumière intense pendant un très court laps de temps. On retrouve donc derrière ce mot une notion de rapidité, de lumière vive et d’intensité … ».

Ces indicateurs flash améliorent nettement la progression et l’avancement de vos projets.
A l’évidence, prendre la température d’avancement de vos projets est une des clefs de la réussite.

Webinar : Comment Würth a divisé par 3 le temps de ses revues de projets ?

Le QQOQCP du rapport flash :

Pour finir la fiche QQOQCP du flash report pour ne rien oublier de cet outil clé de gouvernance projet :

Quoi : une vision synthétique et normée du projet mixant indicateurs et texte structuré

Qui : rédaction par le chef de projet et la collaboration de son équipe projet, validé et compilé par le PMO

Quand : fréquence à caler sur les instances de pilotage. A minima chaque mois. La fréquence peut aller jusqu’à la semaine

Où : idéalement dans une fonction dédiée et intégrée à l’outil de gestion de portefeuille de projets. A minima un fichier bureautique transmis par mail.

Comment : avec un modèle type appliqué (voire imposé) à tous les projets.

Pourquoi : outil de prise d’information sur la situation d’un projet. Il déclenche et permet la prise de décision. C’est l’arme secrète de vos revue de projets pour gagner du temps et de l’efficacité.

 

 

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