El informe flash del proyecto, ¡el arma secreta de sus revisiones de proyectos!
¿Por qué incluir el informe flash en las revisiones del proyecto?
Las revisiones de proyectos son una parte esencial de la gestión de la cartera de proyectos. Incluir una actualización recurr ente de la situación en forma de "informe flash" es una pieza clave de las buenas prácticas. Dispone de un cuadro de mandos con indicadores de rendimiento de sus proyectos, pero ¿son suficientes para comprender bien la situación de los mismos? Un indicador de progreso que muestre que un proyecto va con retraso puede no ser una señal de alarma si la situación está bajo control. Un indicador de "tiempo empleado" puede estar en verde simplemente porque nadie ha estado trabajando en el proyecto, lo cual es un punto crítico. La realidad de un proyecto no se describe totalmente con cifras. Aquí es donde el "informe flash" o "informe flash del proyecto" aporta un complemento y un matiz clave para comprender la situación de un proyecto. Durante la revisión de un proyecto, el tiempo apremia y es esencial disponer de una visión de conjunto concisa. El informe flash combina eficazmente un enfoque "literario" y "matemático" para describir la situación del proyecto. Averigüemos cómo incorporar esta arma secreta a la gobernanza de su proyecto portafolio .
Contexto y calendario del proyecto de informe flash
El informe flash es un informe recurrente cuya frecuencia se ajusta a las instancias establecidas por la PMO (Project Manager Officer). Los jefes de proyecto alimentan cualitativamente sus informes flash según un marco estructurado y bien definido por la PMO. La normalización de la estructura es importante para facilitar la recogida de información.
Una vez finalizados los informes de síntesis hasta la fecha, la PMO reúne el contenido y estructura un resumen de todos los informes de síntesis de todos los proyectos de los jefes de proyecto. El objetivo es preparar un resumen pertinente para el comité directivo (CODIR/DG/COMEX) o simplemente para sí mismo.
Este resumen permite al Comité Directivo ver el ritmo de avance de cada proyecto y, por supuesto, comprender el contexto en el que se han obtenido estos resultados.
Para que los proyectos tengan éxito, los agentes implicados deben estar constantemente sincronizados. Más del 20% del tiempo de un proyecto se dedica a hacer circular datos cualitativos entre las distintas partes interesadas.
Vemos dos efectos virtuosos de la ritualización de los informes flash de los proyectos. Además de reducir drásticamente la duración de las revisiones de los proyectos, mejora notablemente la calidad de los datos de los proyectos. Además, impulsa el progreso de los proyectos: a nuestros jefes de proyecto no les gusta informar de que no ha pasado nada, así que se aseguran de que las cosas avancen...
Cree fácilmente sus informes flash con Project Monitor
Empiece por elegir un software de gestión de proyectos que incorpore esta función para gestores de proyectos, PMO, departamentos informáticos y altos directivos. Esto facilitará la creación y personalización de informes de calidad sobre todos sus proyectos.
Project Monitor La solución le ofreceesta función de colaboración, que facilita la redacción y distribución de sus informes flash.
- Un informe de situación sencillo y eficaz
- Fácil de crear a partir de una plantilla
- Fácil de actualizar
- Fácil de convertir en hábito para sus gestores de proyectos
- Fácil de desarrollar en colaboración
- Fácil de distribuir por correo electrónico y salpicadero
En la práctica, así es como puede organizar fácilmente la revisión de su proyecto:
- Unos días antes de la reunión del comité directivo, los jefes de proyecto reciben una notificación por correo electrónico en la que se les indica que deben presentar un nuevo informe flash de su proyecto.
- Al acceder al informe flash del proyecto, la información que debe cumplimentar el comité ya está precumplimentada según una plantilla estándar, con los kpis esenciales. El gestor del proyecto puede elaborar sus propios informes y actualizar los indicadores de su proyecto.
- Los datos se consolidan en tiempo real. En unos pocos clics, pueden preparar y personalizar sus informes. La PMO ahorra tiempo de preparación y tiene acceso directo al cuadro de mandos compartido del proyecto.
- El informe flash es conciso, exportable y colaborativo, por lo que puede compartirse con todos los empleados y partes interesadas en el proyecto.
Solicite una demostración de su proyecto
Defina su modelo de informe flash y sus indicadores de rendimiento
Recordemos que un proyecto se caracteriza por un objetivo preciso y único que hay que alcanzar, acciones que hay que llevar a cabo, recursos humanos y financieros que hay que movilizar, con una fecha de inicio y de finalización claramente definidas. Para comunicar, evaluar y movilizar sobre todos estos aspectos del proyecto, son muy eficaces los "informes flash" en fechas regulares.
El "informe flash", como su nombre indica, es un documento breve cuyo objetivo es ofrecer una visión macro y sintética de los proyectos en una fecha determinada. Es una herramienta esencial para comprender los proyectos. Es, por tanto, un documento de informe de revisión de proyectos utilizado por el Comité Director.
En todos los proyectos, los jefes de proyecto controlan los indicadores de rendimiento, conocidos como KPI (Key Performance Indicators). Es vital explicar por qué y cómo han llegado a una situación determinada, y compartir los próximos pasos...
No hay nada como una actualización para comunicar unos cuantos elementos cualitativos de hecho decisivos; una "comprobación de la temperatura" del progreso del proyecto, por así decirlo.
Además de los indicadores calculados automáticamente (presupuesto, calendario, recursos), el informe flash puede servir de apoyo al análisis. Esta información se basa más en las sensaciones, es más subjetiva y ayuda a dar mayor significado a los KPI.
Para agilizar la preparación de la reunión y la recopilación de información, es necesario seleccionar una plantilla de informe flash que rellene automáticamente los indicadores que se van a analizar.
Este proyecto hasta la fecha es un informe resumido de algunos comentarios que especificarán, por ejemplo:
- medidas adoptadas
- acciones futuras
- puntos de atención y/o alerta
- centros de recursos
- puntos contractuales
Ejemplo de integración de informes flash de proyectos en Project Monitor
Informe flash integrado en el cuadro de mando de gestión de la revisión del proyecto. Su acceso directo desde la revisión del proyecto permite obtener información adicional sobre el proyecto.
Ejemplo de una estructura típica de informe flash obtenida a partir de una plantilla que el Jefe de Proyecto inicia desde el área de proyecto y que le permite completar los KPI del proyecto.
Informe del proyecto de toma de decisiones Flash
Durante el Comité de Dirección se lleva a cabo esta revisión mensual de todos los proyectos. Las decisiones tomadas a partir de los indicadores calculados junto con el informe flash son cruciales para el progreso futuro de la gestión de los proyectos.
La dirección revisa todos los proyectos, alerta, anima y pone en marcha acciones de apoyo, prevención y/o reorientación.
El 80% de los grupos de dirección toman decisiones inmediatamente después de asimilar los elementos contextuales.
Estas acciones contribuyen a revitalizar los proyectos en términos de progreso.
Lo sorprendente es que la palabra Flash lo dice todo: "Dispositivo que produce una luz intensa durante un periodo de tiempo muy corto. Detrás de esta palabra hay una noción de velocidad, luz brillante e intensidad...".
Estos indicadores flash mejoran significativamente el progreso de sus proyectos.
Está claro que tomar la temperatura al progreso de sus proyectos es una de las claves del éxito.
Webinar: ¿Cómo redujo Würth tres veces el tiempo de revisión de sus proyectos?
El QQOQCP del informe flash :
Por último, la hoja flash del informe QQOQCP para asegurarse de que no olvida nada sobre esta herramienta clave de gobernanza de proyectos:
Qué: una visión sintética y normalizada del proyecto que combina indicadores y texto estructurado
Quién: redactado por el jefe de proyecto en colaboración con su equipo de proyecto, validado y compilado por la PMO.
Cuándo: frecuencia a determinar por el comité directivo. Al menos una vez al mes. La frecuencia puede ser semanal.
Dónde: idealmente en una función específica integrada en la herramienta de gestión de proyectos portafolio . Como mínimo, un archivo ofimático enviado por correo electrónico.
Cómo: con un modelo estándar aplicado (o incluso impuesto) a todos los proyectos.
Por qué: herramienta de recogida de información sobre el estado de un proyecto. Activa y permite tomar decisiones. Es el arma secreta de sus revisores de proyectos para ahorrar tiempo y mejorar la eficacia.