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Piloter le plan de transformation numérique en Collectivité et définir sa feuille de route

Pictogramme travail collaboratif

La transformation digitale interroge la relation du citoyen avec sa collectivité territoriale et avec les agents qui l’administrent. Le numérique amène également un changement dans le fonctionnement de la collectivité et le cadre de travail de ses agents.

  • Quelle place doit jouer les collectivités territoriales dans cette vague numérique ?
  • Comment transformer cette révolution en évolution numérique ?
  • Comment reprendre l’initiative et tirer pleinement partie du numérique pour simplifier et améliorer les attentes des usagers et des agents territoriaux ?

Vous découvrirez dans cet article :

  • Les enjeux du numérique pour les collectivités territoriales
  • Bien définir la feuille de route du numérique et ses objectifs
  • Le retour expérience de la Collectivité d’Ile et Vilaine et son webinar
  • Les points clés d’une transformation numérique réussie
  • L’accompagnement d’un logiciel PPM pour faciliter la conduite des projets

Quels sont les enjeux du numérique pour les collectivités territoriales ?

La feuille de route numérique c’est la concrétisation de l’ambition digitale d’un territoire en projets. C’est l’incarnation des leviers du numériques au service des stratégies pour chacune des compétences de la collectivité comme l’éducation, le transport, la culture ou bien encore les infrastructures. Dès lors la feuille de route est un outil managérial de mise en mouvement de l’action.

A l’origine, l’impulsion politique est le point de départ clé pour la mise en œuvre des feuilles de route des projets digitaux.  Pour ne pas subir une « révolution » numérique, les collectivités ont choisi de mener une transformation choisie et adaptée aux spécificités de leur territoire. C’est aussi, la garantie d’aligner les moyens budgétaires avec les ambitions.

La digitalisation des territoires français est aujourd’hui une mutation nécessaire pour plusieurs raisons. En effet, les citoyens sont de plus en plus connectés aux offres du service public ; ils attendent des services numériques de qualité pour interagir avec leurs collectivités qu’elles soient municipale, départementale ou régionale. Ils souhaitent bénéficier de solutions numériques capables de faciliter leur vie de citoyen.

Les collectivités territoriales voient également dans le numérique une formidable opportunité d’amélioration de l’efficacité publique. Le numérique est un levier indispensable à leur évolution pour gagner en simplification et efficience sur leurs domaines de compétence.

Pour mener à bien cette conduite du changement au sein des collectivités territoriales, il reste essentiel de mobiliser tous les acteurs autour d’objectifs clairs et partagés. Créer une relation « gagnant/gagnant » entre l’usager, l’agent et la collectivité dans un projet qui simplifie les processus et qui apporte de la valeur ajoutée pour tous.

Le bénéfice pour la collectivité sera immédiat avec :

  • Plus de transparence pour une meilleure compréhension de l’action publique
  • Un gain de temps et une économie de moyens
  • Une compréhension plus fine des usagers et une traduction efficace de leurs besoins en nouveaux services
  • Une meilleure collaboration inter-équipes et inter-services au quotidien

Définir la feuille de route du numérique pour accompagner cette conduite du changement

Aujourd’hui, les collectivités décident d’agir pour transformer cette mutation en opportunité, en développant des feuilles de routes numériques. Ce document stratégique et visionnaire synthétise :

  • les thématiques prioritaires qui vont donner la structure de la feuille de route
  • les impacts attendus de la transformation numérique
  • la déclinaison en projets pour la construction de nouveaux services et usages
  • le cadencement des grands chantiers informatiques les déploiements et les changements organsationnels
  • Les moyens alloués et les budgets votés pour mener à bien la feuille de route

Le traditionnel schéma directeur informatique gagne en ampleur en devenant « feuille de route numérique » et en élargissant son assise vers une offre numérique tournée vers le citoyen et les métiers.

Cette feuille de route stratégique permet à toutes les parties prenantes (DSI, DGA, agents et citoyens) de bien comprendre les grands enjeux du territoire. Elle crée les conditions à l’engagement et à la contribution dans une vision partagée d’un projet numérique volontaire de territoire.

La feuille de route numérique doit être pensée comme un véritable nouvel outil de communication, il s’agit pour les collectivités de « faire connaitre », de « faire adhérer » et de « faire utiliser ». Elle doit donner du sens et donner envie à un engagement collectif.

Cet outil de communication collaboratif est la pierre angulaire au processus de changement. Sans communication, et surtout, sans communication efficace, aucun changement ne pourra être mis en place. La feuille de route numérique est la clé de succès, car structurant et organisant les contributions, qu’elles soient informatiques, organisationnelles ou financières.

Les points clés d’une transformation numérique réussie pour une Collectivité territoriale

Une évidence mais toujours importante à rappeler pour toute dynamique stratégique : pas de réussite possible sans sponsoring politique et « managérial ».

Une fois cela dit, la feuille de route numériques réussie passe par :

Une architecture claire et mobilisatrice

La feuille de route doit se décliner en thématique ayant du sens pour le citoyen et les agents et faire écho à la stratégie du territoire. Parmi les thématiques fréquentes des feuilles de route, on retrouve la modernisation et dématérialisation des démarches administratives, les déploiement des pratiques collaboratives, la fourniture de nouveaux services numériques « nomades » aux agents, la sécurité informatique, la gestion et mise à disposition des données, les systèmes d’information géographique, …

L’implication forte des métiers et des citoyens dans les chantiers de la feuille de route

Si elle est numérique c’est qu’elle n’est pas qu’informatique. Il est d’ailleurs fréquent de voir un rattachement des directions informatiques à des directions générales de la transformation

La dotation de moyens dédiés à la feuille de route numérique

Des moyens à la fois financier, un budget voté et dédié permettra de garantir le financement et la concrétisation de l’ambition numérique.

La mise en place d’un pilotage de la feuille de route

Vous ne serez pas surpris de lire qu’on préconise d’appliquer les principes de la gestion de portefeuille de projet à la feuille de route numérique. Si un portefeuille de projet peut se définir comme un regroupement de projets partageant les mêmes moyens, la feuille de route numérique est un regroupement de projet, partageant le même dessein : faire du numérique une opportunité pour servir les objectifs de la collectivité.

Un positionnement dans des bornes de temps

Une feuille de route numérique doit avoir un début et une fin. L’échéance est un formidable moteur. Dès le lancement, le rendez-vous est pris pour le bilan et la mesure des impacts attendus. C’est ici la différence fondamentale avec le portefeuille de projets qui lui est un cadre continu, la feuille de route a une durée. Le plus généralement la feuille de route sera de trois ans, mais on peut également voir des cadencements synchronisés avec la durée des mandats des élus de la collectivité.

FOCUS – Transformation numérique de la Collectivité territoriale de l’Ille et Vilaine

Le Conseil Départemental utilise le logiciel PPM Project Monitor pour sa gestion de projets informatiques, la gestion des projets de l’imprimerie et la gestion des projets de la Direction des bâtiments.

L’un des points fort de ce qui a été mis en place au sein du CD35, c’est l’interaction entre le logiciel Project Monitor et notre gestion financière pour avoir un suivi des coûts réels (ce qui n’est pas toujours aisé à mettre en œuvre). La direction générale dispose d’un véritable outil de décision avec des métriques complètes et des indicateurs intégrant le poids des projets.

logo Ille et Vilaine conseil départemental

WEBINAR : La transformation numérique de la Collectivité CD35

Piloter la feuille de route numérique comme un portefeuille de projet

Revenons plus précisément sur le pilotage de la feuille de route numérique et la transposition des bonnes pratiques du PPM. Les ambitions numériques seront principalement délivrées sous forme de projets. Il convient donc de piloter avec soin cette pierre angulaire de la feuille de route :

Choisir les bons projets

Dès l’élaboration de la feuille de route, il s’agit de faire le bon choix des projets : le numérique apporte en flux continu des opportunités technologiques, tout ne sera pas possible. Pour cela, le PPM est ces critères à la fois capacitaires et d’alignement stratégique apporteront des outils précieux. Et comme la feuille de route est limité en durée et moyens son périmètre sera à la marge. Le lancement de nouveaux projets au titre de la feuille de route restera marginal.

Désigner un responsable de la feuille de route

Pas de projet sans chef de projet, par de portefeuille sans PMO, par de feuille de route sans responsable. C’est le premier métier qu’une feuille de route numérique fait émerger c’est son responsable. Et ce n’est pas le DSI (qui désormais voit son titre rebaptisé en DSN). C’est une fonction plus transverse intégrant un rôle d’interface avec les métiers, les agents, les élus et les citoyens.

Doter la feuille de route de moyens financiers propres

Le budget de la feuille de route n’est pas le budget de la DSI. Et sa gestion est en général confié au responsable de la feuille de route numérique. Il faut faire voter un budget spécifique. Au niveau des ressources, les allocations de moyens se feront en fonction de la nature du projet. Les ressources ne seront pas exclusive à la feuille de route.

Mettre en place la comitologie : des instances de pilotage propre à la feuille de route numérique

En complément des instances propres à chaque projet, le suivi de la feuille de route dans sa globalité est indispensable. Les fréquences mensuelles pour l’opérationnel, trimestrielle pour la tactique et semestriel ou annuel pour le stratégique sont des classiques. On veillera à limiter les redondances avec les instances déjà existantes pour le portefeuille projets. Par contre ces instances sont à ouvrir à une audience plus large que pour le portefeuille projet de la DSI.

Le rôle de la fonction SI de la collectivité

La direction des systèmes d’information (DSI) ou encore plus récemment appelée direction des systèmes d’information et du numérique (DSIN) est l’entité qui va concrétiser la feuille de route numérique. Le système d’information de la collectivité vise à fournir des services numériques et l’infrastructure pour les mettre à disposition de tous. La feuille de route numérique apportera un éclairage complémentaire au système d’information. Elle donnera notamment des clés pour harmoniser et enrichir ces services. Rien de fondamentalement nouveau, si ce n’est la nouvelle donne technologique : l’informatique « mobile », l’hyper-connectivité des citoyens et les offres SaaS ou Cloud.

Les attentes sont croissantes et désormais tous les services numériques ne sont plus nécessairement « physiquement » intégrés à l’infrastructure technique de la collectivité. Le système d’information se positionne comme un guichet de services numérique directement intégré ou bien alors interfacé avec les plateformes tierces offrant des services numérique. Et si la direction informatique n’intègre pas un rôle de « chef d’orchestre numérique », elle s’expose à l’émergence de « shadow it ».

Les ressources des services informatique – de plus en plus souvent rebaptisé en services numériques (matériels, logiciels, personnel, données, procédures…) permettent d’acquérir, de stocker, de communiquer des informations pour répondre aux besoins en information des usagers.

Le rôle de la fonction SI d’une collectivité s’articulent autour de missions larges et variées telles que :

  • Piloter l’évolution numérique de la collectivité, anticiper les évolutions technologiques
  • Apporter son expertise dans la gestion de projet
  • Élaborer une politique informatique et une politique de la transformation numérique
    – Définir un schéma directeur, des moyens financiers, techniques et humains
    – Etudier et proposer des solutions informatiques, techniques et organisationnelles
    – Garantir la fiabilité et la sécurité du système d’Information
    – Mettre en œuvre la transition numérique, e-administration, et développer la smart city
  • Superviser la mise en œuvre informatique
    – Choix des équipements (matériels, logiciels, réseaux) et veille technologique
    – Définir et gérer des budgets, planifier et contrôler l’ensemble des projets
    – Superviser les relations avec les partenaires et prestataires extérieurs
    – Veiller au respect des cahiers des charges, des délais et des budgets
    – Maintenir en conditions opérationnelles les systèmes d’information

Facilitez la conduite de vos projets IT

L’accompagnement d’un logiciel PPM dans ce plan de transformation du numérique

Pour faciliter et accompagner la transformation numérique des collectivités territoriales de nombreuses collectivités font appel à un logiciel PPM (Project Portfolio Management).

Aujourd’hui de nombreuses offres sont disponibles, mais il reste essentiel de trouver le bon partenaire qui pourra accompagner tout au long du processus le projet PPM de manière optimale :
– de l’audit à la mise en œuvre d’outils et de process
– de la phase de paramétrage jusqu’à la maintenance applicative

Toute collectivité qui veut rester compétitive et innovante doit opter pour un logiciel de pilotage de gestion de projets reconnu par de nombreuses collectivités.

logo project monitor

Le logiciel Project Monitor, logiciel de gestion de portefeuille de projets est adopté par plus de 50 collectivités de premiers plans.

L’Eurométropole de Strasbourg, Bordeaux Métropole qui ont mis le numérique au cœur de l’action publique, plus de 20 départements comme ceux du Nord, ou de l’Ille et Vilaine qui articule vision stratégique et déclinaison en feuille de route numérique, des régions comme la Nouvelle Aquitaine ou AURA qui donnent au numérique un rôle clé dans leur performance publique.

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