Dirigir el plan de transformación digital de la autoridad local y definir su hoja de ruta.
La transformación digital está cambiando la relación entre los ciudadanos y sus autoridades locales y el personal que las administra. La tecnología digital también está cambiando el funcionamiento de las autoridades locales y el entorno de trabajo de su personal.
¿Qué papel deben desempeñar los entes locales y regionales en esta ola digital?
¿Cómo transformar esta revolución en evolución digital?
¿Cómo podemos recuperar la iniciativa y aprovechar al máximo la tecnología digital para simplificar y mejorar las expectativas de los usuarios y el personal de las administraciones locales?
Más información en este artículo:
Digital challenges para las autoridades locales
Definir claramente la hoja de ruta digital y sus objetivos
Comentarios de la autoridad local de Ile et Vilaine y su webinar
Puntos clave para el éxito de la transformación digital
El apoyo del software PPM para facilitar la gestión de proyectos
¿Cuáles son las oportunidades digitales para las autoridades locales? challenges
La hoja de ruta digital es la expresión concreta de las ambiciones digitales de un territorio con proyectos. Es la encarnación de las palancas digitales al servicio de las estrategias de cada una de las áreas de responsabilidad de la autoridad local, como la educación, el transporte, la cultura y las infraestructuras. La hoja de ruta es, por tanto, una herramienta de gestión para poner las cosas en marcha.
En un principio, el impulso político fue el punto de partida clave para poner en marcha las hojas de ruta de los proyectos digitales. Para evitar someterse a una "revolución" digital, las autoridades locales han optado por llevar a cabo una transformación elegida y adaptada a las características específicas de su zona. También es una garantía de que losrecursos presupuestarios se ajustarán a las ambiciones.
Hay varias razones por las que la digitalización de los entes locales y regionales franceses es un cambio necesario. Los ciudadanos están cada vez más conectados a los servicios públicos y esperan servicios digitales de alta calidad que les permitan interactuar con sus autoridades locales, departamentales o regionales. Quieren soluciones digitales que les faciliten la vida como ciudadanos.
Las autoridades locales también ven en la tecnología digital una enorme oportunidad paramejorar la eficiencia pública. La tecnología digital es una palanca esencial en su desarrollo, que les permite simplificar y mejorar la eficiencia en sus ámbitos de responsabilidad.
Para gestionar con éxito el cambio en las autoridades locales, es esencial movilizar a todos los agentes en torno a objetivos claros y compartidos. Crear una relación beneficiosa para todos entre el usuario, el agente y la autoridad local en un proyecto que simplifique los procesos y añada valor para todos.
Los beneficios para la comunidad serán inmediatos con:
Mayor transparencia para una mejor comprensión de la acción pública
Ahorre tiempo y dinero
Una mejor comprensión de los usuarios y una traducción eficaz de sus necesidades en nuevos servicios.
Mejora de la colaboración diaria entre equipos y departamentos
Definir la hoja de ruta digital para apoyar este proceso de gestión del cambio.
Hoy en día, las autoridades locales están tomando medidas para transformar este cambio en una oportunidad, elaborando hojas de ruta digitales. Este documento estratégico y visionario resume :
los temas prioritarios que estructurarán la hoja de ruta
el impacto previsto de la transformación digital
el desarrollo de proyectos para crear nuevos servicios y usos
el calendario de las grandesimplantaciones de proyectos informáticosy cambios organizativos
Los recursos asignados y los presupuestos votados para aplicar la hoja de ruta
El plan director de TI tradicional está ganando en alcance al convertirse en una "hoja de ruta digital" y ampliar su base para incluir una oferta digital orientada a ciudadanos y empresas.
Esta hoja de ruta estratégica permitirá a todas las partes interesadas (CIO, DGA, empleados y ciudadanos) comprender claramente los principales proyectos de la región challenges . Crea las condiciones para el compromiso y la contribución a una visión compartida de un proyecto digital voluntario para la región.
La hoja de ruta digital debe considerarse una auténtica herramienta de comunicación nueva, cuyo objetivo para las autoridades locales es "sensibilizar", "conseguir apoyo" y "lograr que la gente la utilice". Debe dar sentido e inspirar un compromiso colectivo.
Esta herramienta de comunicación colaborativa es la piedra angular del proceso de cambio. Sin comunicación y, sobre todo, sin una comunicación eficaz, no se puede llevar a cabo ningún cambio. La hoja de ruta digital es la clave del éxito, ya que estructura y organiza las contribuciones, ya sean informáticas, organizativas o financieras.
Las claves del éxito de la transformación digital de un ente local
Es obvio, pero siempre es importante recordar que el éxito es imposible sin el patrocinio político y directivo.
Dicho esto, una hoja de ruta digital exitosa implica :
Arquitectura clara e inspiradora
La hoja de ruta debe desglosarse en temas que tengan sentido para los ciudadanos y los empleados y reflejen la estrategia del área. La modernización y desmaterialización de los procedimientos administrativos, el despliegue de prácticas colaborativas, la prestación de nuevos servicios digitales "nómadas" a los empleados, la seguridad informática, la gestión y disponibilidad de datos, los sistemas de información geográfica, etc. son temas habituales en las hojas de ruta.
Fuerte implicación de empresas y ciudadanos en los proyectos de la hoja de ruta
Si es digital, es porque no se trata sólo de TI. De hecho, a menudo vemos departamentos de TI unidos a departamentos de transformación general.
Recursos específicos para la hoja de ruta digital
Los recursos financieros, un presupuesto votado y dedicado, garantizarán la financiación y realización de la ambición digital.
Establecer un sistema de gestión de la hoja de ruta
No le sorprenderá leer que recomendamos aplicar los principios de gestión de proyectos de portafolio a la hoja de ruta digital. Si un proyecto portafolio puede definirse como una agrupación de proyectos que comparten los mismos recursos, la hoja de ruta digital es una agrupación de proyectos que comparten el mismo objetivo: hacer de lo digital una oportunidad al servicio de los objetivos de la comunidad.
Posicionamiento dentro de los plazos
Una hoja de ruta digital debe tener un principio y un final. El plazo es un motor formidable. En cuanto se pone en marcha, se fija una fecha para evaluar y medir el impacto previsto. Esta es la diferencia fundamental entre una hoja de ruta y un proyecto portafolio , que es un marco continuo. La hoja de ruta suele tener una duración de tres años, pero también puede sincronizarse con el mandato de los representantes electos de la autoridad local.
FOCUS - Transformación digital de la Región de Ille et Vilaine
El Conseil Départemental utiliza el software PPM Project Monitor para gestionar sus proyectos informáticos, de imprenta y del departamento de edificios.
Uno de los puntos fuertes de lo que se ha puesto en marcha en el CD35 es la interacción entre el software Project Monitor y nuestra gestión financiera para controlar los costes reales (lo que no siempre es fácil de aplicar). La dirección general dispone ahora de una auténtica herramienta de toma de decisiones con métricas e indicadores completos que incluyen el peso de los proyectos.
Gestionar la hoja de ruta digital como proyecto portafolio
Echemos un vistazo más de cerca a la gestión de la hoja de ruta digital y la transposición de las mejores prácticas del PPM. Las ambiciones digitales se materializarán principalmente en forma de proyectos. Por tanto, esta piedra angular de la hoja de ruta debe gestionarse cuidadosamente:
Elegir los proyectos adecuados
Una vez trazada la hoja de ruta, es importante elegir bien los proyectos: la tecnología digital ofrece un flujo continuo de oportunidades tecnológicas, pero no todo será posible. Para ello, el PPM y sus criterios de capacidad y alineación estratégica proporcionarán herramientas inestimables. Y como la hoja de ruta está limitada en tiempo y recursos, su alcance será marginal. La puesta en marcha de nuevos proyectos en el marco de la hoja de ruta seguirá siendo marginal.
Designar a un responsable de la hoja de ruta
No hay proyecto sin jefe de proyecto, ni portafolio sin PMO, ni hoja de ruta sin gestor. El primer puesto que surge de una hoja de ruta digital es su gestor. Y no es el CIO (cuyo título ha pasado a ser DSN). Es un papel más transversal, que integra un papel de interfaz con las líneas de negocio, los empleados, los representantes electos y los ciudadanos.
Dotar a la hoja de ruta de recursos financieros propios
El presupuesto de la hoja de ruta no es el presupuesto del Departamento de TI. Y su gestión suele confiarse al responsable de la hoja de ruta digital. Es necesario votar un presupuesto específico. En cuanto a los recursos, se asignarán en función de la naturaleza del proyecto. Los recursos no serán exclusivos de la hoja de ruta.
Establecimiento de la comitología: órganos de dirección específicos de la hoja de ruta digital
Además de las instancias específicas de cada proyecto, es esencial supervisar la hoja de ruta en su conjunto. Las frecuencias habituales son mensual para la parte operativa, trimestral para la táctica y semestral o anual para la estratégica. Debe procurarse limitar la duplicación con los órganos existentes para los proyectos de portafolio . Por otra parte, estas instancias deben abrirse a un público más amplio que el del proyecto portafolio del Departamento de TI.
El papel de la función de SI de la autoridad local
El Departamento de Sistemas de Información (DSI), o más recientemente Departamento de Sistemas de Información y Digital (DSIN), es la entidad responsable de poner en práctica la hoja de ruta digital. El objetivo del sistema de información de la autoridad local es proporcionar servicios digitales y la infraestructura para ponerlos a disposición de todos. La hoja de ruta digital complementará el sistema de información. En particular, proporcionará las claves para armonizar y mejorar estos servicios. No hay nada fundamentalmente nuevo aquí, aparte del nuevo panorama tecnológico: la informática móvil, la hiperconectividad de los ciudadanos y las ofertas SaaS o en la nube.
Las expectativas crecen y ahora todos los servicios digitales ya no están necesariamente integrados "físicamente" en la infraestructura técnica de la autoridad local. El sistema de información se está posicionando como ventanilla única de servicios digitales, ya sea directamente integrado o en interfaz con plataformas de terceros que ofrecen servicios digitales. Y si el departamento informático no asume el papel de "director de orquesta digital", se expone a la aparición de "it en la sombra".
Los recursos de los servicios informáticos -cada vez más rebautizados como servicios digitales- (hardware, software, personal, datos, procedimientos, etc.) permiten adquirir, almacenar y comunicar información para satisfacer las necesidades de información de los usuarios.
El papel de la función informática de una autoridad local se basa en una amplia gama de tareas, entre ellas :
Dirigir el desarrollo digital de la autoridad local, anticipándose a los avances tecnológicos.
Aportar su experiencia en gestión de proyectos
Elaborar una política informática y una política de transformación digital - Definir un plan director y recursos financieros, técnicos y humanos - Estudiar y proponer soluciones informáticas, técnicas y organizativas - Garantizar la fiabilidad y seguridad del sistema de información - Implementar la transición digital, la administración electrónica y desarrollar la ciudad inteligente.
Supervisión de la implantación de TI - Elección de equipos (hardware, software, redes) y supervisión de la tecnología - Definición y gestión de presupuestos, planificación y control de todos los proyectos - Supervisión de las relaciones con socios externos y proveedores de servicios - Garantía del cumplimiento de las especificaciones, los plazos y los presupuestos - Mantenimiento de los sistemas de información en condiciones operativas
El apoyo del software PPM en este plan de transformación digital
Muchas autoridades locales utilizan software de gestión de la cartera de proyectos (PPM) para facilitar y respaldar su transformación digital.
Hoy en día hay muchas ofertas disponibles, pero sigue siendo esencial encontrar el socio adecuado que pueda proporcionar un apoyo óptimo al proyecto PPM a lo largo de todo el proceso: - desde la auditoría hasta la implantación de herramientas y procesos - desde la fase de configuración hasta el mantenimiento de la aplicación.
Cualquier autoridad local que quiera seguir siendo competitiva e innovadora debe optar por un software de gestión de proyectos reconocido por muchas autoridades locales.
El programa Project Monitor, que gestiona los proyectos de portafolio , ha sido adoptado por más de 50 importantes autoridades locales.
La Eurométropole de Estrasburgo y Bordeaux Métropole han situado la tecnología digital en el centro de la actuación pública, mientras que más de 20 departamentos como Nord e Ille et Vilaine han articulado una visión estratégica y elaborado una hoja de ruta digital, y regiones como Nouvelle Aquitaine y AURA otorgan a la tecnología digital un papel clave en su actuación pública.
¿Desea implantar un software que respalde su plan de transformación?
