Planification des ressources : Cas pratique et témoignage du Responsable Projets chez Heppner, groupe de transport et logistique

Heppner, créateur de solutions transport et logistique, est le spécialiste et le leader indépendant des échanges internationaux, au départ et à destination de la France. Fortement connecté à l’international, Heppner est aussi présent en propre, en France, en Allemagne, aux Pays-Bas mais aussi en Espagne ainsi qu’au Sénégal. Avec 10000 clients, 3600 collaborateurs, 157 pays desservis et plus de 72 millions de colis livrés par an, Heppner a le challenge de rester à la pointe des enjeux numériques et écologiques liés à la supply chain. Dans cette optique, les projets stratégiques mobilisent fortement les équipes internes (notamment la Software Factory au sein de la DSI et l’équipe AMOA) sur des sujets variés : évolution du TMS (Transport Management System), structuration et gestion de la data pour améliorer la traçabilité des marchandises, projets liés à la transition environnementale.

Clément Lalanne, Responsable Projets Groupe, nous confie les rouages de la mise en place de la planification des ressources au sein de Heppner. Comment arbitrer et cadrer les projets ? Gérer la capacité des ressources à pouvoir les réaliser ? Assurer en parallèle la maintenance MCO pour pérenniser le système d’information ? Apporter une structure méthodologique autour de la gestion de projets ?

Heppner s’est doté de l’outil PPM Project Monitor pour la saisie des temps, la planification, et la gestion de la charge de travail. Dans le but d’obtenir une meilleure planification des charges et d’atteindre les objectifs de l’entreprise autour des projets stratégiques

Cet interview a été réalisé lors du lors du PM Club 2022. Le PM Club est un événement dédié à nos clients, utilisateurs de notre logiciel de gestion de portefeuille projets Project Monitor.

Découvrez dans cet article les conseils et cas pratiques autour de la planification des ressources :

Heppner, créateur de solutions de transport et logistique

Heppner est une ETI française créée en 1925. Heppner est spécialiste et leader indépendant des échanges internationaux au départ et à destination de la France.

  • Présent sur tous les métiers de la Supply Chain
  • Une vision long terme, basée sur la stabilité de l’actionnariat familial
  • 3600 collaborateurs
  • +85 sites dans le monde
  • 157 pays desservis
  • 72 M colis livrés par an

Une palette de solutions pour acheminer les marchandises partout dans le monde :

  • OVERLAND : Transport terrestre
  • OVERSEAS : Transport maritime, aérien, rail
  • LOGISTIQUE : Stockage, préparation, Déclarations douanières

🎤 Interview de Clément Lalanne, Responsable projets groupe : un rôle de pilotage et de coordination

Les principales missions :

  • Structurer la gestion de projets (process, outils)
  • Animer la communauté des chefs de projets (communication, accompagnement, formation)
  • Coordonner le pilotage des projets stratégiques
  • Assurer le reporting auprès de la Direction Générale

Le contexte initial : structurer la gestion de projets et la capacité à mener les projets

Un nombre de projets conséquent à délivrer : 20 projets stratégiques chaque année

Dans le domaine de la Supply Chain, la transformation numérique est un sujet au cœur des priorités. La donnée est un élément crucial pour tracer la marchandise, pour informer le client et le destinataire final. Heppner est également proactif sur la transition environnementale. Ces challenges autour de la transformation numérique et environnementale apportent beaucoup de projets stratégiques structurants. L’enjeu est de pouvoir arbitrer le lancement de projets en fonction de la capacité des équipes à pouvoir assurer la charge de travail. Le besoin s’est ainsi porté sur la nécessité de professionnaliser la gestion de projets.

Un manque de méthodologie de conduite de projet

Les compétences au sein des équipes en conduite de projet étaient très hétérogènes. Peu de standards dans la gestion de projets amène une gestion en silo et un arbitrage difficile, puisque les informations fournies sur le cadrage des projets sont diverses ou incomplètes.

Pas de vision sur la planification des ressources

« Nous disposions d’un outil pour voir la charge passée, mais nous n’avions pas de vision sur la charge à planifier. Nous n’arrivions pas à factualiser et anticiper la charge par rapport aux projets à mener. Nous avions une tendance à accepter tous les projets malgré les alertes des équipes : on est pas sûr mais ça va passer !« 

Et donc les problématiques qui en découlent… :

Les objectifs de la mise en place d’un outil de planification des ressources et gestion de projets

Le besoin s’est ainsi porté sur la nécessité de professionnaliser la gestion de projets : cadrage et process de sélection des projets à valider, pilotage du portefeuille, animation de la communauté, et outillage.

Définir un certain nombre de standards dans la gestion de projets

Faciliter le travail des chefs de projet

Factualiser les problématiques de charge de travail

L’utilisation actuelle de Project Monitor, logiciel de gestion de portefeuille projets

89 utilisateurs

  • 3 administrateurs
  • 26 chefs de projets
  • 56 contributeurs
  • 4 visualisateurs

Répartition par services :

  • 44 utilisateurs à la DSI
  • 11 utilisateurs AMOA
  • 23 utilisateurs dans les autres équipes internes
  • 11 utilisateurs en externe

57 projets

  • 50% Projets stratégiques
  • 45% Activités de MCO / Run
  • 5% autres projets

(% du temps déclaré)

La planification des ressources du logiciel Project Monitor est utilisée à 3 niveaux chez Heppner :

Projet

  • Le chef de projet définit la cible et affecte la charge aux contributeurs
  • Les contributeurs ajustent leur reste à faire
  • Les contributeurs saisissent le temps passé
  • Le chef de projet pilote l’utilisation de la charge projet

« Pensez à faire une relance en début de mois à ceux qui n’ont pas fait leur saisie des temps. »

Chaque ressource dispose d’une feuille de saisie des temps personnelle afin d’imputer les temps consommés sur les projets. Pour faciliter la saisie des temps, Project Monitor permet de créer des feuilles de temps pré-remplies automatiquement avec les activités planifiées 👉

logiciel gestion des ressources projet

Management

  • Le manager suit la charge prévue de ses équipes et alerte en cas de problème
  • Le manager relance ses équipes pour la saisie des temps
  • Le manager peut analyser la charge passée chaque mois (réalisé vs planifié)

« Je conseille de ne pas aller trop dans le détail dans la planification. Le fait d’aller saisir les temps sur les sous-sous-tâches ne sont pas forcément utiles pour la gestion de la charge. Les micro-détails sont finalement plus compliqués pour ajuster la cible et le reporting. »

Project Monitor vous offre la possibilité d’articuler votre plan de charge par rapport à la capacité de vos ressources pour une meilleure affectation des activités récurrentes. Le capacity planning donne une vision ergonomique des sur-charges et ressources disponibles 👉

capacity planning

Reporting et arbitrage

  • La charge consommée et planifiée est régulièrement partagée en Revue de Portefeuille Projets
  • Un exercice trimestriel de planification de la charge à moyen-terme permet de s’assurer que tout est sous contrôle et de faire des arbitrages si besoin

« La revue de portefeuille projets est une instance qui réunit tous les 6 semaines le Directeur général, le Directeur des systèmes d’information, le Directeur des opérations, pour faire un point sur les projets stratégiques. Nous faisons un point sur l’avancement des projets, les nouveaux projets à valider, la volumétrie des charges par projets. Cela permet aussi de mettre en évidence le ratio entre % projets stratégiques et % MCO pour planifier les actions nécessaires à leur équilibre. »

Les temps passés sur le projet vont permettre une réflexion pour tirer les enseignements positifs et négatifs des projets en cours ou à terminer. Les informations sont visibles en tableaux de bord 👉

Exemple de planification des ressources par typologies

« Attention au ratio entre MCO et Projets Stratégiques. Il faut maintenir de la bande passante pour assurer la maintenance du parc informatique et donc peut-être être plus sélectif sur les projets. Le fait d’analyser les charges permet d’estimer les surcharges. Et ainsi revoir les projets qui étaient prévus : Faut-il décaler un projet ? Faut-il planifier des interventions externes ? Devons-nous recruter ? Project Monitor est une solution logicielle qui nous aide à avoir une vision sur la planification des ressources, mais aussi plus largement à analyser le ROI sur le temps passé et mieux structurer nos projets stratégiques« 

Pour aller plus loin… Comment Heppner va optimiser sa gestion des ressources

Questions/Réponses

Comment convaincre les collaborateurs d’adhérer au suivi des temps ?

L’outil permet de montrer la charge de travail réelle et d’éviter les surcharges. La saisie des temps et la planification ne doivent pas être perçues comme des moyens de « flicage », l’objectif est de montrer la volumétrie par projets pour mieux arbitrer. Cet angle est plutôt bien reçu.

Comment sont différenciés les projets stratégiques des autres projets ?

Nous avons défini une typologie de projets avec des tags. Nous avons ainsi défini 3 types de projets : projets stratégiques, autres projets et MCO. Nous avons aussi des formulaires de note de cadrage et suivi de projets dédiés aux projets stratégiques.

Comment avez-vous accompagné vos équipes pour valider une charge cible du projet ?

Nous accompagnons surtout sur le cadrage du projet, les éléments à prendre en compte lors de sa création. Nous avons travaillé sur le modèle du cadrage projet, avec un formulaire. Notamment savoir quel type de profil est requis sur le projet (profil génériques).

Project Monitor, logiciel de gestion des ressources & portefeuille projets

Alignez la planification avec les capacités et disponibilités des ressources

  • Suivi des temps
  • Plan de charge
  • Comparaison prévu/réalisé
  • Rapports et dashboard
  • Revue de portefeuille projets
logiciel-ppm-project-monitor

Les bases sur la planification des ressources de Project Monitor

Comment élaborer un plan de charge ?

Le plan capacitaire permet de visualiser la capacité au regard des charges déjà établies. Il est possible de se concentrer sur des ressources, des projets, et une période en particulier. La première étape consiste à saisir les charges cibles, soit dire à priori, combien de temps la ressource va passer sur cette phase du projet. Ensuite la charge cible va s’étaler sur la durée de la phase ou du projet. Un code couleur vous aide à voir facilement si la ressource est en surcharge (rouge), sur le mois, la semaine ou même le jour à venir.

Comment connaître le temps passé par projet ?

Pour connaître le temps passé par projet, il suffit de visualiser le réalisé (charge de travail réalisée). Il est possible de voir cette donnée par ressource, par projet, par phase ou par portefeuille de projet.

Comment saisir le temps passé par projet ?

Chaque utilisateur de l’application a la possibilité de saisir son temps passé sur des projets ou des activités, par heure ou journée.