Planificación de la capacidad de la cadena de suministro: testimonio del Director de Proyectos de Heppner, grupo de transporte y logística

La planificación de la capacidad de la cadena de suministro hace referencia a los procesos y herramientas necesarios para garantizar que su empresa y su personal puedan satisfacer la demanda de la cadena de suministro. Mediante una cuidadosa planificación de la capacidad, puede identificar los cuellos de botella, racionalizar las operaciones y minimizar el riesgo de no poder satisfacer la demanda de la cadena de suministro.

Heppner, creador de soluciones de transporte y logística, es el especialista y líder independiente del comercio internacional desde y hacia Francia. Gracias a sus fuertes vínculos internacionales, Heppner también cuenta con operaciones propias en Francia, Alemania, Países Bajos, España y Senegal. Con 10.000 clientes, 3.600 empleados, 157 países atendidos y más de 72 millones de paquetes entregados cada año, Heppner se enfrenta al reto de mantenerse a la vanguardia de la evolución digital y ecológica de la cadena de suministro challenges . En este sentido, los proyectos estratégicos movilizan a los equipos internos (en particular, la Software Factory del departamento informático y el equipo de gestión de proyectos) en torno a diversos temas: actualización del TMS (Transport Management System), estructuración y gestión de datos para mejorar la trazabilidad de las mercancías y proyectos vinculados a la transición medioambiental.

Clément Lalanne, Director de Proyectos del Grupo, nos habla de los entresijos de la planificación de recursos informáticos en Heppner.

• ¿Cómo se gestionan los recursos en la cadena de suministro?
• ¿Cómo debe estructurarse la gestión de proyectos de la cadena de suministro (procesos, herramientas)?
• ¿Cómo coordinar la gestión de proyectos estratégicos y apoyar la gestión de la cadena de suministro?

Heppner se ha equipado con laherramienta PPM Project Monitor para el registro de tiempos, la planificación y la gestión de la carga de trabajo. Con el fin de mejorar la planificación de la carga de trabajo y alcanzar los objetivos de la empresa en torno a proyectos estratégicos

Estructuración de la gestión de proyectos de la cadena de suministro y competencias en gestión de proyectos

Heppner es una ETI francesa fundada en 1925. Heppner es un especialista independiente y líder en el comercio internacional desde y hacia Francia. Presente en todos los ámbitos de la cadena de suministro, cuenta con más de 85 centros en todo el mundo, presta servicio en 157 países y entrega 72 millones de paquetes al año.

Gestión de la cadena de suministro: 20 proyectos estratégicos al año

En la cadena de suministro, la transformación digital es una prioridad clave. Los datos son un elemento crucial para rastrear las mercancías y mantener informados a clientes y destinatarios finales. Heppner también es proactiva en la transición medioambiental. Estos retos en torno a la transformación digital y medioambiental están dando lugar a numerosos proyectos estratégicos estructurantes.

El reto es poder arbitrar el lanzamiento de proyectos en función de la capacidad de los equipos para hacer frente a la carga de trabajo.

También se señaló la necesidad de profesionalizar la gestión de proyectos:

• Falta de metodología de gestión de proyectos

Las competencias en gestión de proyectos dentro de los equipos eran muy heterogéneas. La falta de normas de gestión de proyectos da lugar a una gestión en silos y a un arbitraje difícil, ya que la información facilitada sobre el alcance de los proyectos es variada o incompleta.

• La dificultad de gestionar los recursos de la cadena de suministro

"Teníamos una herramienta para ver las cargas de trabajo anteriores, pero no teníamos una visión de la carga de trabajo que había que planificar. No podíamos factualizar y anticipar la carga de trabajo en relación con los proyectos a realizar. Teníamos tendencia a aceptar todos los proyectos a pesar de las advertencias de los equipos: ¡no estamos seguros, perose va a hacer! 

Los objetivos de la implantación de una herramienta de planificación de la capacidad de la cadena de suministro y de gestión de proyectos

Así pues, surgió la necesidad de profesionalizar la gestión de proyectos, incluido el proceso de encuadramiento y selección de proyectos para su validación, la dirección del proyecto portafolio, el liderazgo de la comunidad y el suministro de herramientas.

Definir una serie de normas de gestión de proyectos

• Elementos de encuadre
• Plantilla de planificación
• Metodología

Facilitar el trabajo de los gestores de proyectos

• Planificación de la carga y control del consumo
• Seguimiento y ajuste de los calendarios

Analizar los problemas de carga de trabajo

• Registro de actividades
• Plan de carga
• Arbitraje basado en hechos

En Heppner, la planificación de capacidades de Project Monitor es utilizada por :

¿Cómo puede utilizarse la planificación de la capacidad en la cadena de suministro?

¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo?

El plan de capacidad permite visualizar la capacidad en relación con las cargas de trabajo ya establecidas. Es posible centrarse en los recursos, en los proyectos y en un periodo concreto. El primer paso consiste en introducir las cargas de trabajo objetivo, es decir, decir a priori cuánto tiempo dedicará el recurso a esta fase del proyecto. A continuación, la carga de trabajo objetivo se reparte a lo largo de la duración de la fase o del proyecto. Un código de colores ayuda a ver fácilmente si el recurso está sobrecargado (rojo), durante el próximo mes, semana o incluso día.

¿Cómo saber cuánto tiempo se dedica a cada proyecto?

Para saber cuánto tiempo se ha dedicado a cada proyecto, basta con ver la carga de trabajo alcanzada. Puede ver estos datos por recurso, por proyecto, por fase o por proyecto portafolio .

¿Cómo se introduce el tiempo empleado por proyecto?

Cada usuario de la aplicación puede introducir el tiempo dedicado a proyectos o actividades, por horas o días.

• El jefe de proyecto define el objetivo y asigna la carga de trabajo a los colaboradores
• Los contribuyentes ajustan sus compromisos pendientes
• Los contribuidores captan el tiempo dedicado
• El gestor del proyecto gestiona el uso de la carga de trabajo del proyecto

"Acuérdate de enviar un recordatorio a principios de mes a quienes no hayan hecho su registro horario.

Cada recurso dispone de una hoja de horas personal para asignar el tiempo dedicado a los proyectos. Para facilitar la introducción del tiempo, Project Monitor le permite crear automáticamente hojas de horas precumplimentadas con las actividades planificadas.

¿Cómo se gestionan los recursos informáticos de los proyectos de la cadena de suministro?

• El director supervisa la carga de trabajo prevista de sus equipos y les avisa de cualquier problema.
• El director recuerda a sus equipos que introduzcan sus tiempos
• El gestor puede analizar la carga de trabajo cada mes (real frente a prevista)

"Mi consejo es no entrar en demasiados detalles a la hora de planificar. Introducir los tiempos de las subtareas no es necesariamente útil para la gestión de la carga. Al final, los microdetalles son más complicados para ajustar el objetivo y los informes.

Project Monitor le ofrece la posibilidad de articular su plan de carga de trabajo en relación con la capacidad de sus recursos para asignar mejor las actividades recurrentes. La planificación de la capacidad le ofrece una visión ergonómica de las sobrecargas y los recursos disponibles.

¿Cómo coordinar la gestión de proyectos estratégicos y apoyar la gestión de la cadena de suministro?

• La carga consumida y prevista se pone en común periódicamente en la Revisión de Proyectos portafolio
• Un ejercicio trimestral de planificación de la carga de trabajo a medio plazo garantiza que todo está bajo control y permite hacer concesiones si es necesario.

"La revisión de proyectos portafolio es un foro que reúne al Director General, al Director de Sistemas de Información y al Director de Operaciones cada 6 semanas para revisar los proyectos estratégicos. Examinamos la marcha de los proyectos, los nuevos proyectos por validar y el volumen de trabajo de cada proyecto. Esto también nos permite poner de relieve la relación entre el % de proyectos estratégicos y el % de MCO, de modo que podamos planificar las acciones necesarias para equilibrarlos".

El tiempo dedicado al proyecto se utilizará para extraer lecciones positivas y negativas de los proyectos en curso o por terminar. La información puede visualizarse en cuadros de mando 

Preguntas/Respuestas

¿Cómo convencer a los empleados para que se apunten al control horario?

La herramienta puede utilizarse para mostrar la carga de trabajo real y evitar sobrecargas. El registro del tiempo y la planificación no deben verse como un medio de "vigilancia", el objetivo es mostrar el volumen de trabajo por proyecto para poder tomar mejores decisiones. Este enfoque ha sido bien recibido.

¿En qué se diferencian los proyectos estratégicos de los demás?

Hemos definido una tipología de proyectos con etiquetas. Hemos definido 3 tipos de proyectos: proyectos estratégicos, otros proyectos y MCO. También tenemos formularios para notas de alcance y seguimiento de proyectos dedicados a proyectos estratégicos.

¿Cómo ayudó a sus equipos a validar la carga de trabajo objetivo del proyecto?

Sobre todo, ofrecemos apoyo sobre el marco del proyecto, los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de crearlo. Hemos trabajado sobre el modelo de marco de proyecto, con un formulario. En particular, necesitamos saber qué tipo de perfil se requiere para el proyecto (perfil genérico).