À l’occasion du PM CLUB 2021… DPDGroup occupe le devant de la scène ! Laure OMNES, PMO au sein de la DSI, a proposé un riche retour d’expérience sur la mise en place de Project Monitor.
Découvrez dans cet article compte rendu du témoignage de DPD Group :
- DPDGroup, numéro 1 du colis express en Europe
- Une nouvelle gouvernance projet adossée à un logiciel PPM
- 6 semaines pour la livraison de la plateforme projet
- Une utilisation quotidienne, pour être au rendez-vous des temps forts de la gouvernance projet
- Quelles perspectives d’avenir pour DPD Group ?
DPDGroup, n°1 du colis express en Europe
DPD Group, filiale du groupe La Poste, assure la prise en charge, le transport, le suivi et la livraison des colis et documents que les entreprises françaises ou internationales, leur confie au quotidien.
Le plus grand réseau de livraison de colis en Europe connait un record en 2020 en atteignant les 11 milliards d’euros de chiffres d’affaires. Pour cette fois… « merci la COVID » 😊 Ce boom d’activité se traduit par à une croissance proportionnelle du portefeuille de projets.
DPD Group en chiffres clés :
- N°1 du secteur du colis express sur le marché de la compensation carbone volontaire vert🌱
- 97 000 experts en livraison
- 1,9 milliard de colis livrés en 2020
- + de 58000 points Pickup dans le monde
Une nouvelle gouvernance projet adossée à un logiciel PPM
« À ma prise de fonction de PMO, mon premier challenge tenait en une question : Comment je fais pour avoir une vision globale de tous nos projets ? Dit autrement, que fait-on vraiment ? »
C’est pour y répondre, dans un contexte en plein changement, que la DSI de DPD Group a lancé la mise en place de Project Monitor. Le groupe évolue dans un contexte international et multiculturel. La Direction des Systèmes d’Information, bien que fonction support ne fait pas exception. Elle est répartie sur plusieurs sites dans plusieurs pays soit…plusieurs entités juridiques. Quant aux clients, aux filiales du groupe, ils sont répartis partout dans le monde.
S’imposent alors un besoin de rationalisation et de transparence vis-à-vis de la gestion de projet. En clair, comprendre « qui travaille sur quoi et pour qui », in fine, un suivi des ressources version améliorée.
DPD Group a mené simultanément la mise en place de la plateforme PPM et de la nouvelle gouvernance projet. Le challenge, obtenir une vision à 360° des projets alimentée par une remontée d’information de façon limpide et fluide. Pour cela, le nouveau DSI de DPD Group a fait confiance à VIRAGE Group pour le management de son portefeuille projet.
6 semaines pour la livraison de la plateforme projet
Chez DPD Group, on livre les projets avec la même obsession de rapidité de livraison des colis. Le projet de mise en place de Project Monitor s’est fait en mode commando !
Seulement 6 semaines après la réunion de lancement, le suivi des projets, sur Project Monitor, était opérationnel. La plateforme PPM Project Monitor est arrivé dans un temps record sur les postes des chefs de projet.
L’équipe projet a commencé par un travail d’optimisation des structures de suivi type, notamment planning et phases. Cette rationalisation a permis de rapidement initialiser la base avec l’intégralité des projets. Il ne restait plus alors qu’à former et déployer auprès des équipes projet. A partir de janvier 2020, 100% des ressources de la DSI étaient à même de réaliser leur suivi des temps.
300 utilisateurs actifs ; 6 sites différents ; 6 gestions de calendriers différent (jours fériés, vacances…) ; mais 1 langue commune, l’anglais et 1 outil commun : Project Monitor
Quelque soit le type de ressources, internes, externes ou prestataires au forfait, tous saisissent leur temps afin de disposer d’une vision globale du volume/jour par projet et ce, à travers 3 grandes catégories d’activités :
- Les projets
- Project Monitor a été paramétré pour accueillir des approches Waterfall et Agiles (en insistant notamment sur les jalons correspondant aux plus gros lots fonctionnels)
- Les produits (sans date de fin, mais avec un suivi nécessaire)
- Les activités récurrentes (PMO, RGPD, production, support.) à hauteur de 40% des activités
Une utilisation quotidienne, pour être au rendez-vous des temps forts de la gouvernance projet
« En tant que PMO, Project Monitor est toujours ouvert, tout le temps, tous les jours…et je ne suis évidemment pas la seule à l’utiliser! »
La Home Page Project Monitor est construite autour d’une valeur : la transparence. Toutes les ressources accèdent à des données similaires : météo des projets, raccourcis vers les projets…. La Home Page des projets propose une vision rapide des dates de début et de fin, des équipes en charge du projet, des parties prenantes assignées ainsi que des charges réalisées depuis le lancement.
Un comité de pilotage nommé STEERCO PROJET
COMOP, COPRO, COPIL PROJET … chez DPD Group, le comité de pilotage du portefeuille est appelé STEERCO PROJET.
En amont (sur Project Monitor), pour préparer ce monitoring mensuel des projets (en plus des cockpits ressources et projets), chaque chef de projet répond à un questionnaire, nommé « follow up », qui aborde différents points tels que :
- La météo et la tendance globale du projet
- Les actions réalisées, celles à venir. Les risques inhérents au projet, les prochaines étapes à prévoir, le total réalisé…
Ces éléments d’informations, ajoutés au planning mis à jour et exportés en PPT, sont utilisés comme support de présentation et ainsi considérés comme mine d’or au bon déroulement des Steerco Projet.
La magie du portfolio : 50 projets traités en CODIR
Aussi, lorsqu’il s’agit d’échanges relatifs aux enjeux du groupe, ce sont les fonctions de Portfolio et Diaporama de Project Monitor qui donnent le tempo. En effet, pour leur revue de projets, les membres du CODIR IT chez DPD Group sélectionnent ceux sur lesquels ils veulent échanger. La fonction diaporama anime l’instance.
Au sein de la DSI, plusieurs types de portfolios ont été créés selon les départements. L’objectif est d’ajuster le paramétrage et les indicateurs propres aux instances et à la méthodologie projets observée : volume de projets, répartition par statut, planning des projets, météo….
« En moyenne, nous passons en revue une cinquantaine de projets. Le tout en 2h »
Puissant outil d’animation et de priorisation des projets du portefeuille, la fonction « diaporama » dévoile : indicateurs clefs, commentaires, risques, planning, jalons restants, nombre de jours passés… de quoi faciliter le processus de prise de décision en comité de direction.
« La fonction clef des revues : le bouton ADD. Il permet de prendre des notes directement en séance. Je gagne du temps pour les comptes rendus. et cela donne de la visibilité sur toutes les décisions ! Quand on refait la revue de projet, on s’appuie sur les notes du CODIR précédent. Cela assure la traçabilité sur l’avancée des actions identifiées. »
Quant aux comités d’exécution, les sujets abordés étant annoncés en amont, chaque membre peut accéder à une vue globale de son Portfolio en extrayant la fiche synthèse depuis Project Monitor pour le suivi des KPI d’avancement des projets (nombre de jours hommes réalisés sur tel site géographique, volume de jours homme passé au niveau de l’architecture, activités avec le plus de charges … )
Project Monitor, base de la refacturation interne
Encore manuelle et chronophage à date, la refacturation interne chez DPD Group sera prochainement facilitée par l’automatisation grâce à la mise en place du Datamart.
En tant que PMO, Laure OMNES a besoin de voir combien de jours homme ont été passé sur tel projet pour tel pays… Chaque projet dispose donc d’une clef d’allocation entrée tandis que chaque ressource est rattachée à un profil avec un TJM propre, c’est la base de la refacturation ; une refacturation pouvant être financée à 100% par le groupe ou être répartie sur plusieurs sites.
Quelles perspectives d’avenir pour DPD Group ?
- Activation du Datamart pour une meilleure consolidation des données et une aide à la décision
- Déploiement d’une plateforme projet commune : le groupe prévoit d’étendre l’utilisation de Projet Monitor au-delà de la DSI. Objectifs : unification et uniformisation.
- Recours aux plans de charges à l’ensemble des projets pour une vue globale de la disponibilité des ressources.
Que peut-on retenir de la mise en place de Project Monitor chez DPDGroup ?
- 6 semaines, délai de livraison de la plateforme projet. Un mode commando, avec une notion de progressivité. Pour janvier, l’objectif était porté sur le reporting de saisie des temps. Petit à petit, les demandes ont évoluées mais la direction n’a (à date) pas imposé aux chefs de projets de réaliser des plans de charge.
- + de 50 projets balayés en 2h depuis l’utilisation des portfolios et diaporama
- Un déploiement adapté au contexte international et multiculturel notamment pour la gestion des calendriers (jours fériés et vacances différents et donc à prendre en compte au niveau de l’affectation des ressources et plans de charges)
- La saisie des projets effectuée directement sur Project Monitor vécue comme un « soulagement » ; une véritable valeur ajoutée pour les utilisateurs
En gestion de projet, l'analyse des risques fait partie intégrante du rôle de chef de projet. Nous vous donnons les raisons de leur importance mais aussi les clés pour analyser vos risques projet efficacement.
Le triangle coût / qualité / délai est un défi à la géométrie ? Vous ne savez pas à quel chef de projet le confier ? Pas de panique, on vous propose de faire appel à un ANGE. ANGE, c’est à la fois une méthode d’évaluation des compétences et une grille de lecture des besoins de votre projet.
Super, le comité d’arbitrage a prononcé un « GO » pour le projet… Maintenant à qui confier la destinée du projet ? Dans un précédent article je vous parlais d’ANGE – moyen mnémotechnique pour envisager les compétences d’un chef de projet. Cette fois-ci je vais vous parler de la mise en application pour nommer un chef de projet.