Comentarios de DPD Group / Geopost sobre la aplicación de Project Monitor

Comentarios sobre la experiencia con DPD Group

¡DPDGroup protagoniza el PM CLUB 2021! Laure OMNES, PMO en el Departamento de TI, dio una rica retroalimentación sobre la aplicación de Project Monitor.

Lea el testimonio de DPD en este artículo Group :

DPDGroup, primer proveedor europeo de paquetería urgente

DPD Group, filial del grupo La Poste, manipula, transporta, controla y entrega los paquetes y documentos que las empresas francesas e internacionales les confían a diario.

La mayor red de paquetería de Europa bate un récord en 2020 al alcanzar los 11.000 millones de euros en ventas. Esta vez... "gracias COVID" 😊 Este auge de la actividad se refleja en un crecimiento proporcional de los proyectos de portafolio .

DPD Group en cifras clave:

Nueva gobernanza de proyectos respaldada por software PPM

"Cuando asumí mi nuevo cargo de PMO, mi primer reto fue hacerme una pregunta: ¿Cómo consigo tener una visión global de todos nuestros proyectos? En otras palabras, ¿qué estamos haciendo realmente?

El departamento informático de DPD Group ha puesto en marcha la implantación de Project Monitor en respuesta a este entorno cambiante. El Grupo opera en un contexto internacional y multicultural. El Departamento de Sistemas de Información, aunque es una función de apoyo, no es una excepción. Está repartido en varias sedes de varios países, es decir, varias entidades jurídicas. En cuanto a los clientes y filiales del Grupo, están repartidos por todo el mundo.

La gestión de proyectos necesita racionalización y transparencia. En otras palabras, comprender "quién trabaja en qué y para quién" y, en última instancia, mejorar el seguimiento de los recursos.

DPD Group implantó simultáneamente la plataforma PPM y el nuevo sistema de gobernanza de proyectos. El reto consistía en obtener una visión de 360° de los proyectos, alimentada por una retroalimentación clara y fluida. Para lograrlo, el nuevo CIO de DPD Group eligió VIRAGE Group para gestionar su proyecto portafolio .

6 semanas para la entrega de la plataforma del proyecto

En DPD Group, realizamos proyectos con la misma obsesión por la entrega rápida de paquetes. El proyecto de instalación Project Monitor se llevó a cabo en modo comando.

Sólo 6 semanas después de la reunión de lanzamiento, el sistema de seguimiento de proyectos de Project Monitor ya estaba en marcha. La plataforma PPM Project Monitor llegó a los puestos de trabajo de los gestores de proyectos en un tiempo récord.

El equipo del proyecto empezó por optimizar las estructuras de seguimiento estándar, en particular la planificación y las fases. Esta racionalización permitió inicializar rápidamente la base de datos con todos los proyectos. A continuación, solo quedaba formar a los equipos de proyecto e implantarla. A partir de enero de 2020, el 100% de los recursos del Departamento de TI pudieron realizar un seguimiento de su tiempo.

300 usuarios activos; 6 sitios diferentes; 6 calendarios distintos (festivos, vacaciones, etc.); pero 1 lengua común, el inglés, y 1 herramienta común: Project Monitor

Sea cual sea el tipo de recurso (interno, externo o proveedores de servicios a precio fijo), todos introducen su tiempo para tener una visión global del volumen/día por proyecto, a través de 3 categorías principales de actividad:

Uso diario, para estar al día de lo más destacado de la gobernanza de los proyectos

"Como PMO, Project Monitor está siempre abierto, a todas horas, todos los días... ¡y obviamente no soy el único que lo usa!".

La página de inicio de Project Monitor se basa en un valor: la transparencia. Todos los recursos tienen acceso a datos similares: previsiones meteorológicas de los proyectos, accesos directos a los proyectos.... La página de inicio de los proyectos ofrece una visión rápida de las fechas de inicio y finalización, los equipos a cargo del proyecto, las partes interesadas asignadas al proyecto y la carga de trabajo conseguida desde que se lanzó el proyecto.

Un comité directivo denominado STEERCO PROJET

COMOP, COPRO, COPIL PROJET ... en DPD Group, el comité de dirección de portafolio se denomina STEERCO PROJET.

Más arriba (en Project Monitor), para preparar este seguimiento mensual de los proyectos (además de las cabinas de recursos y proyectos), cada jefe de proyecto responde a un cuestionario, llamado "de seguimiento", que abarca diversos puntos como :

Esta información, añadida al calendario actualizado y exportada como PPT, se utiliza como soporte de presentación y se considera una mina de oro para el buen funcionamiento del proyecto Steerco.

La magia de la cartera: 50 proyectos tramitados por el CODIR

Así, cuando se trata de debatir sobre los proyectos del grupo challenges , las funciones Portfolio y Slideshow de Project Monitor marcan el ritmo. Para su revisión de proyectos, los miembros del CODIR de TI de DPD Group seleccionan los proyectos que desean debatir. La función de presentación de diapositivas da vida a la reunión.

Dentro del Departamento de Informática, se han creado varios tipos de carteras, en función del departamento. El objetivo es ajustar los parámetros e indicadores específicos de los organismos y la metodología de proyectos observada: volumen de proyectos, desglose por estado, calendario de proyectos, weathero....

"De media, revisamos unos cincuenta proyectos. Todo en 2 horas".

Una potente herramienta para animar y priorizar proyectos en portafolio, la función "presentación de diapositivas" revela: indicadores clave, comentarios, riesgos, calendario, hitos restantes, número de días invertidos, etc., facilitando el proceso de toma de decisiones al comité de dirección.

"La función clave de las revisiones es el botón AÑADIR. Puedes tomar notas directamente en la reunión. Me ahorra tiempo a la hora de redactar las actas y me da visibilidad sobre todas las decisiones. Cuando volvemos a hacer la revisión del proyecto, utilizamos las notas del CODIR anterior. Esto garantiza la trazabilidad del progreso de las acciones identificadas".

En cuanto a los comités de ejecución, dado que los temas tratados se anuncian de forma ascendente, cada miembro puede acceder a una visión global de su Cartera extrayendo la ficha de síntesis de Project Monitor para seguir los KPI de progreso del proyecto (número de días-hombre trabajados en un sitio geográfico determinado, volumen de días-hombre dedicados a la arquitectura, actividades con mayor carga de trabajo, etc.).

Project MonitorLa base de la refacturación interna

Hasta ahora manual y lenta, la refacturación interna en DPD Group pronto se verá facilitada por la automatización gracias a la introducción del Datamart.

Como PMO, Laure OMNES necesita ver cuántos días-hombre se han gastado en tal o cual proyecto para tal o cual país... Cada proyecto tiene por tanto una clave de asignación de insumos, mientras que cada recurso está adscrito a un perfil con su propio TJM, que es la base de la refacturación; la refacturación puede ser financiada al 100% por el grupo o repartirse entre varios centros.

¿Qué le depara el futuro a DPD Group ?

Viñeta de FIX - DPD Group

¿Qué podemos aprender de la introducción de Project Monitor en DPDGroup?