Retour d’expérience du CHRU de Nancy sur la mise en place de Project Monitor

Retour d'expérience CHRU Nancy

Comment le CHRU de Nancy organise son pilotage de projets et quels sont les enjeux liés à l’utilisation de Project Monitor ?

Francis DAUL vous propose une visite du CHRU de Nancy en 7 lieux emblématiques ! 

 

Au programme de la visite

Icone PM CLUB   Le CHRU de Nancy, un regroupement de 9 hôpitaux

  Une nouvelle gouvernance, séduite par l’approche modulaire de Project Monitor

  La revue mensuelle des engagements pour la réalisation des missions PMO

  Centralisation et Priorisation, clés d’un pilotage optimal

  Assurer l’équilibre parfait grâce au suivi des charges

  Les perspectives avec Project Monitor

 

Le CHRU de Nancy, un regroupement de 9 hôpitaux

Le Centre Hospitalier Régional Universitaire de Nancy, acteur majeur de la recherche biomédicale et de la formation professionnelle, assure au quotidien des missions de soins.

Aujourd’hui, la mutualisation des 9 hôpitaux concède un meilleur suivi des soins et facilite l’accès à l’information par les personnel soignant.

Le CHRU en chiffres clés :

  • 5 hôpitaux urbains et 4 hôpitaux sur le plateau de Brabois
  • +800 M€ de budget de fonctionnement annuel
  • 43,8M€ d’investissements chaque année

Une nouvelle gouvernance, séduite par l’approche modulaire de Project Monitor

2017, nouvelle gouvernance, nouveau « Virage ». Le CHRU réinterroge son organisation avec la création d’une cellule PMO. Action – Réaction. Stratégie – Opérationnel. Le PMO met en place des rituels et modélise des tableaux de bords sur EXCEL. Très vite, les limites sont palpables : autant de modèles de tableaux que de chefs de projets entrainant une énorme perte de temps (et un risque de perte d’information!).

Pour y pallier, qu’une solution envisagée par la DSI du CHRU : consolider la donnée avec un outil de gestion de portefeuille. 

« Nous avons été séduits par Project Monitor pour sa simplicité d’usage et son approche modulaire. L’Eurométropole de Strasbourg nous a rassuré et encouragé à aller dans ce sens. »

Le projet -nommé « Virage »- débute en 2018 avec l’analyse du besoin, le paramétrage et les recettes. Fin d’année en beauté : les projets du CHRU sont gérés sur Project Monitor, avec une priorité portée sur la planification. Peu de temps après, le Biomédical fusionne avec le CHRU et intègre, lui aussi, la gestion de son portefeuille sur Project Monitor.

Pour assurer cohérence et homogénéité, le CHRU suit les préconisations de l’ANAP quant aux cycles de vie des projets, aux livrables et instances de la gestion des portefeuilles.

La revue mensuelle des engagements pour la réalisation des missions PMO

Au CHRU de Nancy, le PMO a 3 principales missions :

  1. Le pilotage consolidé du portefeuille des projets (Qualité – Coûts – Délais – Risques)
  2. L’assistance a projet en cas de difficulté. Des problèmes budgétaires importants ? Une échéance potentiellement non respectée ? Sans délai, le PMO intervient.
  3. Le suivi du respect des engagements pour le Maintien en Condition Opérationnelle (MCO). Autrement dit, le PMO s’assure du respect des engagements et de la disponibilités des services (primordiale en hôpitaux!)

En clair, il coordonne et fait respecter les demandes, budgets et échéances pour ne pas risquer de mettre les établissements en difficulté.

Et pour des missions réalisées de façon optimale…. faites place à la Revue Mensuelle des Engagements!

  • Les acteurs de ce RDV mensuel ? Responsables du département, Responsables de services, Chefs de projets et Project Monitor.
  • Objectifs ? Un pilotage consolidé du portefeuille et une meilleure maîtrise du MCO
  • Moyens ? Une vision 360° de l’état du portefeuille. Tableaux de bord avec cockpit des budgets, planning et tâches permettant priorisation et prises de décision

Centralisation et Priorisation, clés d’un pilotage optimal

Comment assurer le suivi stratégique des projets ? Les maîtres mots : Centralisation et Priorisation !

Au CHRU de Nancy, un nouveau projet est intégré dans un portefeuille dédié à la priorisation. Les projets tendant vers la stratégie de la direction sont priorisés.

Côté planification, Francis DAUL recommande de privilégier le mix planification / KANBAN (pour les tâches) à défaut de la planification détaillée. Un projet peut vite dériver. Cela évite de planifier encore, et encore. Le KANBAN est l’outil parfait pour les animations d’équipe lors des comités de projets.

Autre enjeu pour le CHRU : l’aide à la gouvernance. Comment ? Via des tableaux de bord consolidés. Rapidement et dynamiquement, les cockpits traduisent la situation et l’évolution du portefeuille. Idéal lors des comités et restitutions.

Toujours dans un objectif de centralisation, un interfaçage est prévu entre Project Monitor et l’outil de gestion économique et financière.

4 projets en cours parmi les 130 gérés (en moyenne) avec Project Monitor :

    • Création d’un Datacenter mutualisé avec la Métropole du Grand Nancy (> 8M €)
    • Déploiement du dossier patient territorial sur 11 hôpitaux (> 2M €)
    • Déploiement logiciel GRH sur 32 établissements (> 1,2M €)
    • Certification ISO 2000 (> 300K €)

Assurer l’équilibre parfait grâce au suivi des charges

Pour le CHRU, l’enjeu est crucial : identifier le temps passé en MCO et en projet. Tous les mois, un bilan est consacré à la part projet VS Maintien en Conditions Opérationnelles. Objectif : assurer l’accompagnement des hôpitaux dans la réalisation de leurs projets. Imaginez que toutes les équipes soient accaparées par le MCO ! Résultat : plus de ressources, donc plus de projets. Il faut maintenant un équilibre. 

Au démarrage, la planification peut être délicate ! Avec la saisie d’activité, les chefs de projets disposent d’abaques pour les temps projets. Elle permet de vérifier la balance temps passé – service proposé afin d’ajuster la stratégie si nécessaire.

Enfin, le CHRU a le reflex de créer un projet par équipe de MCO, dans lequel le volume phases vs activités est similaire. Résultat : fin d’année, le chef de projet a une vision globale du temps passé sur le maintien de tel ou tel logiciel.

Les perspectives avec Project Monitor

  • La certification ISO 2000
  • L’interfaçage PM avec la gestion économique et financière pour l’intégration des budgets sur les engagements et mandatements
  • La validation des étapes de projets (engagements/commandes/factures)
  • Le déploiement de PM à la Direction d’Appui à la Performance > Aider à déployer son utilisation pour les autres hôpitaux de la région

 

Caricature de FIX - PM au CHRU de Nancy

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