Hospital digital: cómo organiza la PMO la gestión de proyectos
Tecnología digital en los hospitales: ¿cómo ayudar a las PMO a organizar su gestión de proyectos? ¿Qué gobernanza? ¿Qué herramientas? En este artículo le damos las claves de la entrevista con el Jefe de la Oficina de Gestión de Proyectos y Calidad del Departamento de Sistemas de Información del Hospital Regional Universitario de Nancy. Francis Daul es el PMO del Hospital Regional Universitario de Nancy, un actor importante en la investigación biomédica y la formación profesional. En 2017, el CHRU replanteó su organización con la creación de una unidad de PMO.
Cómo la tecnología digital está transformando los hospitales
La tecnología digital ha superado los límites de muchas organizaciones, y acelerar la digitalización de los hospitales está en el centro del plan del gobierno para transformar el sistema sanitario. Los e-parcours, la telemedicina, la IA, el Expediente Paciente y el DMP forman parte del ambicioso planteamiento de convergencia de los sistemas de información de la Agrupación Hospitalaria Territorial de Nancy CHRU. Esta puesta en común de los 11 sistemas de información de los establecimientos de la región en una respuesta única para cada área funcional representa una inversión de 17 millones de euros. Esta convergencia está muy avanzada y tendrá continuidad para cumplir los plazos del GHT.
Los hospitales no son una excepción en lo que respecta a las amenazas de los piratas informáticos. Es esencial que puedan proteger los datos sanitarios de los pacientes y los historiales médicos electrónicos a lo largo del proceso de digitalización en curso. La creación de protocolos de seguridad claros para el personal del hospital y la habilitación de medidas de seguridad que alerten a los usuarios son cruciales para mantener una red IoT segura. El éxito de la implantación del IoT también depende de la presencia de una infraestructura digital sólida. Mantener una red de software sólida y hacer frente al envejecimiento de las infraestructuras digitales.
Gestión de proyectos informáticos en hospitales: cómo consolidar datos
La PMO establece rituales y modela cuadros de mando en Excel. Pero muy pronto, los límites son palpables. Había tantos modelos de cuadros de mando como jefes de proyecto, lo que suponía una enorme pérdida de tiempo (¡y un riesgo de pérdida de información!). Para superarlo, el Departamento de Informática del CHRU ideó una solución: consolidar los datos con una herramienta de gestión de portafolio.
El CHRU de Nancy eligió Project Monitorun programa informático francés de gestión de proyectos: portafolio .
"Nos atrajo Project Monitor por su facilidad de uso y su enfoque modular. La Eurometrópolis de Estrasburgo nos tranquilizó y nos animó a avanzar en esta dirección.
Francis Daul, PMO del Hospital Regional Universitario de Nancy
El proyecto -conocido como Virage - comenzará en 2018 con un análisis de requisitos, parametrización y aceptación. El año termina con una nota alta: los proyectos del CHRU se gestionan en Project Monitor, dando prioridad a la planificación. Poco después, el departamento de Biomedicina se fusiona con el CHRU e integra también la gestión de su portafolio en Project Monitor.
Para garantizar la coherencia y la uniformidad, la CHRU sigue las recomendaciones de la ANAP sobre los ciclos de vida de los proyectos, los entregables y los organismos de gestión de carteras.
Proyectos actuales entre los 130 gestionados (de media) con Project Monitor :
- Finalización del primer gran pilar de la convergencia de la SI: la historia clínica electrónica (HCE)
- Reforzar la seguridad racionalizando los centros de datos y extendiendo la base del CHRU de Nancy a otros establecimientos.
- Traslado de archivos y digitalización de expedientes significativos: un proyecto impulsado por la construcción del nuevo hospital
Misiones de la PMO dentro del hospital para ayudar a la transformación digital
En la CHRU de Nancy, la PMO tiene 3 misiones principales:
- Gestión consolidada de proyectos portafolio (Calidad - Costes - Plazos - Riesgos)
- Asistencia al proyecto en caso de dificultades. ¿Problemas presupuestarios importantes? ¿Un posible incumplimiento del plazo? La PMO interviene sin demora.
- Supervisar el cumplimiento de los compromisos de Mantenimiento en Condiciones Operativas (MCO). En otras palabras, la PMO garantiza el cumplimiento de los compromisos y la disponibilidad de los servicios (¡imprescindible en los hospitales!).
En pocas palabras, coordina y vela por el cumplimiento de las peticiones, los presupuestos y los plazos, para no arriesgarse a poner en dificultades a los establecimientos.
Y para asegurarse de que sus tareas se llevan a cabo con un efecto óptimo.... ¡deje paso a la Revisión mensual de compromisos!
- ¿Quién participa en esta reunión mensual? Jefes de departamento, jefes de servicio, jefes de proyecto y Project Monitor.
- ¿Cuáles son los objetivos? Gestión consolidada de portafolio y mejor control de la MCO
- ¿Qué podemos hacer? Una visión de 360° del estado de portafolio. Cuadros de mando con cabinas para presupuestos, planificación y tareas, que permiten priorizar y tomar decisiones.
Hôpital Numérique: características principales del software de proyectos portafolio Project Monitor
¿Cómo garantizar el seguimiento estratégico de los proyectos? Las palabras clave son: centralización y priorización.
- Priorización de proyectos: En la CHRU de Nancy, un nuevo proyecto se integra en una portafolio dedicada a la priorización. Se priorizan los proyectos que se ajustan a la estrategia de gestión.
- Planificación y seguimiento de tareas: Por lo que respecta a la planificación, Francis DAUL recomienda utilizar una mezcla de planificación y Kanban (para las tareas) en lugar de una planificación detallada. Un proyecto puede desviarse rápidamente de su curso. Así se evita planificar una y otra vez. Kanban es la herramienta perfecta para dirigir equipos en comités de proyecto.
- Cuadros de mando: Otro reto para la CHRU es apoyar la gobernanza. ¿Cómo hacerlo? Mediante cuadros de mando consolidados. De forma rápida y dinámica, los cuadros de mando reflejan la situación y la evolución en portafolio. Ideal para reuniones de comités y presentaciones.
- Seguimiento presupuestario: El programa ofrece también un seguimiento presupuestario, con una posible interfaz. Con vistas a la centralización, está prevista una interfaz entre Project Monitor y la herramienta de gestión económica y financiera.
Garantizar un equilibrio perfecto controlando las cargas
Para la CHRU, el reto es crucial: identificar el tiempo dedicado a MCO y a proyectos. Todos los meses se elabora un informe sobre la proporción de tiempo dedicado a proyectos VS Mantenimiento en Condiciones Operativas. El objetivo es garantizar el apoyo a los hospitales en la realización de sus proyectos. Imagínese que todos los equipos estuvieran ocupados con el MCO. Resultado: más recursos y, por tanto, más proyectos. Tiene que haber un equilibrio entre "Ejecutar" y "Construir", entre mejorar el Sistema de Información y mantener su funcionamiento.
La planificación puede ser complicada al principio. Con el registro de actividades, los jefes de proyecto tienen acceso a los gráficos de tiempo del proyecto. Esto les permite comprobar el equilibrio entre el tiempo empleado y el servicio ofrecido, para poder ajustar su estrategia en caso necesario.
Por último, la CHRU tiene el reflejo de crear un proyecto para cada equipo de la MCO, en el que el volumen de fases frente a actividades es similar. El resultado: al final del año, el jefe de proyecto tiene una visión global del tiempo dedicado a mantener en condiciones operativas un determinado software o servicio digital.
Perspectivas de futuro del programa Project Monitor en el CHRU de Nancy
- Interfaz PM con la gestión económica y financiera para integrar los presupuestos de compromisos y autorizaciones.
- Validación de las fases del proyecto (compromisos/pedidos/facturas)
- Implantación de PM en el Departamento de Apoyo al Rendimiento > Ayuda para extender su uso a otros hospitales de la región