DSI en établissements hospitaliers, les clés pour maîtriser la conduite de vos projets

DSI hospitaliers, quels rôles dans les établissements de santé GHT ?

Le système d’information comporte une 100 aine d’applications dont les principales thématiques sont : dossier patient, admission, facturation, qualité et ressources humaines.

Les gestionnaires vont devoir envisager 2 solutions :

• S’adapter au SI existant et rendre les solutions déjà existantes interopérables
• Faire converger les logiciels en choisissant un logiciel unique ou par le remplacement des solutions redondantes

Un besoin d’harmonisation des pratiques malgré des organisations différentes

Le fait d’avoir un seul outil et un seul formulaire peut compliquer la prise en charge des patients. Il faut donc en amont prendre en compte les besoins métiers en fonction des spécificités.

En l’occurrence, chaque hôpital a ses propres pratiques. Par exemples certains soignants administrent les soins en gélules alors que d’autres administrent en milligrammes : le logiciel enregistre comme tel ; Un formulaire commun peut alors vraiment changer les pratiques envers les patients. Il faut trouver un consensus pour un principe de convergence car in fine il n’y a qu’un seul formulaire pour l’ensemble des établissements… Le logiciel PPM Project Monitor nous permet d’apporter plus harmonisation au sein de nos processus.

Jean-Christophe CALVO, Directeur du Système d’Information du CHRU de Nancy et du GHT Sud Lorraine regroupant 11 établissements.

Comment se déroule une revue des demandes IT au sein du GHT du Loiret ? 

La revue des gestion des demandes IT se déroule tous les 15 jours. Cette fréquence a été définie dès le départ, car un reliquat important de demande était présent au départ. Le flux de demandes arrive au fil de l’eau, cette instance a donc lieu toute l’année. Elle dure environ 1h30, et l’on retrouve autour de la table : la directrice de la DSN, le PMO, le pilote de portefeuille, et des représentants de différents départements.

« Chaque demande est traitée une par une, et la décision est consignée via le rapport flash. Un timing est donné pour traiter chaque demande dans le temps total d’une heure et demie, et ensuite un compte-rendu global est créé automatiquement ». 

En fin d’arbitrage, on communique vers le demandeur et le chef de projet pressenti ou choisi. 

Toutes les demandes ne sont pas traitées via cette instance, quelques demandes passent par des instances plus décisionnelles qui sont liées au monde de la santé. 

Les apports du processus de gestion des demandes IT

• Meilleure qualité d’échange avec les métiers : un document unique de l’expression des besoins à la décision finale. 
• Acculturation au « mode projet » auprès d’interlocuteurs dont ce n’est pas le quotidien professionnel
• Approche 360° dès l’instruction pour ne rien oublier 
• Objectivation des décisions 
• Mobilisation des acteurs en amont des projets 

Project Monitor est un outil qui répond bien au besoin du GHT, puisqu’il permet de lister les demandes et d’aller à l’essentiel. Dans le portefeuille des demandes, on retrouve des indicateurs globaux, mais encore des notions de statut et de priorité.

Gérez vos demandes de projets IT

• fiche de renseignement et d’évaluation paramétrable
• notation automatique pour mesurer la valeur de la demande
• un espace dédié à la demande : centralisation des informations clés, centralisation des acteurs clés, rédaction et historisation des principaux échanges
• graphes à bulles / radar pour comparer les demandes suivant différents axes
• tableaux de bord et diaporamas pour faciliter l’animation de l’instance
• conversion de la demande en « projet à étudier » grâce à l’application d’un gabarit projet permettant d’hériter d’abaques types
• scénarios de portefeuille : simuler l’impact de l’intégration d’une demande face aux contraintes imposées

Suivez les risques et accélérez la délivrabilité

Débarrassez-vous des tâches manuelles ! Disposez d’une vue d’ensemble sur vos portefeuilles de projets grâce à votre dashboard de pilotage personnalisé. Le tableau de bord personnalisé reprend une intégration en temps réel des données de reporting. Il permet une vision synthétique des indicateurs projet clé : suivi de projet, budgétaire, ressources, risques, coûts.

Suivez très simplement l’avancement des projets

Quel jalon est fait ? Quelle étape est en retard ? Comparer en 1 clic le planning cible et le planning réel. Le décalage peut s’afficher sur le Gantt et les plus grands dérapages remontent dans le « cockpit » du projet.

Nos offres de pilotage sont référencées au catalogue de la CAIH. Si vous êtes adhérent à cette centrale, n’hésitez pas à nous contacter pour voir les modalités financières pour notre offre Project Monitor.