Project Portfolio Management : les conseils et points clés pour la performance de vos projets

Selon le cabinet de conseil Standish Group, seuls 35 % des projets sont couronnés de succès, laissant la grande majorité échouer ou rester inachevée. L’une des principales causes de ces échecs réside dans le manque de visibilité sur les projets. Cette opacité vient encore plus problématique à mesure que les entreprises multiplient les projets, qu’ils deviennent de plus en plus complexes et transversaux. 

Cette statistique est interpellante surtout si l’on considère l’importance cruciale des projets pour les entreprises. En effet, dans un monde en constante évolution et empreint d’incertitude, les projets offrent aux entreprises la flexibilité nécessaire pour s’adapter rapidement aux changements. C’est à ce moment que le Project Portfolio Management (PPM) intervient comme une solution permettant d’optimiser l’ensemble des initiatives des entreprises, en les alignant sur les objectifs stratégiques.

Dans cet article, nous allons explorer les bases du Project Portfolio Management (PPM), également connu sous le nom de gestion du portefeuille de projets, et son impact direct sur le succès des projets. Nous aborderons la définition même du PPM, ses composants clés, ainsi que les outils technologiques qui le soutiennent. Notre objectif est de vous fournir un guide complet pour comprendre et maîtriser cette discipline, que vous soyez un professionnel chevronné de la gestion de projets, un responsable d’entreprise ou tout simplement passionné par la gestion stratégique. 

Ce parcours à travers le monde du PPM vous dotera des connaissances nécessaires pour améliorer votre approche de la gestion de projets et faire passer à un niveau supérieur votre management de projets.
Préparez-vous à découvrir comment le Project Portfolio Management transforme la manière dont les entreprises abordent leurs projets. Comment il facilite les décisions avec un éclairage combiné sur les investissements, les capacités, les risques, les échéances et la vision stratégique des organisations.
Ouvrez la voie à une gestion proactive, parfaitement alignée sur vos enjeux : reprenez le contrôle de vos projets !

Pour tout savoir du Project Portfolio Management !

Les Acteurs Clés du Portfolio Management 

Dans le domaine du Portfolio Management, il faut réunir des acteurs de la sphère stratégique, décisionnelle et opérationnelle. C’est à l’interface de ces périmètres de responsabilité que le Portfolio Management va faire le lien entre tous les intervenants : 

1. Les Dirigeants : Ce sont les visionnaires qui définissent la stratégie globale de l’entreprise. Ils sont les gardiens des objectifs, des valeurs et des orientations de l’organisation. Leur rôle est crucial car c’est sur leur vision que repose l’alignement de chaque projet. 

2. Les Gestionnaires de Portefeuille (portfolio manager) : Ces experts en gestion de projets sont responsables de la coordination et de l’optimisation du portefeuille de projets. Ils s’assurent que chaque initiative est alignée sur la stratégie, gèrent les ressources de manière équilibrée et prennent des décisions éclairées pour maximiser le retour sur investissement. 

3. Les Responsables de Ressources : Ces professionnels gèrent l’allocation des ressources, qu’il s’agisse de ressources humaines, financières ou matérielles. Ils travaillent en étroite collaboration avec les gestionnaires de portefeuille pour optimiser l’utilisation des ressources dans l’ensemble des projets. 

4. Le PMO (Project Management Office) : C’est le centre névralgique de la gestion de portefeuille. Le PMO établit les meilleures pratiques, fournit les outils nécessaires, assure la cohérence entre les projets et offre un soutien continu aux équipes de projet. 

5. Les Chefs de Projets : Les chefs d’orchestre de chaque projet. Ils sont chargés de la mise en œuvre, du suivi et de la réalisation des objectifs spécifiques de chaque initiative. Leur rôle est crucial pour garantir que les projets avancent en harmonie avec la stratégie globale. 

6. Les Membres de l’Équipe Projet : Les acteurs qui exécutent les tâches, apportent leur expertise et contribuent à la réussite de chaque projet. Leurs compétences, leur dévouement et leur collaboration sont indispensables pour atteindre les objectifs fixés. 

7. Les Parties Prenantes Externes : Selon les projets, des parties prenantes externes, telles que les clients, les partenaires, les fournisseurs ou les organismes de régulation, peuvent jouer un rôle crucial dans le succès du portfolio management. Leur implication, leurs exigences et leur collaboration sont à prendre en compte. 

8. Les acteurs de la gouvernance (COPIL, CODIR) : les acteurs de la gouvernance jouent un rôle vital pour assurer l’harmonie, la performance et l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le Comité de Pilotage (COPIL), composé de dirigeants experts, prend des décisions éclairées tout au long du projet, désignant les acteurs clés, définissant les moyens, et ajustant les ressources pour maximiser le succès. De même, le Comité de Direction (CODIR), qui réunit les plus hauts responsables de l’entreprise, offre une perspective globale sur la stratégie, apportant une guidance cruciale pour s’assurer que le portefeuille contribue de manière significative aux objectifs de l’organisation. La collaboration étroite entre ces instances de gouvernance et les autres acteurs clés du portfolio management crée un environnement propice à l’efficacité, à la flexibilité et à l’optimisation des ressources, garantissant le succès des projets. 

Ces acteurs travaillent ensemble pour aligner les projets sur la vision de l’entreprise, optimiser les ressources, et créer de la valeur. Leur collaboration, appuyée par des outils comme Project Monitor, assure le succès de chaque projet en les mettant en perspective du Portefeuille. 

Quel outil pour gérer le Portfolio Management ? 

Le challenge du Portfolio Management est de réunir des informations variées issues d’une multitude de projets tout en décrivant l’organisation. Si les approches bureautiques sont un point de départ, il faudra rapidement opter pour un logiciel dédié au PPM – Project Portfolio Management.

Les logiciels de gestion de portefeuille projets, comme Project Monitor, adresse les thématiques clés du Portfolio Management – de la gestion des demandes, des moyens, des échéances clés, en passant par l’alignement stratégique.
L’objectif est de donner aux décideurs de la visibilité sur l’intégralité des projets pour animer et décider lors de vos points de gouvernance. Et pour y arriver, il faut impliquer tous les autres acteurs pour qu’ils gèrent dans la solution toutes les informations clés des projets. Voici les bénéfices généralement évoqués par les utilisateurs :

• Disposer d’une visibilité accrue : Toutes les données projets sont centralisées dans une plateforme unique, offrant une vue à 360° sur les projets.
• Faciliter la prise de décision : Avec un logiciel PPM, vous disposez de données précises et à jour sur l’avancement et la performance de vos projets. Des rapports et des indicateurs personnalisables vous permettent d’être réactifs et de vous assurer du succès de vos projets. 
• Optimiser l’arbitrage et la priorisation des projets : Une vision globale de votre portefeuille vous permet d’améliorer la qualité et la fiabilité de vos décisions d’arbitrage et de priorisation. Découvrez notre article détaillé sur comment prioriser des projets. 
• Aligner vos projets sur les objectifs stratégiques : Avec un logiciel de gestion de portefeuille de projets, vous disposez des données pour hiérarchiser facilement vos projets en fonction de leur alignement stratégique, de la disponibilité des ressources et de leur impact potentiel. Cette approche garantit que vos efforts se concentrent sur des projets alignés avec les objectifs de votre organisation. 
• Optimiser l’utilisation des ressources : Un outil de gestion de portefeuille projet vous aide à allouer les ressources de manière équilibrée en fonction des priorités, des compétences et de leur capacité. Découvrez notre article détaillé sur comment faire un plan de charge.
• Contrôler votre budget : Une solution PPM offre un suivi budgétaire de chaque projet, permettant ainsi une gestion budgétaire plus efficace et une meilleure prévision des dépenses. Il est également possible d’interfacer votre outil avec votre logiciel de gestion financière. Découvrez notre article détaillé sur En quoi consiste le suivi budgétaire. 
• Réduire les risques : Un outil PPM offre une boîte à outils pour une évaluation précise des risques et faciliter la mise en place de stratégies de gestion des risques. 
• Améliorer la communication et la collaboration : Avec un tel outil, la collaboration entre les équipes est favorisée en fournissant une plateforme commune pour la communication et le partage d’informations. Cela facilite la coordination des tâches, le suivi de l’avancement et la collaboration harmonieuse entre les collaborateurs, améliorant ainsi l’efficacité globale. 
• Faciliter la conduite du changement et la diffusion des bonnes pratiques : Grâce à un logiciel de gestion de portefeuille de projets, vous pouvez mettre en œuvre des processus de gestion standardisés et favoriser l’adoption de bonnes pratiques. L’outil PPM fournit des modèles, des gabarits, favorisant ainsi une culture de gestion de projet efficace et l’amélioration continue des performances et des résultats des projets. 
• Maximiser votre retour sur investissement : La vision globale des projets du portefeuille offerte par un logiciel PPM permet de vous assurer que chaque projet est aligné sur la stratégie d’entreprise. Vous pouvez ainsi optimiser l’utilisation des ressources pour atteindre vos objectifs.