Télétravail fonction publique | Interview de la DSI région Centre Val de Loire

Comment la DSI Région Centre Val De Loire a géré le télétravail de la fonction publique territoriale ? Dans le contexte du confinement lié au COVID19, il n’aura fallu que deux jours pour que les agents aux missions prioritaires de la Région Centre Val de Loire basculent en télétravail. Il n’aura fallu que quatre semaines pour que la DSI retrouve une activité « presque normale ». Afin de poursuive ses propres missions, à commencer par les projets. Frédéric Daudin, Directeur des Systèmes d’Information de la Région Centre Val de Loire, nous partage son retour d’expérience. Comment communiquer à distance avec « justesse » en ce temps de crise ?

Retrouvez dans cet article :

• Le plan de transformation du numérique initié par la région Centre Val de Loire
• Les bonnes pratiques pour être efficace en télétravail au sein d’une collectivité
• La gestion des projets au sein de la DSI

La chronologie du passage en télétravail des agents de la fonction publique face au COVID19

Retour en quelques dates charnières sur cette situation inédite :

• Jeudi 12 mars – la DSI de la Région Centre Val de Loire active sa cellule de crise. Afin de mettre en place le plan de continuité d’activité.
• Vendredi 13 mars – les agents de la DSI travaillent au renforcement de l’infrastructure, de la sécurité. Dans un objectif de rendre accessible « à distance » 90% des applications du système d’information.
• Lundi 16 mars et mardi 17 mars – la DSI accompagne le basculement en télétravail des élus. Ainsi que des agents aux missions prioritaires pouvant être réalisées avec un ordinateur et une connexion internet.
• Mercredi 18 mars – les agents de la collectivité territoriale débutent leur journée de travail depuis chez eux. Afin d’assurer leur mission de service public.
• Vendredi 20 mars – 80% des agents du siège sont en télétravail. Clôture de la cellule de crise
• Début avril – la DSI reprend une activité presque normale. Les projets après une pause se relancent. Les opérations de MCO continuent depuis le domicile des ingénieurs et techniciens réseaux. Seule l’augmentation des sollicitations du support utilisateur témoigne de la situation exceptionnelle.

Les fondations de cette réactivité réussie : Gestion de crise, plan de transformation numérique et infrastructure haut débit

Ce basculement massif en télétravail n’aurait pas été possible sans fondations solides :

• 2010 – La Région Centre Val de Loire a engagé une politique forte d’accessibilité au numérique. En déployant le Très Haut Débit sur tout le territoire. Le système d’information devient facilement accessible depuis n’importe quel point du territoire
• 2017 – des cyber-attaques confrontent la DSI à la gestion de crise. La DSI apprend à gérer les situations exceptionnelles
• 2018 – avec la nouvelle mandature, la région a lancé un ambitieux programme de transformation numérique « Ensemble.cvl ». Avec pour cible de moderniser l’environnement numérique des agents. La Région s’engage sur la voie du télétravail et la transformation digitale
• 2019 – le plan de transformation numérique rentre dans sa phase opérationnelle. Les agents disposent d’outils informatiques pour le télétravail et la collaboration « à distance »

« 2019 a été une année intense pour muscler notre infrastructure, renforcer la sécurité et établir un socle de service numérique »

Focus sur le Plan de Transformation Numérique, un élément clé du télétravail de la fonction publique territoriale

En 2018, lorsque la Région lance le plan de transformation digitale « Ensemble.cvl » elle se fixe deux objectifs qui vont s’avérer déterminant pour le confinement :

1. 100 % Mobilité : faciliter le télétravail sur la région et équiper à 100% les agents du siège d’ici 2021 en renouvelant les postes de travail au profit d’ordinateurs portables
2. 100 % Collaboration : faciliter la visioconférence et tchat via la suite Office 365° avec Skype et Teams

« Nous avons lancé des premiers déploiements autour de Teams auprès de la direction générale, des directeurs et des élus. La vie démocratique de la région se poursuit en confinement. Le travail des élus en commissions s’effectue à travers de l’outil Teams. »

Ce plan de transformation digitale va rentrer dans une phase opérationnelle en 2019. Le pilotage de ce vaste projet est confié à un chargé de mission aux usages numériques recruté spécifiquement. « Ensemble.cvl » va permettre de déployer à la fois les équipements, les services numériques et logiciels. Mais ce plan n’est pas que technologique. Il va aussi intégrer un accompagnement des agents sur les changements induits par ces nouveaux modes de travail.

La DSI va s’appuyer sur deux leviers clés pour animer de plan de transformation numérique :

• Un plan de formation en partenariat avec les Ressources Humaines– partage des bonnes pratiques concernant le poste de travail, l’ergonomie du bureau à la maison, l’impact managérial, les bons usages de la messagerie et tchat, les règles de sécurité
• La création d’une communauté d’ambassadeurs: 60 personnes représentant tous les métiers et toutes les directions. Avec pour objectif de travailler sur les usages liés à office 365°. Ce qui permet un déploiement progressif outil par outil en fonction des besoins des utilisateurs. One drive est par exemple en cours de déploiement.

L’organisation du télétravail de la fonction publique durant cette période de confinement COVID19

La démarche anticipée de la DSI a permis de réagir rapidement aux contraintes du confinement

• Identification des collaborateurs prioritaires
• Une 100aine d’ordinateurs portables mis à disposition grâce au stock
• 80% des agents équipés
• Accessibilité VPN – virtual private network – pour donner accès aux applications métiers
• Maintien d’une équipe de proximité pour les interventions nécessitant d’accéder au poste

« Nous avons pu réagir très vite à ce contexte. Puisque la région avait déjà anticipé les besoins de télétravail depuis 2018. Ainsi, en l’espace de 2 jours nous avons mis en place les règles de sécurité et le VPN pour l’accès à distance, et nous avons pu mettre à disposition une 100aine de pc portables qui étaient en stock. »

Pour l’instant, 200 postes portables sont toujours en commande. La tension sur l’approvisionnement en équipement est la seule contrainte à la généralisation du télétravail. La région espère passer à 100% des agents équipés d’ici fin 2020.

La RH accompagne le télétravail pour « packager » l’offre de service

L’implication dès 2019 de la direction des ressources humaines a permis d’établir un socle de déploiement complémentaire à la mise à disposition d’outil :

• Processus des demandes de télétravail selon une charte établie avant le confinement
• Psychologues du travail qui interviennent lors de formations pour prévenir des impacts du télétravail comme l’isolement, le management à distance
• Ergonomes pour sensibiliser sur le poste de travail à la maison
• Une formation ciblant les usages et la sécurité

Une assistance utilisateur répartie en interne et externe

Les premières semaines ont amené de nombreuses sollicitations et d’appels à l’assistance utilisateur. Cette assistance informatique est sous-traitée en externe pour la partie hotline.

Seuls quelques techniciens restent sur site, sous prise de rendez-vous, pour les problèmes liés aux équipements avec application des protocoles sanitaires.

Le plan de communication interne pour sensibiliser les utilisateurs

Tous les mardis, des news sont envoyées aux utilisateurs concernant les bonnes pratiques en terme de sécurité et le bon usage d’un des outils (one note, visioconférence…)

Les webinars pour accompagner les usages numériques

Des webinars sont organisés avec les ambassadeurs pour travailler sur les usages, besoins et problématiques. Ces rendez-vous interactifs sont à la fois une illustration des potentiels des nouveaux outils numériques et participent à l’appropriation des nouveaux outils.

« Le confinement a eu un effet d’accélération sur le déploiement du plan de transformation numérique. Par exemple, le président de la région fait désormais ses conférences de presse via Teams ! »

La gestion des projets pendant la période de confinement

Toute la collectivité s’est adaptée à cette situation inédite : les projets n’ont pas fait exception. Les réunions projets et ateliers de travail ont basculé du mode présentiel au mode visioconférences. Certains projets ont pris un peu de retard, mais avec maximum 1 mois de décalage.

« Nous sommes en train d’ajuster le planning des projets et la feuille de route, notamment grâce à Project Monitor, Outil de gestion de portefeuille projet (PPM). Tous les mois les comités de pilotage sont maintenus avec le suivi du portefeuille projets. Globalement, cette situation de confinement a eu très peu d’impact sur la gestion de nos projets. »

Les bureaux de projets pour suivre les thématiques de la feuille de route

Nous maintenons notre méthodologie projet. En matière de gouvernance, il y a 4 bureaux des projets répartis par semaines. Ce qui permet d’avoir un suivi global de la feuille de route par thématiques. Ces instances de pilotage sont maintenues :

• Projets infrastructure
• Projets application métier et intégration
• Projets environnement numérique du travail
• Projets organisation interne et amélioration des processus

Le suivi des portefeuilles projets via un logiciel PPM

L’animation du portefeuille de projets se poursuit elle-aussi dans des conditions quasi-similaire à l’avant confinement.

Les projets de la DSI sont gérés et pilotés à partir de Project Monitor.

Des rapports automatiques sont générés intégrant les indicateurs de suivi et nous disposons de rapports flash réalisés par les chefs de projets directement au sein de l’outil PPM.

« Avec les tableaux de bord projet, je connais en permanence l’état d’avancement et les alertes éventuelles sur les projets de la DSI. »

Les comités de suivi du schéma directeur informatique

Les comités de suivi sont organisés une fois par an selon les thématiques. L’objectif est de faire un point sur leur portefeuille de projets avec la direction générale, les freins et comment les lever, et anticiper la feuille de route N+1.

Il y a 11 comités de suivi qui permettent de travailler le planning projets, le budget, faire un point avec les responsables de projets. Les instances de mars et avril ont été reprogrammées pour se consacrer à la gestion du confinement. Mais les comités vont reprendre leur fonctionnement normal.

« Nous prévoyons de maintenir en septembre 2020 le comité de suivi de la feuille de route des systèmes d’information de la collectivité qui devra valider le plan 2021. »

Portrait du Conseil Régional Centre Val de Loire

Le conseil régional Centre Val de Loire c’est

• 6 départements (Cher, Eure-et-Loir, Indre , Indre-et-Loire, Loir-et-Cher et Loiret)
• 2,566 millions d’habitants (1)
• 94882 (2) industries, commerces ou services dont 8 636 entreprises de plus de 10 salariés.

Son assemblée et son siège sont basés à Orléans. Comme définit par la loi NOTRe (Nouvelle Organisation territoriale de la République) la région exerce les domaines de compétences :

• Education (construction, entretien et fonctionnement des lycées, élaboration de la stratégie régionale pour l’enseignement supérieur et la recherche)
• Transports (ferroviaire, inter-urbain et scolaire)
• Formation professionnelle, l’apprentissage et l’alternance, l’orientation
• Développement économique et innovation
• Gestion des fonds et programmes européens

La DSI fonction à valeur ajoutée pour tous les métiers de la région :

La Direction des systèmes d’informations est la direction en charge des services numériques. Ils couvrent les 3 600 agents du conseil régional (dont 2700 dans les lycées).

La DSI est organisée en 3 services :

1. Infrastructures & production. Ce sont les ingénieurs et techniciens qui assurent le maintien en condition opérationnelle. Ainsi que la modernisation des systèmes informatiques et de télécommunication.
2. Etudes et applications. Les chefs de projets applicatifs font évoluer les systèmes d’information métiers. Ils gèrent un parc d’un peu plus de 100 applications métier.
3. Assistance aux utilisateurs . Organisé en centre de services, le service développe et accompagne les utilisateurs au bon usage des services numériques.

(1) source Insee 2019

(2) source CCI – Région Centre Val de Loire