Teletrabajo en el sector público | Entrevista con el CIO de la región Centre Val de Loire
¿Cómo ha gestionado el Departamento de Informática de la Región Centre Val De Loire el teletrabajo de los funcionarios locales? En el contexto del confinamiento COVID19, el personal con misiones prioritarias de la Región Centre Val de Loire tardó sólo dos días en pasar al teletrabajo. El Departamento de Informática sólo necesitó cuatro semanas para volver a una actividad "casi normal". Para que pueda dedicarse a sus propias tareas, empezando por los proyectos. Frédéric Daudin, Director de Sistemas de Información de la Región Centro-Valle del Loira, comparte con nosotros su experiencia. ¿Cómo comunicar a distancia con "precisión" en estos tiempos de crisis?
Más información en este artículo:
- El plan de transformación digital lanzado por la región Centre Val de Loire
- Buenas prácticas para un teletrabajo eficaz en un ente local
- Gestión de proyectos en el Departamento de TI
Cronología de la transición al teletrabajo de los funcionarios y COVID19
Una mirada retrospectiva a esta situación sin precedentes en algunas fechas clave:
- Jueves 12 de marzo - El servicio informático de la Región Centro Valle del Loira activa su célula de crisis. Con el fin de aplicar el plan de continuidad de la actividad.
- Viernes 13 de marzo - El personal del Departamento de Informática trabaja para reforzar la infraestructura y la seguridad. El objetivo es que el 90% de las aplicaciones del sistema de información sean accesibles "a distancia".
- Lunes 16 de marzo y martes 17 de marzo: el Departamento de Informática ayuda a los cargos electos a pasar al teletrabajo. Así como al personal con tareas prioritarias que puedan realizarse con un ordenador y una conexión a Internet.
- Miércoles 18 de marzo - Los empleados de las administraciones locales empiezan su jornada laboral desde casa. Para llevar a cabo su misión de servicio público.
- Viernes 20 de marzo - El 80% del personal de la sede central teletrabaja. Cierre de la unidad de crisis
- Principios de abril: el Departamento de Informática reanuda su actividad casi normal. Tras una pausa, se relanzan los proyectos. Las operaciones de MCO continúan desde los domicilios de los ingenieros y técnicos de redes. El único signo de la situación excepcional es el aumento de las solicitudes de asistencia de los usuarios.
Las bases de esta respuesta de éxito: gestión de crisis, plan de transformación digital e infraestructura de banda ancha
Este cambio masivo al teletrabajo no habría sido posible sin unos cimientos sólidos:
- 2010 - La Región Centre Val de Loire ha emprendido una fuerte política de accesibilidad digital. Mediante el despliegue de banda ancha de muy alta velocidad en toda la región. El sistema de información es ahora fácilmente accesible desde cualquier punto de la región.
- 2017 - los ciberataques enfrentan al Departamento de TI a la gestión de crisis. El Departamento de TI aprende a gestionar situaciones excepcionales.
- 2018 - con el nuevo mandato, la región ha puesto en marcha un ambicioso programa de transformación digital "Ensemble.cvl". El objetivo es modernizar el entorno digital del personal. La Región apuesta por el teletrabajo y la transformación digital
- 2019: el plan de transformación digital entra en su fase operativa. Los empleados tienen acceso a herramientas informáticas de teletrabajo y colaboración "a distancia".
"2019 ha sido un año intenso para reforzar nuestra infraestructura, fortalecer la seguridad y establecer una base de servicios digitales."
Centrados en el Plan de Transformación Digital, elemento clave del teletrabajo en la función pública local
En 2018, cuando la Región puso en marcha el plan de transformación digital "Ensemble.cvl", se marcó dos objetivos que resultarían decisivos para la contención:
- 100% Movilidad : facilitar el teletrabajo en la región y equipar al 100% de la plantilla de la sede central para 2021 sustituyendo los puestos de trabajo por ordenadores portátiles.
- Colaboración al 100 % : facilite las videoconferencias y el chat a través del paquete Office 365° con Skype y Teams.
"Hemos puesto en marcha los primeros despliegues de equipos con la dirección general, los directores y los representantes electos. La vida democrática de la región continúa en confinamiento. El trabajo de los representantes electos en los comités se lleva a cabo mediante Equipos.
Este plan de transformación digital entrará en su fase operativa en 2019. La dirección de este vasto proyecto se ha confiado a un gestor de proyectos de usos digitales especialmente contratado. "Ensemble.cvl" permitirá el despliegue de equipos, servicios digitales y software. Pero este plan no se limita a la tecnología. También incluirá el apoyo al personal para afrontar los cambios que traen consigo estas nuevas formas de trabajar.
El Departamento de TI se apoyará en dos palancas clave para impulsar el plan de transformación digital:
- Un plan de formación en colaboración con Recursos Humanos:intercambio de buenas prácticas sobre puestos de trabajo, ergonomía del trabajo desde casa, impacto de la gestión, buen uso del correo electrónico y el chat, normas de seguridad, etc.
- La creación de una comunidad de embajadores: 60 personas que representan a todas las líneas de negocio y departamentos. El objetivo es trabajar en los usos de Office 365°. De este modo, las herramientas podrán desplegarse progresivamente, en función de las necesidades de los usuarios. One Drive, por ejemplo, se está desplegando actualmente.
La organización del teletrabajo de los servicios públicos durante este periodo de reclusión COVID19
El enfoque proactivo del Departamento de TI permitió responder rápidamente a las limitaciones de contención
- Identificación de los empleados prioritarios
- Unos 100 portátiles disponibles en stock
- 80% de agentes equipados
- VPN - red privada virtual - acceso a aplicaciones empresariales
- Mantenimiento de un equipo local para las operaciones que requieran acceso a la subestación
"Pudimos reaccionar muy rápidamente ante esta situación. La región ya preveía la necesidad del teletrabajo desde 2018. Así que, en el plazo de 2 días, pusimos en marcha las normas de seguridad y la VPN para el acceso remoto, y pudimos poner a disposición unos 100 portátiles que teníamos en stock."
De momento, quedan 200 portátiles por encargar. La estrechez del suministro de equipos es la única limitación a la difusión del teletrabajo. La región espera tener equipado al 100% de su personal a finales de 2020.
RRHH apoya el teletrabajo para "empaquetar" la oferta de servicios
La implicación del departamento de recursos humanos a partir de 2019 ha permitido establecer una base de despliegue complementaria a la dotación de herramientas:
- Proceso de solicitud de teletrabajo basado en una carta elaborada antes del internamiento
- Psicólogos laborales que participan en cursos de formación para prevenir los impactos del teletrabajo, como el aislamiento y la gestión a distancia.
- Ergonomistas para concienciar sobre los puestos de trabajo en casa
- Formación centrada en los usos y la seguridad
Asistencia a usuarios internos y externos
Las primeras semanas han traído consigo un gran número de solicitudes y llamadas de asistencia a los usuarios. Esta asistencia informática se subcontrata por la parte de la línea directa.
Sólo unos pocos técnicos permanecen in situ, con cita previa, para tratar los problemas relacionados con los equipos y aplicar los protocolos sanitarios.
El plan de comunicación interna para sensibilizar a los usuarios
Todos los martes se envían noticias a los usuarios sobre buenas prácticas en materia de seguridad y uso correcto de alguna de las herramientas (una nota, videoconferencia, etc.).
Seminarios web de apoyo a los usos digitales
Se organizan seminarios web con los embajadores para hablar de usos, necesidades y problemas. Estas reuniones interactivas ilustran el potencial de las nuevas herramientas digitales y les ayudan a apropiarse de ellas.
"El confinamiento ha tenido un efecto acelerador en el despliegue del plan de transformación digital. Por ejemplo, ¡el presidente de la región celebra ahora sus ruedas de prensa a través de Teams!
Gestión del proyecto durante el periodo de contención
Toda la comunidad se ha adaptado a esta situación sin precedentes: los proyectos no han sido una excepción. Las reuniones y talleres de los proyectos han pasado de la modalidad presencial a la videoconferencia. Algunos proyectos se han retrasado ligeramente, pero no más de un mes.
"Estamos ajustando el calendario de proyectos y la hoja de ruta, gracias sobre todo a Project Monitor, la herramienta de gestión de proyectos (PPM) portafolio . Se mantienen los comités de dirección mensuales y se supervisan los proyectos de portafolio . En general, esta situación de confinamiento ha tenido muy poco impacto en la gestión de nuestros proyectos.
Oficinas de proyectos para supervisar los temas de la hoja de ruta
Mantenemos nuestra metodología de proyectos. En términos de gobernanza, hay 4 oficinas de proyectos divididas por semanas. Esto nos permite supervisar la hoja de ruta general por temas. Estos órganos de dirección se han mantenido:
- Proyectos de infraestructuras
- Proyectos de integración y aplicaciones empresariales
- Proyectos de entorno de trabajo digital
- Organización interna y proyectos de mejora de procesos
Seguimiento de carteras de proyectos mediante software PPM
También prosigue la coordinación de los proyectos portafolio en condiciones similares a las anteriores a la contención.
Los proyectos del Departamento de TI son gestionados y dirigidos por Project Monitor.
Se generan informes automáticos que incorporan indicadores de seguimiento, y disponemos de informes flash elaborados por los gestores de proyectos directamente dentro de la herramienta PPM.
"Con los paneles de control de los proyectos, siempre estoy al tanto del estado de avance y de cualquier alerta en los proyectos del Departamento de TI.
Comités de seguimiento del Plan Maestro de Tecnologías de la Información
Los comités de seguimiento se organizan una vez al año, según los temas. El objetivo es revisar los proyectos de portafolio con la alta dirección, identificar obstáculos y formas de superarlos, y anticipar la hoja de ruta de N+1.
Hay 11 comités de seguimiento que trabajan en la planificación y presupuestación de proyectos y revisan los avances con los gestores de los mismos. Las reuniones de marzo y abril se han reprogramado para centrarse en la gestión de la contención. No obstante, los comités reanudarán su funcionamiento normal.
"En septiembre de 2020, tenemos previsto celebrar el comité de seguimiento de la hoja de ruta de los sistemas de información de la autoridad local, que se encargará de validar el plan de 2021.
Retrato del Consejo Regional de Centre Val de Loire
El Consejo Regional de Centre Val de Loire es
- 6 departamentos (Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher y Loiret)
- 2,566 millones de habitantes (1)
- 94882 (2) industria, comercio o servicios, incluidas 8.636 empresas con más de 10 empleados.
Su asamblea y sede central están en Orleans. Según lo definido por la ley NOTRe (Nueva Organización Territorial de la República), la región es responsable de las siguientes áreas:
- Educación (construcción, mantenimiento y funcionamiento de centros de enseñanza secundaria, desarrollo de una estrategia regional de enseñanza superior e investigación)
- Transporte (ferroviario, interurbano y escolar)
- Formación profesional, aprendizaje y cursos en alternancia, orientación
- Desarrollo económico e innovación
- Gestión de fondos y programas europeos
El Departamento de Informática es una función de valor añadido para todas las líneas de negocio de la región:
El Departamento de Sistemas de Información es el departamento responsable de los servicios digitales. Cubre a los 3.600 empleados del Consejo Regional (incluidos los 2.700 de secundaria).
El Departamento de Informática está organizado en 3 departamentos:
- Infraestructura y producción. Ingenieros y técnicos se encargan de mantener nuestras instalaciones en condiciones operativas. También modernizan los sistemas informáticos y de telecomunicaciones.
- Investigación y aplicaciones. Los gestores de proyectos de aplicaciones desarrollan sistemas de información empresarial. Gestionan algo más de 100 aplicaciones empresariales.
- Atención al usuario . Organizado como un centro de servicios, el departamento desarrolla y apoya a los usuarios en el uso adecuado de los servicios digitales.
(1) fuente Insee 2019
(2) fuente CCI - Región Centre Val de Loire