Comment évaluer la performance globale d’un portefeuille de projets ?

Pour mesurer les performances d’un projet on utilise des notions standardisées et adaptées à tous types de projets. On parle de jalons, tâches, budgets, etc. Il est alors facile d’obtenir un indicateur d’avancement moyen ou un coût global pour un ensemble de projets.

Les indicateurs décrivant les objectifs ou les résultats d’un projet sont beaucoup plus variés :

• Besoin en fonds de roulement
• Temps de mise sur le marché
• Nombre d’incidents
• Etc.

Certains de ces indicateurs s’expriment en euros, d’autres en pourcentage, d’autres encore en durée.

Choisir des indicateurs de résultat parlants

Les indicateurs de résultat de vos projets doivent être :

• Simples à comprendre pour l’équipe projet et les clients du projet
• Directement liés au métier client du projet
• Aussi objectifs et mesurables que possible
• Descriptif de l’amélioration de la performance de l’organisation et non de l’efficacité du projet

A noter : La personne la mieux placée pour définir les indicateurs de résultat d’un projet est le client du projet.

Voici quelques exemples d’indicateurs :

• Projet ERP / logistique : besoin en fonds de roulement, exprimé en jour de CA
• Projet lancement de produit : Time to market / CA additionnel lié au lancement / Taux de conquête
• Projet SI de migration isofonctionnelle : TCO de la solution / nombre d’incidents par utilisateur et par mois
• Projet de déploiement technique : coût du déploiement sur un point donné
• Etc.

Définir une valeur de référence et une cible pour chaque indicateur

Pour chaque indicateur, vous devez évaluer la situation au lancement du projet et celle que vous attendez en fin de projet.

Par exemple, la mise en place d’un ERP et donc « besoin en fonds de roulement, exprimé en jour de CA » on constate que :

• La valeur actuelle est de 47 jours
• Vous comptez la ramener à 32 jours grâce à une meilleure gestion des stocks et des en-cours

Évaluer régulièrement l’indicateur

Périodiquement (par exemple chaque mois), vous devez mesurer le niveau atteint par l’indicateur de résultat.
Si nous reprenons le projet ERP on mesure que 3 mois après lancement, le besoin en fonds de roulement est maintenant de 41 jours.

Calculer le progrès d’un indicateur

Pour mesurer les progrès de l’indicateur, vous devez évaluer le chemin parcouru entre la référence (point de départ) et la cible.

Reprenons notre exemple :

• L’objectif est de raccourcir le besoin en fonds de roulement de 15 jours
• Il a été raccourci de 5 jours
• Vous avez fait 40 % du chemin

La formule de calcul est la suivante : I = (Réalisé – Cible) / (Référence – Cible)

Vous noterez que tous les indicateurs de résultat s’expriment désormais en pourcentage, quelle que soit la mesure sous-jacente.

A lire aussi : Comment piloter simplement l'avancement d'un projet ?

Evaluer la performance globale

Pour chaque projet, vous disposez d’une mesure de progrès des résultats exprimée en pourcentage. Vous pouvez alors calculer un progrès des résultats moyens d’un ensemble de projets. La manière la plus simple consiste à faire la moyenne des indicateurs.

• Si un projet à un progrès des résultats de 50 %
• Et un autre de 70 %
• Vous pouvez considérer que les résultats sont atteints à 60 % au niveau du portefeuille

Vous pouvez rendre ce calcul plus fin en jouant également sur des pondérations.

Cette méthode permet un pilotage unifié d’indicateurs très différents. Elle permet de donner des visions de synthèse de portefeuilles importants. Elle est mise en œuvre avec succès par plusieurs grandes entreprises.