5 conseils pour évaluer la performance d’un projet

Evaluer la performance globale d’un portefeuille de projets

Pour mesurer la performance d’un projet on utilise des notions standardisées et adaptées à tous types de projets. On parle de jalons, tâches, budgets, etc. Il est alors facile d’obtenir un indicateur d’avancement moyen ou un coût global pour un ensemble de projets. Lorsque vous gérez un projet, voir un portefeuille de projets, vous devez toujours garder un œil sur les délais, le budget, l’étendue du projet et la qualité du travail réalisé. Découvrez 5 conseils pour vous aider à mieux piloter la performance des projets.

1. Choisissez des indicateurs selon la méthode des objectifs SMART

Choisir des indicateurs de résultat parlants. Les indicateurs de résultat de vos projets doivent respecter la méthodologie SMART : Un objectif SMART est un objectif spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporel.

Vos indicateurs doivent être :

  • Simples à comprendre pour l’équipe projet et les clients du projet
  • Directement liés au métier client du projet
  • Aussi objectifs et mesurables que possible
  • Descriptif de l’amélioration de la performance de l’organisation et non de l’efficacité du projet

Voici quelques exemples d’indicateurs :

  • Projet ERP / logistique : besoin en fonds de roulement, exprimé en jour de CA
  • Projet lancement de produit : Time to market / CA additionnel lié au lancement / Taux de conquête
  • Projet SI de migration isofonctionnelle : TCO de la solution / nombre d’incidents par utilisateur et par mois
  • Projet de déploiement technique : coût du déploiement sur un point donné
  • Etc.

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2. Définissez des indicateurs pour mesurer l’efficacité et l’avancement du projet

Ces 3 indicateurs sont notamment importants pour évaluer les performances d’un projet et les éventuels impacts des risques de retards :

  1. Nombre de jalons réalisés : Quel jalon est fait ? Quelle étape est en retard ? Comparez en 1 clic le planning cible et le planning réel grâce à la fonctionnalité Gestion des plannings et Diagramme de Gantt d’un logiciel PPM (Project Portfolio management) comme Project Monitor.
  2. Taux d’avancement des tâches : (tâches accomplies / tâches prévues) X 100
  3. Temps passé sur le projet : Grâce au suivi des temps, analysez les heures de travail effectuées de vos équipes par rapport aux heures initialement planifiées. Si la quantité d’heures passées est supérieure à celle prévue, peut-être devez-vous revoir l’estimation du temps nécessaire à la réalisation du projet.

3. Définissez une valeur de référence et une cible pour chaque indicateur

Pour chaque indicateur, vous devez évaluer la situation au lancement du projet et celle que vous attendez en fin de projet.

Par exemple, la mise en place d’un ERP et donc « besoin en fonds de roulement, exprimé en jour de CA » on constate que :

  • La valeur actuelle est de 47 jours
  • Vous comptez la ramener à 32 jours grâce à une meilleure gestion des stocks et des en-cours

4. Calculer le progrès d’un indicateur

Pensez à évaluer régulièrement l’indicateur de performance du projet. Périodiquement (par exemple chaque mois), vous devez mesurer le niveau atteint par l’indicateur de résultat. Si nous reprenons le projet ERP on mesure que 3 mois après lancement, le besoin en fonds de roulement est maintenant de 41 jours.

Pour mesurer les progrès de l’indicateur, vous devez évaluer le chemin parcouru entre la référence (point de départ) et la cible.

Reprenons notre exemple :

  • L’objectif est de raccourcir le besoin en fonds de roulement de 15 jours
  • Il a été raccourci de 5 jours
  • Vous avez fait 40 % du chemin

La formule de calcul est la suivante : I = (Réalisé – Cible) / (Référence – Cible)

Vous noterez que tous les indicateurs de résultat s’expriment désormais en pourcentage, quelle que soit la mesure sous-jacente.

5. Evaluez la performance globale des projets

Pour chaque projet, vous disposez d’une mesure de progrès des résultats exprimée en pourcentage. Vous pouvez alors calculer un progrès des résultats moyens d’un ensemble de projets. La manière la plus simple consiste à faire la moyenne des indicateurs.

  • Si un projet à un progrès des résultats de 50 %
  • Et un autre de 70 %
  • Vous pouvez considérer que les résultats sont atteints à 60 % au niveau du portefeuille

Vous pouvez rendre ce calcul plus fin en jouant également sur des pondérations.

Cette méthode permet un pilotage unifié d’indicateurs très différents. Elle permet de donner des visions de synthèse de portefeuilles importants. Elle est mise en œuvre avec succès par plusieurs grandes entreprises.

 

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