5 consejos para evaluar el rendimiento de sus proyectos

Para medir el rendimiento de un proyecto, utilizamos conceptos normalizados adaptados a todo tipo de proyectos. Hablamos de hitos, tareas, presupuestos, etc. Así es fácil obtener un indicador de progreso medio o un coste global para un conjunto de proyectos. Cuando se gestiona un proyecto, o incluso un proyecto portafolio , siempre hay que vigilar los plazos, el presupuesto, el alcance del proyecto y la calidad del trabajo realizado. Descubra 5 consejos que le ayudarán a gestionar mejor el rendimiento de los proyectos.

Consejo 1: Elegir indicadores de rendimiento del proyecto

Elija indicadores de resultados significativos. Los indicadores de resultados de tus proyectos deben respetar la metodología SMART: un objetivo SMART es aquel que es específico, mensurable, alcanzable, realista y sujeto a plazos.

Sus indicadores deben ser :

• Fácil de entender para el equipo y los clientes del proyecto
• Vinculado directamente al negocio del cliente del proyecto
• Lo más objetiva y mensurable posible
• Descripción de la mejora del rendimiento de la organización en lugar de la eficacia del proyecto.

He aquí algunos ejemplos de indicadores:

• ERP / proyecto logístico: necesidades de capital circulante, expresadas en días de venta
• Proyecto de lanzamiento de un producto: Tiempo de comercialización / Ventas adicionales vinculadas al lanzamiento / Tasa de ganancias
• Migración isofuncional Proyecto IS: TCO de la solución / número de incidencias por usuario y mes
• Proyecto de despliegue técnico: coste del despliegue en un punto determinado
• Y así sucesivamente.

Consejo 2: Definir indicadores de éxito del proyecto

Medir la eficiencia y el progreso del proyectoEstos 3 indicadores son especialmente importantes para evaluar el rendimiento de un proyecto y el posible impacto de los riesgos de retrasos:

1. Número de hitos alcanzados : ¿Qué hito se ha alcanzado? ¿Qué etapa lleva retraso? Compare el calendario previsto y el calendario real en un solo clic, utilizando las funciones de gestión del calendario y diagrama de Gantt en software PPM (gestión de la cartera de proyectos) como Project Monitor.
2. Tasa de finalización de tareas : (tareas finalizadas / tareas previstas) X 100
3. Tiempo dedicado al proyecto: Gracias al seguimiento del tiempoanalice las horas trabajadas por sus equipos en comparación con las horas previstas inicialmente. Si el número de horas empleadas es superior al previsto, es posible que tengas que revisar tu estimación del tiempo necesario para completar el proyecto.

Consejo 3: Defina un valor de referencia y un objetivo para cada indicador.

Para cada indicador, debe evaluar la situación al inicio del proyecto y la situación que espera al final del mismo.

Por ejemplo, la introducción de un sistema ERP y las consiguientes "necesidades de capital circulante, expresadas en días de ventas" muestran que :

• El valor actual es de 47 días
• Tiene previsto reducirlo a 32 días gracias a una mejor gestión de las existencias y de los trabajos en curso.

Consejo 4: Calcular la evolución de un indicador

Recuerde que debe evaluar el indicador de resultados del proyecto con regularidad. Periódicamente (cada mes, por ejemplo), debes medir el nivel alcanzado por elindicador de resultados. Si tomamos de nuevo el proyecto ERP, podemos ver que 3 meses después del lanzamiento, la necesidad de capital circulante es ahora de 41 días.

Para medir el progreso del indicador, hay que evaluar la distancia recorrida entre la referencia (punto de partida) y el objetivo.

Volvamos a nuestro ejemplo:

• El objetivo es reducir las necesidades de capital circulante en 15 días
• Se ha acortado 5 días
• Estás al 40% del camino

La fórmula de cálculo es la siguiente I = (Real - Objetivo) / (Referencia - Objetivo)

Observará que todos los indicadores de resultados se expresan ahora en porcentaje, independientemente de la medida subyacente.

Consejo 5: Crear un cuadro de rendimiento del proyecto

Para analizar el rendimiento de sus proyectos, tendrá que crear un cuadro de mandos para el seguimiento del rendimiento de los proyectos.

Si trabaja en la modalidad de "proyectos portafolio ", el software de gestión de proyectos portafolio le será de gran utilidad.

Gestione sus carteras de proyectos: indicadores de seguimiento, previsiones meteorológicas de los proyectos, presupuestos, riesgos.

¿Quiere saber más sobre los indicadores de éxito de los proyectos? Lea nuestro artículo dedicado.

Descubra Project Monitor, un programa informático que le ayudará a analizar el rendimiento de sus proyectos.

Project Monitor es un software de gestión de proyectos para portafolio . Las herramientas de elaboración de informes y los cuadros de mando de Project Monitor le proporcionan informes analíticos y resúmenes de las actividades y resultados de su organización. Estas herramientas de toma de decisiones transforman sus datos en información utilizable. Son esenciales para gestionar la dirección de sus proyectos durante sus revisiones periódicas.

Los cuadros de mando, calculados en tiempo real, proporcionan todos los indicadores clave del proyecto:

• Seguimiento de horarios
• Seguimiento presupuesto
• Supervisión recursos
• Supervisión de riesgos
• Seguimiento de los costes

Los cuadros de mando, calculados en tiempo real, son herramientas esenciales que proporcionan todos los indicadores clave necesarios para supervisar eficazmente un proyecto:

1. Seguimiento del calendario: este indicador muestra cómo avanza el proyecto en relación con el calendario establecido. Permite comprobar si las distintas etapas y tareas se están completando según lo previsto e identificar posibles retrasos. Gracias a este seguimiento, se pueden tomar medidas correctoras para restablecer la alineación temporal del proyecto.
2. Seguimiento del presupuesto: este indicador supervisa los gastos del proyecto en relación con el presupuesto asignado. Proporciona una visión clara de los costes incurridos, las previsiones presupuestarias y las posibles desviaciones. El seguimiento del presupuesto permite tomar decisiones con conocimiento de causa sobre la asignación de recursos financieros e identificar las áreas en las que se requieren ajustes.
3. Seguimiento de recursos: este indicador hace un seguimiento del uso de los recursos del proyecto, como personal, equipos y materias primas. Proporciona visibilidad sobre la disponibilidad, asignación y eficiencia de los recursos. El seguimiento de los recursos permite maximizar su uso y evitar problemas de sobrecarga o infrautilización.
4. Supervisión de riesgos: Este indicador identifica, evalúa y supervisa los riesgos potenciales asociados al proyecto. Proporciona una visión general de los riesgos identificados, su gravedad y probabilidad. El seguimiento de los riesgos permite adoptar medidas de mitigación adecuadas para minimizar su impacto en el proyecto.
5. Seguimiento de costes: este indicador realiza un seguimiento de los costes reales contra el presupuesto. Proporciona una imagen precisa de los gastos del proyecto, los ahorros realizados o los excesos presupuestarios. El seguimiento de los costes permite controlar los gastos y ajustar los planes si es necesario para cumplir las limitaciones presupuestarias.

Utilizando estos cuadros de mando en tiempo real, dispondrá de una visión global y actualizada de los principales indicadores del proyecto. Esto le permite tomar decisiones con conocimiento de causa, detectar desviaciones rápidamente y aplicar medidas correctoras para garantizar el éxito del proyecto.