Planification des Ressources : Regards croisés de 3 PMO

Bandeau article Table ronde PM Club 2022

Qu’une DSI implique 20 ou 150 collaborateurs, elle planifie. Pourquoi, comment et qui planifier ? 3 experts du pilotage nous dévoilent leurs enjeux et méthodes.

 

Les enjeux liés à la planification

« Planifier c’est gérer la rareté des ressources » Sylvain Crinquand, DSI adjoint de KUHN

Historiquement, l’industriel KHUN misait sur la qualité au meilleur coût, avec une tolérance sur le délai. La macro-planification était privilégiée. Depuis l’arrivée du « gros » projet ERP*- faisant intervenir des ressources tant internes qu’externes -, cette philosophie est réinterrogée. La tolérance sur le délai pose question. Comment faire coexister des projets aux tailles et cultures différentes ?

L’Eurométropole de Strasbourg fait face à de nombreuses demandes de projets en attente. On opte alors pour une planification fine et exhaustive des projets en cours. Go ? No Go ? L’arbitrage annuel repose sur 3 critères :

  • Le coût des projets
  • La charge en termes de ressources
  • La cotation d’analyse de la valeur du projet

Quant au GIE** de VYV3, la planification des ressources lui permet de suivre de façon précise l’avancement du plan de charge annuel issu de la feuille de route. Avoir de la visibilité sur les ressources, leur disponibilité et affectation. Si les ressources se font rares, place au recrutement ; un des enjeu actuel pour VYV3.

*ERP : Enterprise Resource Planning (aussi appelé PGI -Progiciel de Gestion Intégré-)

*GIE : Groupement d’intérêt économique

 

Un point commun : la multiplicité des projets

« L’intérêt des DSI est de faire comprendre au métier qu’un projet IT consomme beaucoup de charges métiers. C’est une réalité. Il faut se rendre disponible avec la maîtrise d’ouvrage. »

Sur ce point, tous sont d’accord : les directions métiers considèrent souvent un projet informatique comme non coûteux. Or, la ressource métier est obligatoire pour la réalisation du projet ! C’est d’ailleurs la caractéristique des projets IT : un chef de projet est sur plusieurs projets à la fois.

 

À chaque projet son MCO

Direction de « projetS » mais aussi de MCO – Maintien en Condition Opérationnelle– l’enjeu lié à la planification est double : faire face à un BUILD en hausse tout en garantissant le RUN. Sans équilibre : plus de ressources, plus de projets, une hausse des coûts voire une dette technique importante.

Internalisation ou externalisation pour une meilleure maîtrise financière du SI ? La logique du « make or buy » est tranchée grâce à une planification exhaustive.

Facteur clé de réussite d’un projet, la planification permet d’accéder à la « Capacité à faire » et donc de répondre à la question : « Peut-on lancer un nouveau projet ? Avec quelle marge de manœuvre ? »

De l’idée du projet au MCO, Project Monitor est l’outil qui vous accompagne. C’est un logiciel de gestion PPM simple et complet qui accompagne votre gouvernance à chaque étape.

« Les enjeux de coût et de délai varient d’une organisation à une autre. Project Monitor permet à chaque entreprise de trouver la finesse de son grain. »

 

Des approches différentes, conditionnées par la maturité de la structure

KHUN a défini une quote-part à partir de laquelle une mission est considérée comme un projet. A partir de 5 jours/hommes, on parle « projet ». Aujourd’hui, une quarantaine de projets est active.

En conseil d’administration pour certains, en instance de pilotage pour d’autres : on planifie les ressources ! Humaines, matérielles, financières, temporelles… A ce stade, au démarrage du projet, la macro-planification est privilégiée.
D’abord au mois, avec un niveau de décomposition différent selon le degrés de planification des chefs de projet (à la racine du projet ou par phases).

Puis, l’affinage se fait avec le temps lors de la phase de réalisation.
Petit à petit, on passe d’une planification générique (de compétence, de rôles) à une planification individuelle.
Mensuellement, notamment chez VYV3, les revues d’intentions introduisent les éventuels nouveaux besoins au sein du plan de charge.

Les PMO s’assurent alors de la bonne tenue des plans de charge. On réarbitre et on ajuste les coûts et délais si nécessaire pour assurer coordination et faisabilité des projets.

Qui planifiez vous ?

« L’effet planification » : un écart de 10 à 15% maximum entre prévu et réalisé

10 à 15% d’écart entre le prévu et le réalisé… c’est le constat fait par l’Eurométropole de Strasbourg lors des bilans de projets annuels ! Le secret ? Les abaques et une planification trimestrielle. Construits au fil des années, les abaques offrent aux chefs de projets une estimation juste de la charge globale du projet. Quant aux revues de projets, elles sont l’occasion de réarbitrer charges et budgets.

« On a 3 grands portefeuilles, liés à nos 3 chargés d’affaires. On passe 3 heures par chargé d’affaire soit 9h de réunion de revue de projets par trimestre » Franck Barbi, Responsable pilotage et coordination DSI de Strasbourg Eurométropole

Une diversité d’usage qui dépend de la maturité de la structure. C’est autour de cette réalité que la planification a été pensée. Le Plan Capacitaire donne au manager le visu sur l’effectué et le prévisionnel. Objectif : anticiper la surcharge (voire la sous-charge).

Avec Project Monitor, il est possible de travailler de façon très macro au départ. Puis de descendre à des niveaux de granularité de plus en plus fins, en fonction du besoin et des objectifs.

Retrouvez le détail des nouvelles fonctionnalités attendues de la V.6.5 sur le site communautaire.

 

S’inscrire à la Revue PPM

Ressources similaires
photo ressources évaluation

En gestion de projet, l'analyse des risques fait partie intégrante du rôle de chef de projet. Nous vous donnons les raisons de leur importance mais aussi les clés pour analyser vos risques projet efficacement.

ANGE méthode agile

Le triangle coût / qualité / délai est un défi à la géométrie ? Vous ne savez pas à quel chef de projet le confier ? Pas de panique, on vous propose de faire appel à un ANGE. ANGE, c’est à la fois une méthode d’évaluation des compétences et une grille de lecture des besoins de votre projet.

Chef de projet méthode ANGE

Super, le comité d’arbitrage a prononcé un « GO » pour le projet… Maintenant à qui confier la destinée du projet ? Dans un précédent article je vous parlais d’ANGE – moyen mnémotechnique pour envisager les compétences d’un chef de projet. Cette fois-ci je vais vous parler de la mise en application pour nommer un chef de projet.